档案归档归章制度

档案归档归章制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档归章制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则档案应如实反映本公司/组织的各项工作活动，确保档案内容的真实性和准确性。3.完整系统原则档案应全面、系统地反映本公司/组织工作活动的全过程，保持档案之间的有机联系。4.安全保密原则档案管理部门应采取必要的安全保密措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本公司/组织设立档案管理部门，负责档案管理工作的组织和实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理的规章制度和业务规范。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本公司/组织的各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.指导和监督本公司/组织各部门的档案工作，对档案管理人员进行业务培训。4.开展档案信息资源的开发利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息支持。5.负责档案管理设施设备的建设和维护，确保档案管理工作的正常开展。三、档案归档范围及要求（一）文书档案1.归档范围本公司/组织在行政管理、业务管理、财务管理、人力资源管理等工作中形成的各种文件材料，包括上级文件、本公司/组织文件、会议文件、工作计划与总结、请示与批复以及各类合同协议等。2.归档要求文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备。按照文件形成的时间顺序或重要程度进行分类整理，编制目录。一式多份的文件，应将正本归档，副本根据需要留存相关部门。（二）科技档案1.归档范围本公司/组织在科研、生产、技术改造等活动中形成的各种技术文件材料，包括项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术标准、工艺文件、试验报告、设备档案等。2.归档要求项目文件应随项目进展同步归档，确保文件的完整性和准确性。科技文件材料应按照项目阶段进行分类整理，建立项目档案卷册。图纸应折叠成A4幅面，图标栏外露，便于查阅。（三）会计档案1.归档范围本公司/组织在会计核算过程中形成的各种会计凭证、会计账簿、财务报告以及其他会计资料。2.归档要求会计档案应按照会计年度进行整理，装订成册。会计凭证应按月装订，封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容。会计账簿应按年度整理，加具封面，装订成册。财务报告应按年度整理，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。（四）人事档案1.归档范围本公司/组织员工的个人基本信息、履历材料、学历学位证书、职称评定材料、考核奖惩材料、劳动合同等。2.归档要求人事档案应一人一档，材料应真实、完整、规范。档案材料应按照类别进行整理，编制目录，便于查阅。人事档案应定期进行审核和更新，确保档案信息的时效性。（五）声像档案1.归档范围本公司/组织在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像材料，包括会议活动照片、工程建设照片、产品宣传录像等。2.归档要求声像材料应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息。照片应冲印或打印成标准规格，装入相册或档案袋，并编制目录。录音、录像应刻录成光盘，并标注相关信息，妥善保管。（六）电子档案1.归档范围本公司/组织在办公自动化、信息化建设过程中形成的各种电子文件，包括电子公文、电子报表、电子图纸、电子照片等。2.归档要求电子文件应按照相关标准进行格式转换和存储，确保文件的可读性和可利用性。电子文件应进行分类整理，建立电子档案数据库，并定期进行备份。电子档案应与纸质档案同步归档，确保两者内容一致。四、档案归档流程（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案管理人员应定期对各部门的档案收集情况进行检查和指导，督促各部门按时完成档案收集任务。（二）整理1.档案管理人员对收集到的档案材料进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。2.整理过程中，应剔除重复、无效的文件材料，对破损、褪色的文件进行修复或复制。（三）装订1.对需要装订的档案材料，如文书档案、会计档案等，应按照规定的装订方法进行装订，确保装订牢固、整齐美观。2.装订时应注意保护文件材料的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。（四）编目1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。2.档案目录应采用电子和纸质两种形式保存，确保目录信息的一致性和准确性。（五）装盒1.将整理好的档案材料装入档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.档案盒应排列整齐，存放有序，便于查找和管理。（六）上架1.将装盒后的档案上架存放，按照档案类别、年度、保管期限等顺序进行排列，建立档案存放索引。2.档案上架后，应定期进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。五、档案保管期限及鉴定销毁（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是反映本公司/组织一般工作活动，在一定时期内对本公司/组织有查考利用价值的档案，列为30年保管。凡是反映本公司/组织短期工作活动，在较短时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，列为10年保管。（二）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（三）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报经本公司/组织领导批准后予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，确保档案信息的彻底销毁。3.档案销毁过程中，应进行现场监督，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案查阅利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信，经本公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案，还应经档案管理部门负责人同意。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照国家有关法律法规和本公司/组织的保密规定进行查阅和利用。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。3.需要复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用目的等信息。七、档案统计（一）统计内容档案管理部门应定期对档案工作进行统计，统计内容包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。（二）统计报表档案管理部门应按照规定的格式和时间要求，编制档案统计报表，向上级主管部门和本公司/组织领导报送。（三）统计分析档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，总结档案工作的经验教训，发现存在的问题，提出改进措施和建议，为档案管理决策提供依据。八、档案信息化建设（一）建设目标本公司/组织应积极推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等业务流程的信息化管理。2.对档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全可靠。（三）建设要求1.档案信息化建设应遵循国家有关法律法规和行业标准