档案双人核对制度

档案双人核对制度一、总则（一）目的为确保档案信息的准确性、完整性和安全性，防止档案资料出现错误、遗漏或丢失等情况，特制定本档案双人核对制度。本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门和人员。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各类档案，包括但不限于人事档案、财务档案、业务档案、行政档案等。涵盖档案的形成、收集、整理、存储、检索、利用以及销毁等全过程。（三）基本原则1.准确性原则：核对工作要确保档案内容与原始资料一致，数据准确无误，信息真实可靠。2.完整性原则：全面检查档案资料，确保无缺失、无遗漏，涵盖所有应归档的信息。3.及时性原则：在档案处理的关键节点及时进行核对，避免延误导致问题积累。4.责任明确原则：明确参与核对人员的职责，确保核对工作落实到人，出现问题能够追溯责任。二、职责分工（一）档案管理人员职责1.负责档案的日常整理、分类和初步核对工作，确保档案资料的基本完整性和准确性。2.按照双人核对制度的要求，与核对人员共同完成档案核对任务，并提供必要的档案信息和协助。3.对核对过程中发现的问题进行记录，并及时跟进问题的解决情况。4.负责档案核对记录的整理和归档，保存核对工作的相关资料。（二）核对人员职责1.核对人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理的相关规定和流程。2.按照规定的核对标准和方法，对档案资料进行认真细致的核对，确保档案信息的准确性和完整性。3.与档案管理人员密切配合，及时沟通核对过程中发现的问题，并提出合理的解决方案。4.在核对工作完成后，签署核对意见，对核对结果负责。（三）审批人员职责1.对重要档案的核对结果进行审批，确保核对工作符合制度要求，核对结果准确可靠。2.根据审批情况，对档案的后续处理提出意见和建议，如是否可以归档、是否需要进一步整改等。3.监督档案双人核对制度的执行情况，对违反制度的行为进行纠正和处理。三、核对流程（一）档案收集阶段核对1.在档案收集过程中，档案管理人员应与资料提交人共同对提交的档案资料进行初步核对。核对内容包括资料的完整性、准确性、真实性等。2.对于重要资料或存在疑问的资料，应要求提交人提供详细说明或补充相关证明材料。3.档案管理人员将初步核对后的资料进行整理和登记，记录资料的名称、数量、来源等信息。（二）档案整理阶段核对1.档案管理人员按照档案分类标准对收集到的档案资料进行整理，形成初步的档案卷宗。2.在整理过程中，核对人员应介入，与档案管理人员一起对档案的分类、编号、目录编制等进行核对。3.检查档案资料的排列顺序是否合理，编号是否连续，目录是否准确反映档案内容。4.对于不符合整理要求的档案，应及时进行调整和纠正。（三）档案存储阶段核对1.档案整理完成后，将档案移交至存储部门进行存储。存储部门在接收档案时，应与档案管理人员进行交接核对。2.核对内容包括档案的数量、卷宗编号、存储位置等信息，确保档案准确无误地存储到指定地点。3.定期对存储的档案进行盘点核对，检查档案是否完好无损，存储位置是否正确，有无丢失或错放现象。（四）档案检索与利用阶段核对1.当需要检索和利用档案时，档案管理人员应根据利用部门的需求，提供相应的档案资料。2.在提供档案前，核对人员应对档案的借阅手续、利用目的等进行核对，确保档案的使用符合规定。3.对于借阅归还的档案，要与档案管理人员共同核对档案的完整性和准确性，检查是否有损坏、涂改等情况。（五）档案销毁阶段核对1.对于已到保管期限或不再需要保存的档案，需进行销毁处理。在销毁前，应组织相关人员对拟销毁档案进行核对。2.核对内容包括档案的清单、数量、内容等，确保销毁的档案确实为无需保存的档案，且经过规定的审批程序。3.在销毁过程中，核对人员应现场监督，确保档案按照规定的方式进行销毁，防止档案信息泄露。四、核对标准（一）内容准确性核对1.档案中的文字表述应清晰、准确，数据计算应无误，逻辑关系应合理。2.核对档案中的信息与原始资料是否一致，如文件的文号、日期、签名、印章等。