档案科各项制度

档案科各项制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由档案科负责统筹协调公司各类档案的管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集公司在经营管理、生产活动、科研开发等过程中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密、商业秘密等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案科职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核，提出改进意见和建议。4.负责档案信息化建设，推进档案管理系统的开发、应用和维护，提高档案管理工作效率和水平。5.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高公司员工的档案意识和业务能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确和系统。2.明确一名档案管理员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受档案科的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交档案科集中管理，并配合档案科做好档案的查阅、利用等工作。三、档案收集（一）收集范围1.公司在经营管理活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、报告等材料。2.公司在生产活动中形成的技术文件、工艺文件、产品图纸、检验记录等资料。3.公司在科研开发过程中形成的项目申报书、研究报告、实验数据、专利证书等档案。4.公司在行政管理、党群工作等方面形成的文件、会议记录、工作计划、工作总结等材料。5.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等个人资料。6.其他与公司业务相关的具有保存价值的文件、资料和实物。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，按照档案收集范围的要求，及时收集本部门形成的各类档案材料，并确保档案的齐全完整。2.档案收集应做到及时、准确、完整，不得遗漏重要档案信息。对于重要文件和资料，应实行跟踪收集，确保在文件形成后及时归档。3.收集的档案材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。如有破损或字迹不清的档案，应及时进行修复或复制。4.各部门应定期对本部门的档案进行清理和核对，发现问题及时整改，并将清理核对情况报档案科备案。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.区分不同价值和保管期限，对档案进行分类整理，确保重要档案得到妥善保管。3.按照统一的分类标准和编号规则，对档案进行编号、编目，便于查找和管理。（二）分类方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类，即先按年度将档案分为不同年份，再根据保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构（问题）进行细分。例如：2023年永久行政部、2023年长期财务部等。2.科技档案按照项目类别阶段分类，即先按项目名称进行分类，再根据档案类别如科研项目、产品项目等进一步细分，最后按项目进展阶段分为立项、研究、验收等。例如：[项目名称]科研项目立项阶段、[项目名称]产品项目研究阶段等。3.会计档案按照年度类别分类，即先按年度将会计档案分为不同年份，再根据档案类别分为会计凭证、会计账簿、财务报告等。例如：2023年会计凭证、2023年会计账簿等。4.人事档案按照类别个人进行分类，即先按档案类别分为履历材料、自传材料、考核材料等，再以个人为单位进行整理。例如：履历材料[姓名]、自传材料[姓名]等。（三）编号规则1.文书档案编号采用“年度+保管期限代码+流水号”的形式，如“2023Y001（永久）”“2023C002（长期）”“2023D003（短期）”，其中“Y”代表永久，“C”代表长期，“D”代表短期。2.科技档案编号采用“项目编号+类别代码+顺序号”的形式，如“[项目编号]K001（科研项目立项）”“[项目编号]P002（产品项目研究）”，其中“K”代表科研项目，“P”代表产品项目。3.会计档案编号采用“年度+类别代码+顺序号”的形式，如“2023Z001（会计凭证）”“2023B002（会计账簿）”，其中“Z”代表会计凭证，“B”代表会计账簿。4.人事档案编号采用“类别代码+个人编号”的形式，如“L001[个人编号]（履历材料）”“Z002[个人编号]（自传材料）”，其中“L”代表履历材料，“Z”代表自传材料。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应清晰、准确地反映档案的内容和存放位置。2.案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目；卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。3.档案编目应使用统一的格式和字体，确保目录的规范性和可读性。五、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案科负责人担任组长，各部门档案管理员为成员。鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况，制定档案保管期限表。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.对档案的存毁价值进行鉴定时，应综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其是否具有历史查考价值、凭证价值和现实利用价值。3.对于涉及公司核心业务和重要决策的档案，以及具有重要历史意义和文化价值的档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为长期或短期保管；对于已失去保存价值的档案，经鉴定小组批准后予以销毁。（三）鉴定程序1.档案科定期组织各部门档案管理员对到期档案进行初步鉴定，提出存毁意见，并填写档案鉴定表。2.档案鉴定小组对各部门提交的档案鉴定表进行审核，召开鉴定会议，对档案的存毁价值进行集体讨论和审议。3.根据鉴定小组的审议结果，编制档案鉴定报告，明确档案的存毁清单，并报公司领导审批。4.经公司领导批准后，对拟销毁的档案进行登记造册，办理销毁手续。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案信息彻底销毁。六、档案保管（一）保管场所1.档案科应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机（器）、消防器材、防虫药品、档案装具等，满足档案保管的环境要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具存放档案，确保档案的整齐有序和便于查找。2.档案装具应根据档案的分类和编号进行合理排列，标识清晰，便于识别和管理。3.定期对档案装具进行检查和维护，发现损坏及时修复或更换，确保档案装具的安全可靠。（三）档案保管期限1.按照档案鉴定标准确定的保管期限，对档案进行分类存放和管理。2.定期对档案保管期限进行检查和核对，对于到期档案及时进行鉴定和处理，确保档案保管期限的准确性。（四）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。2.制定档案数字化工作规范，确保数字化档案的质量和安全。数字化档案应与纸质档案同步更新，保持内容一致。3.加强电子档案的存储和管理，采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行备份，防止电子档案数据丢失或损坏。七、档案利用（一）利用范围及方式1.公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应填写档案利用申请表，注明利用目的、内容和期限等，经所在部门负责人审批后，到档案科办理查阅、借阅手续。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，应提前与公司档案科联系，提交查阅申请函，说明查阅目的、内容和范围等。经公司分管领导批准后，由档案科安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。3.档案利用方式包括查阅、借阅、复印、摘录等。对于涉及公司机密、商业秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行利用，限制查阅范围和使用方式。（二）利用手续1.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记薄上填写查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容等信息，并在指定地点进行查阅。查阅完毕后，应及时将档案归还档案科，并在登记薄上注明归还日期。2.借阅档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案科负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏或丢失档案。3.复印、摘录档案时，应经档案科负责人批准，并在档案利用申请表上注明复印、摘录的内容和用途。复印、摘录的档案应加盖档案科公章，确保其真实性和有效性。（三）利用监督1.档案科应加强对档案利用情况的监督检查，定期对档案查阅、借阅登记薄进行核对，确保档案利用手续齐全、规范。2.对于违反档案利用规定的行为，档案科应及时制止，并视情节轻重给予相应的处理。情节严重的，应依法追究相关人员的责任。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案利用情况统计，包括查阅、借阅档案的人次、卷次、利用目的等。3.档案保管状况统计，包括档案库房温湿度、设备运行情况、档案装具损坏情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况、保管状况等进行记录和统计。2.档案科应每月对档案统计数据进行汇总分析，形成档案统计报表，报公司领导和上级主管部门。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报或漏报。九、档案保密（一）保密措施1.加强档案保密教育，提高公司员工的保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任和义务。2.对涉及公司机密、商业秘密等重要档案，实行专人专管，严格限制接触范围。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。3.在档案库房、查阅场所等区域设置保密标识，加强安全防范措施，防止档案信息泄露。4.对档案数字化过程中的信息安全进行严格管理，采取加密存储