法院档案保管制度

法院档案保管制度一、总则（一）目的为了加强法院档案的科学管理，确保档案的完整与安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在法院审判工作及其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》以及相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在工作中形成的各类档案，包括但不限于案件卷宗、文书档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则法院档案由专门的档案管理部门集中统一保管，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实性原则档案应如实反映法院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率，满足审判及其他工作的需要。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本院设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全院档案的集中管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作。3.对档案进行科学保管，确保档案的安全，定期对档案保管状况进行检查，采取有效措施防治档案的破损、褪色、霉变、虫蛀等。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查阅利用。5.按照规定的范围和程序，为本院各部门及有关单位和个人提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和催还工作。6.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。7.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。8.对本院各部门的档案工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。9.积极开发利用档案信息资源，为法院审判工作、司法改革、队伍建设等提供参考依据和决策支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.案件卷宗涵盖各类刑事、民事、行政案件从立案到结案全过程形成的材料，包括起诉书、答辩状、证据材料、庭审笔录、裁判文书等。2.文书档案本院在行政管理、审判业务、队伍建设等工作中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。3.声像档案记录本院重要活动、重大事件、庭审现场等的照片、录音、录像等资料。4.电子档案以电子数据形式存在的各类档案，包括案件电子卷宗、电子公文、电子证照等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地移交档案管理部门。2.收集过程中应严格按照档案分类标准进行整理，保持文件材料之间的有机联系，便于后续的整理和归档。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案材料，应进行重点收集和妥善保管。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行分类，一般分为案件档案类、文书档案类、声像档案类、电子档案类等一级类目，在一级类目下再根据实际情况设置二级及以下类目。2.编号为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查找。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、档号、保管期限、起止日期、页数、备注等项目，目录应清晰准确，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，对破损的文件进行修补。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，档案装具应坚固耐用，便于移动和排列。2.按照档案类别、保管期限等进行合理排列，确保档案存放有序，便于查找。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括具有重要历史价值、法律意义和长期查考利用价值的档案，如本院制定的重要规范性文件、重大案件的卷宗等。3.长期保管的档案保管期限为30年，主要包括一般案件卷宗、重要的文书档案等。4.短期保管的档案保管期限为10年，主要包括一般性的文书档案、临时性的工作文件材料等。（四）档案保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、存放位置等信息，做到账物相符。2.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量和质量准确无误。3.对破损、褪色、霉变等档案及时进行修复和处理，确保档案的完整性和可读性。4.加强对档案库房的安全管理，严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。5.做好档案的防盗、防火、防潮、防虫等工作，定期检查库房设施设备的运行情况，确保安全可靠。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本院工作人员因工作需要可以查阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅本院档案的，应按照规定办理查阅手续。3.当事人及其代理人查阅案件卷宗的，应按照相关法律规定和本院的要求办理查阅手续。（二）查阅手续1.本院工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及档号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本院档案管理部门提交查阅申请函，并注明查阅目的、查阅范围、查阅人员等信息，经本院分管领导批准后，方可查阅。查阅申请函应加盖单位公章。3.当事人及其代理人查阅案件卷宗，应提交有效身份证件和授权委托书，按照本院的规定办理查阅手续。（三）查阅方式1.档案管理部门应提供专门的查阅场所，配备必要的查阅设备，方便查阅人员查阅档案。2.查阅人员应在档案管理部门工作人员的监督下查阅档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。3.查阅档案时，如需复印、拍照或摘录档案内容，应按照规定办理相关手续，并经档案管理部门工作人员审核同意。（四）借阅手续1.本院工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称及档号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、污损。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面鉴定。2.对已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值但保管期限已满的档案，经鉴定小组审核同意后，可延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、档号、保管期限、销毁原因等信息。4.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、本院分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，一般采用焚烧、粉碎等方法。2.档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁过程彻底、安全。3.销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的法院档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为法院审判工作和其他各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理的要求，确保图像清晰、完整。2.对扫描后的电子图像进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。3.按照档案分类标准，对电子档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、报表生成等基本功能，方便档案管理部门进行日常管理工作。2.系统应具备权限管理功能，根据用户的角色和职责，设置不同的访问权限，确保档案信息的安全。3.系统应具备数据备份和恢复功能，定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。（四）