三健全档案制度

三健全档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各项工作中形成的各类档案，确保档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案的集中管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫鼠、防盗等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织员工的档案意识。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门做好相关档案管理工作。其职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行初步整理。2.定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门开展档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。4.对本部门员工进行档案知识宣传，提高员工的档案意识。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，行政管理文件，人事档案，印章管理档案等。2.业务管理类：涵盖市场营销、生产管理、质量管理、财务管理、采购管理、物流管理等业务活动中形成的各类文件。3.合同协议类：公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等。4.项目管理类：公司/组织承担的各类项目从立项到结束全过程形成的文件，包括项目申报材料、项目计划、项目实施过程文件、项目验收文件等。5.技术研发类：技术研发项目的相关资料，如研发计划、技术方案、实验数据、研究报告、专利申请文件等。6.财务审计类：财务报表、审计报告、税务资料、资金管理文件等。7.声像电子类：照片、录音、录像、电子文档等。8.其他类：不属于以上各类的其他特殊档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用分类号加流水号的方式，具体如下：1.行政管理类：编号为XZGL流水号。2.业务管理类：根据不同业务类别分别编号，如市场营销类编号为SYSC流水号，生产管理类编号为SCGL流水号等。3.合同协议类：编号为HTXY流水号。4.项目管理类：编号为XMGL流水号。5.技术研发类：编号为JSYF流水号。6.财务审计类：编号为CWSD流水号。7.声像电子类：编号为SXDL流水号。8.其他类：编号为QT流水号。流水号按照档案形成的时间顺序依次编排，从0001开始。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本部门形成的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等。3.与其他部门或外部单位签订的合同、协议、意向书等。4.项目实施过程中产生的各类文件，如项目方案、技术文档、验收报告等。5.员工个人的工作成果、业绩考核材料、培训记录等。6.反映公司/组织生产经营活动的照片、录音、录像等声像资料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并移交档案管理部门。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。（三）整理方法档案整理按照分类、装订、编目等步骤进行：1.分类：按照档案分类标准，将收集到的文件材料进行分类。2.装订：对每份文件进行装订，去除金属物，破损文件应进行修补，保持文件的整齐、牢固。3.编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录准确、清晰，并将目录录入档案管理系统。五、档案的归档与保管（一）归档时间各部门兼职档案员应在每年年底前，将本年度整理好的档案移交至档案管理部门归档。对于重大项目或重要文件，应在项目结束或文件形成后及时归档。（二）归档手续移交档案时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单，明确档案的类别、数量、移交时间等内容，交接双方签字确认。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、股东协议、重大决策文件、重要合同协议等。2.长期保管：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如一般性行政管理文件、业务管理文件、项目中期文件等。3.短期保管：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年至15年。如临时性通知、一般性报表等。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫鼠设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应按照类别、保管期限等进行有序排列上架，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。六、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为公司/组织的各项工作提供有效服务。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅档案。档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案，并做好查阅登记。2.借阅：确因工作需要借阅档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案，归还时应确保档案完好无损。（三）利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）期限等，以便跟踪管理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和规定，对档案进行全面、细致的鉴定。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化扫描对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应进行格式转换和存储，建立电子档案数据库。（三）系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，同时应具备权限管理、数据备份、安全防护等功能，确保系统的安全稳定运行