综合档案室制度

综合档案室制度一、总则（一）目的为加强公司综合档案室的管理，有效保护和利用档案资源，确保档案的完整、准确、系统和安全，为公司各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司综合档案室负责对公司各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各部门及员工提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全公司档案管理体系，完善档案管理设施设备，确保档案的安全保管。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。5.负责组织公司内部的档案业务培训和指导，提高员工的档案意识和业务能力。6.积极开发利用档案信息资源，为公司领导决策、生产经营、科研创新等提供档案信息支持。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门应归档的文件材料移交综合档案室归档。3.配合综合档案室做好档案的整理、鉴定、统计等工作，提供必要的档案利用服务。4.加强对本部门员工的档案意识教育，督促员工及时将工作中形成的文件材料归档。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，具备扎实的档案专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目上架、保管保护等。3.严格执行档案管理制度，确保档案的安全和保密，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.积极开展档案信息化工作建设，负责档案信息的录入、存储、检索等工作。5.熟悉档案内容，为档案利用者提供准确、快捷的档案查阅服务，做好档案利用登记工作。6.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质、电子、声像等载体），如：行政管理类：公司发文、收文、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。生产经营类：产品研发资料、生产工艺文件、设备档案、物资采购与销售合同、市场调研报告等。基本建设类：工程项目立项审批文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。科研项目类：科研项目立项申请书、研究报告、实验数据、成果鉴定材料等。声像类：公司重大活动照片、录像、录音等。2.国家法律法规和行业标准规定应归档保存的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署手续完备。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.根据文件材料的类别、时间、来源等进行分类整理。（四）整理方法1.纸质文件材料的整理分类：按照档案分类方案，将文件材料分为不同的类别，如行政管理类、生产经营类等。组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则进行组卷，卷内文件应排列有序。编目：填写卷内文件目录、备考表等，编制案卷封面及脊背，注明案卷标题、年度、保管期限等信息。2.电子文件的整理分类：按照纸质文件材料的分类方法对电子文件进行分类。命名：电子文件的命名应规范、准确，便于识别和检索。存储：电子文件应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。编目：建立电子文件目录数据库，记录电子文件的相关信息，便于检索利用。四、档案的归档（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的应归档文件材料移交综合档案室归档。2.对于重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的文件材料进行初步审核，确保文件材料的齐全、完整、准确。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交综合档案室。3.综合档案室对移交的档案进行验收，对不符合归档要求的档案，退回移交部门重新整理。4.验收合格后，双方在档案移交清单上签字确认，档案正式归档。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具进行存放，确保档案的安全保管。2.档案柜应排列整齐，编号清晰，便于查找和管理。（三）档案存放1.按照档案分类方案，将档案分类存放，不同类别的档案应分开存放。2.同一类别的档案应按照保管期限、年度等顺序排列，便于查找和利用。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。2.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定和公司实际情况进行确定。（五）档案清查盘点1.综合档案室应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查盘点内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.清查盘点结束后，应填写档案清查盘点表，对清查情况进行详细记录。六、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用的合法性、安全性。2.坚持方便利用、服务大局的原则，为公司各项工作提供及时、有效的档案信息支持。3.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行利用，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.公司内部各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准，并办理相关手续。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可到综合档案室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。2.借阅：档案利用者因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，须填写档案复制申请表，经部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖综合档案室印章，注明用途。（四）利用登记1.档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、档案名称及数量等信息。2.档案利用登记应及时、准确，便于统计和查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关规定和公司档案管理制度，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全、完整，有无缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，有无错误、虚假信息。3.档案的价值：评估档案对公司当前及未来工作是否具有查考利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司领导批准后，由综合档案室负责组织实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监销，并在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，档案销毁清单应作为档案资料永久保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为公司各部门及员工提供便捷的档案信息服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化对公司现有纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案副本。扫描图像应清晰、完整，符合档案数字化技术标准要求。建立电子档案数据库，对数字化档案进行分类存储、编目管理。2.档案信息管理系统建设选用适合公司档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的在线收集、整理、归档、保管、利用等功能。系统应具备权限管理、检索查询、统计分析、数据备份等功能，确保档案信息的安全和有效利用。3.档案信息安全保障建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护。采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止档案信息泄露、篡改和丢失。定期对档案信息系统进行安全检查和维护，确保系统的正常运行。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