治超档案制度

治超档案制度一、总则（一）目的为加强治超工作的规范化管理，确保治超工作的有效开展，保障道路交通安全畅通，维护运输市场秩序，依据相关法律法规和行业标准，特制定本治超档案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在治超工作中涉及的各类档案管理，包括治超执法记录、超限运输车辆信息、源头企业监管档案、治超工作统计报表等相关资料的收集、整理、归档、保管和利用。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映治超工作实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集治超工作各环节产生的资料，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：严格按照规定的格式、流程和标准进行档案管理，确保档案的规范性和一致性。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善治超档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门治超档案的收集、整理、归档工作。3.负责治超档案的集中统一保管，建立档案库房，配备必要的档案保管设施设备。4.按照规定的期限和要求，对治超档案进行鉴定、销毁和移交。5.负责治超档案的信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案信息的电子化管理和共享利用。（二）各部门职责1.负责本部门治超工作中形成档案资料的收集、整理和初步归档，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.对档案进行定期检查和核对，确保档案的安全和完整。4.积极为治超工作提供档案信息查询服务，按照规定办理档案借阅、查阅手续。5.做好档案管理系统的维护和数据录入工作，保证档案信息的准确性和及时性。三、档案收集（一）收集范围1.治超执法过程中形成的各类文书，包括检查记录、询问笔录、处罚决定书、强制措施决定书等。2.超限运输车辆的相关信息，如车辆行驶证、驾驶证、道路运输证、超限检测记录、称重单、照片、视频等。3.源头企业监管档案，包括企业基本信息、货物装载台账、车辆出场登记记录、源头治超责任书等。4.治超工作统计报表，如超限运输车辆统计报表、治超执法情况统计报表等。5.与治超工作相关的数据资料、文件、会议记录、调研报告等。6.其他与治超工作有关的具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应在治超工作完成后及时将相关档案资料收集齐全，确保资料的完整性。2.档案资料应内容真实、字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续完备。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和完整性。4.收集的档案资料应进行分类整理，便于后续的归档和管理。（三）收集时间1.治超执法文书应在执法活动结束后[X]个工作日内收集整理完毕。2.超限运输车辆信息应在车辆处理完毕后[X]个工作日内收集归档。3.源头企业监管档案应定期收集，每月[X]日前将上月资料整理归档。4.治超工作统计报表应在规定的统计周期结束后[X]个工作日内报送并归档。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的数字化处理和信息检索。（二）整理方法及要求1.分类治超执法档案按照年度、执法类别、案件性质等进行分类。超限运输车辆档案按照车辆类型、超限时间、处理结果等进行分类。源头企业监管档案按照企业名称、监管时间、监管内容等进行分类。治超工作统计报表按照报表类型、统计年度等进行分类。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字编码或字母与数字组合的方式，如“ZLZF2023001”表示2023年第1号治超执法档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，便于查询和检索。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属钉等易生锈的装订材料。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案类别、编号、年度等信息。档案盒应按照编号顺序排列，存放在档案架上。五、档案归档（一）归档流程1.各部门整理好的档案资料，经部门负责人审核签字后，定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行检查验收，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。3.验收合格的档案，按照档案整理要求进行进一步整理和编目，然后进行归档入库。4.档案管理人员应及时将归档档案的相关信息录入档案管理系统，确保档案信息的准确和完整。（二）归档时间1.治超执法档案应在执法活动结束后[X]个月内完成归档。2.超限运输车辆档案应在车辆处理完毕后[X]个月内归档。3.源头企业监管档案应在每月[X]日前将上月资料归档完毕。4.治超工作统计报表应在规定的统计周期结束后[X]个月内归档。（三）归档要求1.归档的档案应齐全完整，符合整理要求。2.档案应按照分类编号顺序排列，便于查找和利用。3.档案盒应填写规范，标识清晰，与档案内容一致。4.归档档案应编制详细的移交清单，双方签字确认。六、档案保管（一）保管期限1.治超执法档案的保管期限分为永久和定期，其中涉及重大案件、具有典型意义的执法档案应永久保存，其他一般执法档案保管期限为[X]年。2.超限运输车辆档案保管期限为[X]年。3.源头企业监管档案保管期限为[X]年。4.治超工作统计报表保管期限为[X]年。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。3.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、除湿机、空调、灭火器等。4.档案应存放在专用的档案盒和档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。（三）保管检查1.档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，每年不少于[X]次。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，报告相关领导，并采取补救措施。七、档案利用（一）利用范围1.为治超工作提供历史资料查询，为执法决策、案件分析、经验总结等提供参考依据。2.满足上级部门、其他相关单位及社会公众对治超工作信息的查询需求。3.用于治超工作的统计分析、研究报告撰写等。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅：确需借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，归还档案时应进行认真核对。3.复制：根据工作需要，经档案管理部门负责人批准，可以对档案进行复制。复制档案应使用档案管理部门统一提供的设备和纸张，确保复制件与原件一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期和用途。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及编号、复制份数等。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形式等进行全面审查，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案的保管期限规定，结合治超工作实际情况，判断档案是否仍有保存必要。3.征求相关业务部门和人员的意见，综合考虑各方面因素，确定档案的鉴定结论。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核，报本公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行