3.对于涉及重要事项的档案，应进行多渠道核实，确保信息的真实性。（二）格式规范性核对1.档案的格式应符合公司/组织规定的标准，如纸张大小、字体、排版等。2.各类档案的编号、目录、页码等应规范统一，便于查找和管理。3.电子档案的格式应符合存储和使用要求，数据应完整、可读。（三）完整性核对1.检查档案资料是否齐全，涵盖所有应归档的内容，如文件的正文、附件、审批表等。2.对于系列性的档案，应核对是否连续完整，有无缺漏年份或期号。3.确保档案的相关手续完备，如签字、盖章、审批等环节无缺失。（四）关联性核对1.核对档案与其他相关档案之间的关联性，确保信息的一致性和连贯性。2.检查档案内容与公司/组织业务流程的匹配性，是否能够准确反映业务活动的全貌。3.对于涉及多个部门或环节的档案，应核对各部分之间的逻辑关系和衔接情况。五、核对记录（一）记录内容1.每次核对工作的起止时间、核对人员姓名、档案名称及数量。2.核对过程中发现的问题记录，包括问题描述、问题所在位置、涉及的档案内容等。3.针对问题提出的解决方案及处理结果。4.核对人员的核对意见和签名。（二）记录方式1.采用纸质记录和电子记录相结合的方式。纸质记录应使用专门的核对记录表，详细记录核对情况；电子记录可使用公司/组织内部的档案管理系统或电子表格进行记录，便于查询和统计。2.核对记录应及时填写，确保记录的准确性和完整性。记录完成后，应由核对人员和档案管理人员分别签字确认。（三）记录保存1.核对记录作为档案管理的重要资料，应妥善保存。纸质记录应按照档案管理的要求进行归档，保存期限与相应档案的保管期限一致。2.电子记录应定期进行备份，防止数据丢失。同时，应设置相应的权限管理，确保只有授权人员能够访问和查看核对记录。六、培训与监督（一）培训1.定期组织档案管理人员和核对人员参加档案管理知识和双人核对制度的培训，提高其业务水平和核对能力。培训内容包括档案管理的法律法规、行业标准、核对流程、核对方法等。2.根据实际工作中出现的问题和新的档案管理要求，及时调整培训内容，确保培训的针对性和实用性。3.鼓励相关人员参加外部培训和学习交流活动，了解行业最新动态和先进的档案管理经验，不断提升自身素质。（二）监督1.建立档案双人核对制度的监督机制，定期对核对工作进行检查和评估。检查内容包括核对记录的完整性、核对结果的准确性、制度执行的规范性等。2.对于监督过程中发现的问题，及时下达整改通知，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。3.将档案双人核对制度的执行情况纳入部门和个人的绩效考核体系，对执行制度认真、核对工作质量高的部门和个人给予表彰和奖励；对违反制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。七、问题处理与改进（一）问题处理1.对于核对过程中发现的问题，应及时进行处理。能够当场解决的问题，应立即进行纠正；对于较为复杂的问题，应组织相关人员进行讨论，制定解决方案，并明确责任人和时间节点。2.问题处理完成后，应对处理结果进行复查，确保问题得到彻底解决，档案信息恢复准确和完整。3.对于因核对问题导致的档案延误、错误使用等情况，应及时采取补救措施，减少对公司/组织工作的影响，并对相关责任人进行批评教育或问责。（二）改进措施1.定期对档案双人核对制度的执行情况进行总结分析，查找制度执行过程中存在的薄弱环节和问题根源。2.根据总结分析结果，制定针对性的改进措施，完善核对流程、核对标准或相关制度规定，不断提高档案核对工作的质量和效率。3.关注行业内档案管理的新技术、新方法，结合公司/组织实际情况，适时引入先进的管理理念和工具，优化档案双人核对制度，提升档案管理的整体水平。八、附则（一）解释权本制度由公司/组织档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇有未尽事宜或对制度条款的理解存在歧义，由档案管理部门会同相关部门进行研究决定。（二）修订与废止1.随着公司/组织业务的发展和档案管理要求的变化，本制度将适时进