档案安保制度

档案安保制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的安全保护工作，确保档案的完整性、保密性和可用性，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本档案安保制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理、使用过程中的安全保障工作。（三）基本原则1.预防为主原则通过建立健全各项安全防范措施，加强安全教育培训，提高全员安全意识，预防档案安全事故的发生。2.谁主管谁负责原则各部门负责人为本部门档案安全管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案安保工作。3.依法管理原则严格遵守国家有关档案安全保护的法律法规，依法开展档案安保工作。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门职责概述1.负责制定和完善公司档案安保制度，并定期进行修订和更新。2.组织实施档案安保工作，对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行全程监督和管理。3.负责档案库房的安全管理，确保库房设施设备完好，环境符合要求。4.组织开展档案安全检查和隐患排查工作，及时发现并整改安全问题。5.负责档案安全事故的应急处置工作，及时向上级报告事故情况，并配合有关部门进行调查处理。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案安保制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架等。3.做好档案库房的日常巡查工作，检查档案存放情况、库房设施设备运行情况等，发现问题及时报告并处理。4.负责档案的借阅、归还登记工作，严格按照规定办理借阅手续，确保档案的安全。5.协助开展档案安全检查和隐患排查工作，积极参与档案安全培训和应急演练。三、档案库房安全管理（一）库房选址与建设1.库房应选择在地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房的建筑结构应符合安全要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等功能。3.库房应设置独立的出入口，并安装门禁系统，严格限制无关人员进入。（二）库房设施设备1.配备必要的消防设施设备，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.安装防盗报警装置，如红外探测器、门禁读卡器等，与监控系统联动，实现24小时监控。3.配备温湿度调节设备，如空调、除湿机等，将库房温湿度控制在适宜范围内。一般温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。4.安装防虫、防鼠设施，如防虫网、挡鼠板等，定期进行检查和清理。5.配备档案存储设备，如档案架、档案柜等，应符合档案保管要求，确保档案存放安全、整齐。（三）库房环境管理1.保持库房清洁卫生，定期进行清扫，清除灰尘、杂物等。2.严禁在库房内吸烟、使用明火，严禁存放易燃易爆物品。3.定期对库房进行通风换气，保持空气清新。4.做好库房温湿度记录，每天定时检查并记录温湿度数据，发现异常及时采取措施调整。四、档案整理与保管安全（一）档案整理安全1.档案整理工作应在符合安全要求的场所进行，避免在人员密集、嘈杂或易发生安全事故的区域进行。2.整理档案时，应轻拿轻放，避免对档案造成损坏。3.对破损、褪色等有问题的档案，应及时进行修复或处理，确保档案的完整性。（二）档案保管安全1.按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取备份存储措施，备份介质应与原件分开存放，并定期进行检查和维护，确保备份数据的完整性和可用性。3.定期对档案进行清查核对，确保账实相符。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。4.对电子档案应进行加密存储，并定期进行数据备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。同时，要做好电子档案的防病毒、防黑客等安全防护工作。五、档案借阅与利用安全（一）借阅审批1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人审批后，交档案管理部门办理借阅手续。2.外单位人员因特殊原因需要查阅公司档案，须持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，须有档案管理人员在场陪同。（二）借阅登记1.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、数量、借阅期限、归还日期等信息。2.借阅人应在借阅登记册上签字确认，领取档案。（三）借阅归还1.借阅人应按照规定的借阅期限及时归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案数量、完整性等，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。3.借阅人归还档案后，档案管理人员应在借阅登记册上注明归还日期，并注销借阅记录。（四）利用安全1.档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。2.如需对档案进行复制，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。复制的档案应与原件具有同等的法律效力，并注明复制日期、复制人等信息。3.利用档案时，应使用符合安全要求的设备和场所，避免因操作不当或环境因素对档案造成损坏。六、档案数字化安全（一）数字化场所安全1.档案数字化工作应在专门的数字化场所进行，场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施。2.数字化场所应安装监控设备，对数字化过程进行全程监控，确保操作过程安全、规范。（二）数字化设备安全1.配备必要的数字化设备，如扫描仪、计算机、存储设备等，并定期进行检查和维护，确保设备性能良好。2.数字化设备应安装防病毒软件、防火墙等安全防护软件，防止病毒感染和数据泄露。3.对数字化设备的操作应严格按照操作规程进行，操作人员应经过专业培训，熟悉设备性能和操作方法。（三）数字化数据安全1.数字化过程中产生的数据应进行加密存储，确保数据的安全性。2.定期对数字化数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.对数字化数据的访问应进行严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问相关数据。七、档案安全检查与隐患排查（一）检查内容1.档案库房设施设备的运行情况，如消防设施、防盗报警装置、温湿度调节设备等。2.档案的整理、保管情况，包括档案的分类存放、账实相符情况、电子档案的安全防护等。3.档案借阅与利用情况，如借阅审批手续、登记记录、归还情况等。4.档案数字化工作的安全情况，如数字化场所、设备、数据的安全等。（二）检查频率1.档案管理部门应定期对档案安保工作进行自查，每月至少进行一次全面检查。2.公司应每年组织一次档案安全专项检查，对档案安保制度的执行情况、档案安全状况等进行全面检查。（三）隐患排查与整改措施1.对检查中发现的安全隐患，应及时进行记录，并分析原因，制定整改措施。2.整改措施应明确责任部门、责任人、整改期限等，确保隐患得到及时有效的整改。3.对重大安全隐患，应立即采取临时防护措施，并及时向上级报告，组织相关部门进行研究处理。八、档案安全培训与教育（一）培训对象1.全体档案管理人员。2.涉及档案管理、使用的相关部门人员。（二）培训内容1.档案安保法律法规和行业标准。2.档案安保制度和操作规程。3.档案安全知识和技能，如消防知识、防盗知识、档案保护技术等。（三）培训方式1.定期组织内部培训，邀请专家进行讲座或由档案管理部门负责人进行授课。2.参加外部培训课程或研讨会，及时了解行业最新动态和安全管理要求。3.开展案例分析和模拟演练，提高员工的安全意识和应急处置能力。（四）培训计划与考核1.档案管理部门应制定年度档案安全培训计划，明确培训内容、培训时间、培训对象等，并组织实施。2.对参加培训的人员进行考核，考核成绩应纳入员工个人绩效考核体系。对考核不合格的人员，应进行补考或重新培训，直至合格为止。九、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急演练1.定期组织档案安全应急演练，演练内容包括火灾、水灾、盗窃等突发事件的应急处置。2.通过演练，检验应急预案的可行性，提高员工的应急处置能力和协同配合能力。（三）应急处置措施1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预