学校就业档案制度

学校就业档案制度一、总则（一）目的为了规范学校就业档案的管理，确保就业档案的真实性、完整性和保密性，为学校毕业生就业工作提供有力支持，促进毕业生顺利就业，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校全体毕业生就业档案的管理，包括档案的收集、整理、保管、查阅、转递等环节。（三）基本原则1.真实性原则：就业档案应如实反映毕业生的就业情况和相关信息。2.完整性原则：确保档案材料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护毕业生个人信息和档案内容，防止泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规和学校相关规定，规范操作流程。二、就业档案的内容（一）毕业生基本信息1.个人简历：包括学习经历、实习经历、获奖情况等。2.身份证复印件：确保信息准确无误。3.学生证复印件：记录学生在校身份。（二）就业相关材料1.就业协议书：毕业生与用人单位签订的就业协议。2.就业推荐表：学校为毕业生出具的就业推荐材料。3.成绩单：反映毕业生在校学习成绩。4.就业报到证：毕业生到用人单位报到的凭证。（三）其他材料1.获奖证书复印件：如奖学金、荣誉称号等。2.技能证书复印件：如职业资格证书、计算机等级证书等。3.实习鉴定：实习单位对毕业生实习表现的评价。4.党组织关系介绍信：党员毕业生的党组织关系转移材料。5.团组织关系介绍信：团员毕业生的团组织关系转移材料。三、就业档案的收集（一）收集主体各学院负责组织本学院毕业生就业档案的收集工作。（二）收集时间毕业生在毕业前应按照学校要求，将就业档案材料整理齐全并提交给所在学院。学院应在规定时间内完成档案的初步审核和收集工作，并统一移交至学校就业指导中心。（三）收集要求1.毕业生应确保提交的档案材料真实、完整、有效，如有虚假信息，将承担相应责任。2.档案材料应按照规定的格式和顺序进行整理，便于查阅和管理。3.学院在收集档案时，应认真核对材料的完整性和准确性，对不符合要求的材料及时通知毕业生补充或更正。四、就业档案的整理（一）整理原则按照档案内容的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案条理清晰、便于查找。（二）整理步骤1.分类：将就业档案材料分为毕业生基本信息、就业相关材料、其他材料等类别。2.排序：按照材料的重要性和时间先后顺序进行排序。3.编目：为每份档案材料编制目录，注明材料名称、日期、页码等信息。4.装订：将整理好的档案材料进行装订，确保牢固整齐。五、就业档案的保管（一）保管主体学校就业指导中心负责全校毕业生就业档案的集中保管。（二）保管期限就业档案的保管期限为自毕业生毕业之日起[X]年，期满后按照国家有关规定进行处理。（三）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施等，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。六、就业档案的查阅（一）查阅主体1.毕业生本人：毕业生有权查阅自己的就业档案，但应遵守学校的查阅规定。2.用人单位：用人单位因工作需要查阅毕业生档案的，应按照规定办理查阅手续。3.学校相关部门：学校内部因工作需要查阅毕业生档案的，应经学校就业指导中心同意，并按照规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅申请：查阅人应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交相关证明材料。2.审批：查阅申请表经所在学院或相关部门负责人审核同意后，报学校就业指导中心审批。3.查阅：经审批同意后，查阅人在学校就业指导中心指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案查阅纪律，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。4.登记：查阅人查阅档案后，应在档案查阅登记表上签字确认。（三）查阅限制1.涉及个人隐私和敏感信息的档案材料，未经毕业生本人同意，不得查阅。2.查阅档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、就业档案的转递（一）转递主体学校就业指导中心负责按照毕业生就业去向，将就业档案转递至用人单位或毕业生生源地就业主管部门。（二）转递方式1.机要转递：对于国有企业、事业单位等接收档案的单位，采用机要转递方式。2.专人送递：对于其他用人单位，可根据实际情况采用专人送递或邮政特快专递（EMS）方式。（三）转递程序1.审核：学校就业指导中心在转递档案前，应对档案进行再次审核，确保档案材料齐全、准确。2.密封：将档案材料装入专用档案袋，并密封盖章。3.登记：填写档案转递登记表，注明档案转递日期、转递方式、接收单位等信息。4.转递：按照规定的转递方式将档案转递给接收单位，并要求接收单位在档案转递回执上签字盖章后返回学校就业指导中心。（四）转递要求1.档案转递应确保安全、及时，不得延误或丢失档案。2.转递档案时，应严格按照国家有关规定办理手续，确保档案转递的合法性和规范性。八、就业档案的信息化管理（一）建立就业档案信息系统学校应建立就业档案信息系统，将毕业生就业档案的相关信息录入系统，实现档案信息的电子化管理。（二）信息录入与维护1.各学院负责将本学院毕业生就业档案的基本信息录入就业档案信息系统，并及时更新毕业生就业情况等相关信息。2.学校就业指导中心负责对就业档案信息系统进行维护和管理，确保系统的正常运行和数据安全。（三）信息查询与利用1.毕业生可通过就业档案信息系统查询自己的就业档案信息。2.用人单位和学校相关部门可根据工作需要，通过就业档案信息系统查询毕业生就业档案的相关信息，但应遵守信息查询规定。九、就业档案管理的监督与检查（一）监督主体学校纪检监察部门负责对就业档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.就业档案管理制度的执行情况。2.就业档案的收集、整理、保管、查阅、转递等环节是否规范。3.就业档案信息的真实性、完整性和保密性。（三）检查方式1.定期检查：学校纪检监察部门定期对就业档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.不定期抽查：根据工作需要，对就业档案管理工作进行不定期抽查，确保档案管理工作质量。