档案局约谈制度

档案局约谈制度一、总则（一）目的为了规范档案局的工作秩序，加强对档案管理相关事项的监督与指导，及时发现和解决问题，确保档案工作依法依规、科学有序开展，特制定本约谈制度。（二）适用范围本制度适用于档案局对辖区内各机关、企事业单位、社会团体等档案管理部门及其相关责任人的约谈。（三）基本原则1.依法依规原则：约谈活动必须严格依据国家有关档案法律法规、行业标准以及档案局制定的各项规章制度进行。2.客观公正原则：以事实为依据，全面、准确地了解情况，公正地做出判断和处理，确保约谈结果公平合理。3.教育与督促相结合原则：通过约谈，不仅要指出问题，更要帮助被约谈对象认识问题、分析原因，督促其采取有效措施加以整改，同时加强对档案管理知识和法规的宣传教育。二、约谈主体与对象（一）约谈主体档案局作为本制度的实施主体，负责组织开展约谈工作。根据工作需要，可由档案局主要领导、分管领导或相关业务科室负责人担任约谈人。（二）约谈对象1.辖区内各机关、企事业单位、社会团体等档案管理部门的负责人。2.涉及档案管理工作中存在突出问题或违规行为的具体责任人。三、约谈情形（一）档案管理工作存在重大安全隐患1.档案保管场所不符合安全标准，如消防设施配备不足、存在漏水漏电等情况，可能导致档案损毁、丢失。2.档案存储设备老化、损坏，未及时进行维护或更新，影响档案数据的安全存储。（二）档案管理工作违反法律法规或行业标准1.未按照规定的归档范围和保管期限进行档案整理和保管，导致档案不完整或超期销毁。2.在档案数字化过程中，未遵循相关技术标准和规范，造成数字化成果质量不达标。（三）档案工作年度目标任务未完成1.未按时完成档案的收集、整理、归档工作，影响单位正常业务开展和档案信息的有效利用。2.档案信息化建设进度滞后，未能按照计划实现档案管理系统的升级或功能完善。（四）档案管理工作出现重大失误或造成不良影响1.因档案管理不善，导致重要档案信息泄露，给单位或社会带来负面影响。2.在档案移交、接收过程中，出现档案丢失、错漏等严重失误，影响档案工作的连续性和准确性。（五）档案局认为需要进行约谈的其他情形1.接到关于档案管理问题的投诉举报，经初步核实需要进一步了解情况。2.档案管理工作出现新的政策调整或形势变化，需要对相关单位进行指导和提醒。四、约谈程序（一）约谈准备1.确定约谈对象和主题：根据日常监督检查、投诉举报、工作汇报等情况，梳理出需要约谈的对象和主要问题，确定约谈主题。2.组建约谈小组：根据约谈对象和主题，选派熟悉档案业务、具有较强沟通协调能力的人员组成约谈小组，一般不少于两人。3.收集相关资料：约谈小组收集与约谈主题相关的档案法律法规、政策文件、检查记录、问题清单等资料，为约谈提供充分的依据。4.制定约谈提纲：根据收集的资料和约谈主题，制定详细的约谈提纲，明确约谈的目的、内容、方式、步骤等，确保约谈工作有序进行。（二）通知约谈1.提前发出通知：约谈小组提前[X]个工作日向被约谈对象发出书面约谈通知，告知约谈的时间、地点、主题、参加人员等信息。2.明确要求：在通知中明确被约谈对象需要准备的相关材料，如档案管理工作情况汇报、存在问题的说明及整改措施等，并要求其按时参加约谈。（三）约谈实施1.开场介绍：约谈开始时，约谈人向被约谈对象介绍约谈的目的、依据和程序，强调约谈的严肃性和公正性。2.情况介绍与问题阐述：约谈人根据收集的资料和掌握的情况，向被约谈对象介绍档案管理工作中存在的问题，并出示相关证据材料，要求被约谈对象对问题进行确认和说明。3.原因分析与讨论：引导被约谈对象对存在的问题进行原因分析，共同探讨解决问题的方法和措施。被约谈对象应如实陈述情况，不得隐瞒或推诿责任。4.记录与签字：约谈过程中，安排专人做好记录，记录内容包括约谈时间、地点、参加人员、约谈内容、被约谈对象的陈述和表态等。约谈结束后，约谈记录经被约谈对象核实无误后签字确认。（四）约谈结果处理1.提出整改要求：根据约谈情况，约谈人向被约谈对象提出明确的整改要求，包括整改内容、整改期限、整改责任人等，并形成书面的《约谈整改通知书》。2.跟踪整改落实：档案局相关业务科室负责对被约谈对象的整改情况进行跟踪检查，定期了解整改工作进展情况，督促其按时完成整改任务。3.结果反馈与存档：被约谈对象完成整改后，应及时向档案局提交整改报告。档案局对整改情况进行审核验收，将约谈结果及整改情况进行整理归档，作为档案管理工作考核评价的重要依据。五、约谈记录与档案管理（一）记录要求1.约谈记录应使用统一的格式和纸张，确保记录内容完整、清晰、准确。2.记录人员应客观、如实记录约谈过程中双方的发言内容，不得随意增减或歪曲事实。3.对于重要观点、关键数据和问题细节，应详细记录，必要时可进行录音或录像，作为记录的补充。（二）档案整理与保存1.每次约谈结束后，约谈记录人员应及时对记录进行整理，形成完整的约谈记录档案。2.约谈记录档案应按照档案管理的相关规定进行分类、编号、装订，并妥善保存。保存期限按照档案保管期限的规定执行，一般不少于[X]年。3.约谈记录档案应便于查阅和使用，如有需要，应及时提供给相关部门或人员进行查阅。六、监督与问责（一）监督检查1.档案局定期对约谈制度的执行情况进行监督检查，确保约谈工作规范、有序开展。检查内容包括约谈程序是否合规、约谈记录是否完整、整改措施是否落实等。2.对在约谈过程中发现的违规行为或问题，应及时进行纠正和处理，并将处理结果纳入档案管理工作考核评价体系。（二）问责机制1.对于被约谈对象未按照要求进行整改或整改不力的，档案局将视情节轻重，依据相关规定对其进行问责。问责方式包括责令作出书