档案各岗制度

档案各岗制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高公司各项工作的效率和质量，特制定本档案各岗制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项工作的实际情况，确保档案的可靠性和权威性。3.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案服务水平，方便公司各部门及员工对档案的查阅和利用。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对公司档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行销毁处理。5.负责公司档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.做好档案的安全保密工作，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。7.积极开展档案利用工作，为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，充分发挥档案的作用。8.组织开展公司档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和档案管理水平。三、档案分类及编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类。1.文书档案：包括公司在各项工作中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：包括公司在科研、生产、工程建设等活动中形成的图纸、技术文件、实验报告、项目资料等。3.会计档案：包括公司的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。4.人事档案：包括员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资待遇等资料。5.业务档案：包括公司在市场营销、客户服务、合同管理、项目管理等业务活动中形成的各类档案。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，分别用不同的字母表示，如文书档案用“WS”表示，科技档案用“KJ”表示，会计档案用“KJ”表示，人事档案用“RS”表示，业务档案用“YW”表示。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“0001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的文书档案，其编号为“2023WS0001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在工作结束后，按照档案管理部门的要求，及时将办理完毕的文件材料整理归档，并移交档案管理部门。3.对于重要的会议、活动、项目等形成的档案，相关部门应在活动结束后[X]个工作日内将档案材料移交档案管理部门。4.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.文书档案应按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理，同一问题的文件应集中排列。3.科技档案应按照项目、专业等进行分类整理，图纸应折叠成A4规格，并在右下角加盖档号章。4.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别进行整理，装订成册，并在封面上注明档案名称、年度、月份、册数等信息。5.人事档案应按照档案内容的类别进行整理，建立个人档案目录，便于查阅。6.业务档案应按照业务流程、项目阶段等进行分类整理，确保档案的系统性和完整性。五、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.档案应按照类别、年度、编号等顺序排列上架，便于查找和利用。3.对于重要的、珍贵的档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。4.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对公司档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，按照国家有关规定和公司档案管理制度进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。4.对已到保管期限的档案，鉴定小组应提出销毁意见，填写《档案销毁鉴定表》，报公司领导审批。（二）档案销毁1.经公司领导批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁清册》应包括档案名称、编号、年度、保管期限、销毁时间、销毁方式等内容，一式两份，一份留存档案管理部门，一份报公司领导备案。七、档案查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、年度、查阅原因等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据《档案查阅申请表》提供的信息，及时查找并提供档案，供查阅人员在指定地点查阅。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记备案。4.查阅结束后，查阅人员应将档案及时归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、年度、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案管理部门应根据《档案借阅申请表》提供的信息，办理档案借阅手续，将档案交付借阅人员，并在档案借阅登记簿上登记。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请。4.借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应认真检查档案的归还情况，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对公司档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应按照国家有关规定和公司档案管理制度的要求填写，做到数据准确、内容完整、报送及时。3.档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，为公司档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.公司因机构调整、人员变动等原因，需要进行档案移交的，应按照档案管理的有关规定办理档案移交手续