人事局档案制度

人事局档案制度一、总则（一）目的本档案制度旨在规范人事局档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为人事局各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于人事局全体工作人员及涉及人事档案管理相关业务的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映个人的经历、政治面貌、业务能力等实际情况，严禁弄虚作假。2.完整性原则：全面收集和整理各类人事档案材料，确保档案内容无遗漏。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护档案信息安全，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作，确保档案管理的科学性和一致性。二、档案分类与编号（一）档案分类1.干部人事档案：包括干部的履历、自传、鉴定、考核、学历学位、政治历史、参加工作时间、入党入团时间、奖励处分、工资待遇、任免等材料。2.工人档案：涵盖工人的基本信息、工作经历、技能等级、奖惩情况等相关材料。3.流动人员人事档案：主要是各类流动人员在求职、就业、社保缴纳等过程中形成的档案材料，如劳动合同、社保记录、学历证明等。4.其他专项档案：根据人事局工作需要设立的特定专项档案，如人才引进档案、职称评审档案等。（二）编号规则1.采用数字编码方式，确保每个档案编号唯一。2.编号由档案类别代码、年份代码、顺序号组成。例如，干部人事档案的编号格式为：GB[年份][顺序号]，其中“GB”代表干部人事档案类别代码，[年份]为档案形成年份的后两位数字，[顺序号]为该年份内档案的流水号。3.工人档案编号格式为：GR[年份][顺序号]；流动人员人事档案编号格式为：LD[年份][顺序号]；其他专项档案根据具体类别设定相应的编号规则。三、档案收集与整理（一）收集范围1.新入职人员需提交的材料：个人简历、学历学位证书、身份证复印件、政治面貌证明、工作经历证明、劳动合同等。2.在职人员在工作过程中形成的材料：年度考核表、奖励处分决定、培训结业证书、职称评审材料、工资变动审批表等。3.离职人员的离职证明、工作交接记录等相关材料。（二）收集要求1.各部门应及时将涉及人事档案的材料移交至档案管理部门，移交时需填写《档案材料移交清单》，详细注明材料名称、份数、形成时间等信息。2.档案管理部门对接收的材料进行审核，确保材料真实、完整、有效，不符合要求的材料应及时退回原部门补充或更正。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的材料进行分类整理。2.每份材料应在右上角加盖档案专用章，并注明日期。3.材料应按照时间顺序排列，同一类材料按照重要程度依次排列。4.对于破损、褪色的材料，应进行修复或复制，确保档案的可读性。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并按照档案类别和编号顺序进行存放。（二）保管要求1.定期对档案进行检查和清点，确保档案数量准确、存放有序。2.做好库房的温湿度记录，根据温湿度变化及时采取相应的调控措施，保持库房温湿度适宜。3.对档案装具进行定期维护和更新，确保其安全可靠。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，必须经过档案管理部门负责人批准，并进行登记。（三）档案信息化管理1.建立人事档案信息管理系统，将档案内容进行数字化录入，实现档案信息的电子化存储和查询。2.加强对档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法篡改。3.定期对档案信息系统进行备份，确保数据安全。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.因工作需要查阅档案的，必须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准。2.涉及干部人事档案的重要材料查阅，需经人事局主要领导批准。（二）查阅要求1.查阅人员必须在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。查阅时应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏档案材料。2.查阅人员如需复印档案材料，必须经档案管理部门负责人批准，并在复印件上加盖档案专用章。（三）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，必须填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和人事局主要领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，必须办理续借手续。3.借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。六、档案转递（一）转递范围1.干部调动、辞职、辞退、退休等原因导致人事关系变动的，需办理档案转递手续。2.流动人员人事档案在不同管理机构之间的转递。（二）转递程序及要求1.档案转递必须通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。2.档案管理部门在收到档案转递通知后，应认真核对转递信息，填写《档案转递通知单》，并将档案密封包装，加盖档案专用章。3.转递档案时，应同时将档案材料清单及相关证明材料一并转递。接收单位在收到档案后，应及时将回执寄回档案转出单位。4.对转递过程中出现的问题，如档案丢失、损坏等，档案管理部门应及时查明原因，采取相应的补救措施，并追究相关人员的责任。七、档案统计与分析（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的总数、新增档案数量、减少档案数量等。2.档案利用情况统计：如查阅次数、借阅次数、复印份数等。3.档案材料类别统计：对各类档案材料的数量、比例等进行统计分析。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案信息管理系统生成统计报表，并进行数据分析。（三）分析与报告1.根据档案统计数据，分析档案管理工作中存在的问题和不足，提出改进措施和建议。2.定期撰写档案统计分析报告，向上级领导和相关部门汇报档案管理工作情况，为决策提供参考依据。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和人事局档案管理规定，对达到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、客观公正、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.对已过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。保管期限根据不同类型档案的特点和实际需要确定，如干部人事档案的永久保管期限适用于重要职务任免、重大历史事件记录等档案；定期保管期限一般为[X]年。2.对虽已过保管期限，但仍具有一定参考价值的档案，可延长保管期限或转为其他专项档案保存。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一登记造册，填写《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人、人事局主要领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应