档案人事制度

档案人事制度一、总则（一）目的本档案人事制度旨在规范公司/组织的档案管理与人事工作流程，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，保障人事管理工作的规范化、科学化、高效化，为公司/组织的稳定发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及全体员工。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关档案管理和人事管理的法律法规及行业标准，确保各项工作合法合规。2.真实准确原则：档案信息和人事数据必须真实、准确、完整，如实反映员工的实际情况。3.安全保密原则：加强档案和人事信息的安全管理，防止信息泄露、篡改或丢失，确保信息安全。4.便捷高效原则：优化工作流程，提高档案管理和人事工作的效率，为员工和公司/组织提供便捷服务。二、档案管理（一）档案分类1.员工人事档案：包括员工个人基本信息、履历、学历学位证书、培训记录、工作经历、考核评价、奖惩情况等。2.劳动合同档案：员工与公司/组织签订的劳动合同文本及相关补充协议。3.薪资福利档案：员工薪资发放记录、福利待遇调整记录等。4.培训档案：员工参加各类培训的计划、教材、考核成绩等资料。5.绩效考核档案：员工绩效考核方案、考核结果及相关反馈记录。6.其他档案：如员工离职手续办理档案、特殊岗位人员资质档案等。（二）档案收集与整理1.收集渠道新员工入职时，由本人提交完整的个人资料，包括身份证、学历证书、学位证书、资格证书等原件及复印件，同时填写入职登记表。各部门负责收集本部门员工的工作业绩、奖惩情况、培训记录等相关资料，并及时移交档案管理部门。人力资源部门定期从财务部门获取薪资福利相关数据，从培训部门获取培训资料等。2.整理要求档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的资料进行分类整理，确保每份档案资料齐全、完整。对每份档案资料进行编号，建立索引目录，便于查找和管理。对档案资料中的复印件进行审核，确保与原件一致，并加盖“与原件相符”章。（三）档案归档与保管1.归档流程档案管理人员将整理好的档案资料按照类别和时间顺序依次装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止日期等信息。将档案盒存放在档案柜中，按照档案柜编号和档案盒顺序进行排列，建立档案存放位置索引。2.保管要求档案管理部门应设置专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。档案柜应坚固耐用，具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行数据维护和更新。（四）档案查阅与借阅1.查阅权限公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。人力资源部门因招聘、考核、晋升等工作需要查阅员工档案的，可直接查阅，但需做好查阅记录。外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，查阅内容严格限定在审批范围内，并做好查阅记录。2.借阅规定员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员必须妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案资料，如有违反，将依法追究责任。借阅结束后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，及时与借阅人员核实处理。（五）档案销毁1.销毁条件档案资料超过保管期限，且无继续保存价值的，可进行销毁。因公司/组织机构调整、业务变更等原因，导致某些档案资料不再适用的，可进行销毁。档案资料因自然灾害、意外事故等原因造成损坏或丢失，无法修复或补充的，可进行销毁。2.销毁流程档案管理部门定期对档案进行清查，确定需要销毁的档案清单，并填写档案销毁申请表。申请表经档案管理部门负责人、财务部门负责人、公司/组织主管领导审批后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁清册存档。三、人事管理（一）员工招聘与录用1.招聘计划根据公司/组织发展战略和业务需求，人力资源部门每年定期制定员工招聘计划，明确招聘岗位、人数、要求、时间等信息。招聘计划需经公司/组织主管领导审批后实施。2.招聘渠道内部招聘：通过公司/组织内部公告、员工推荐等方式，选拔合适的人员填补岗位空缺。外部招聘：通过招聘网站、人才市场、校园招聘、社交媒体等渠道发布招聘信息，吸引外部人才应聘。3.录用流程对应聘人员进行资格审查、面试、笔试、体检等环节，综合评估其综合素质和岗位适应性。根据评估结果，确定拟录用人员名单，并进行公示。公示无异议后，与拟录用人员签订劳动合同，办理入职手续。（二）员工培训与发展1.培训需求分析人力资源部门定期组织各部门进行培训需求调查，了解员工的培训需求和岗位技能提升要求。根据调查结果，结合公司/组织发展战略和业务需求，制定年度培训计划。2.培训计划制定培训计划应明确培训目标、内容、方式、时间、地点、师资等信息，并经公司/组织主管领导审批后实施。培训计划应涵盖新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训、职业素养培训等各类培训项目。3.培训实施与管理按照培训计划组织开展培训活动，确保培训质量和效果。对培训过程进行记录，包括培训时间、地点、内容、参与人员等信息。建立员工培训档案，记录员工参加培训的情况和考核成绩。定期对培训效果进行评估，根据评估结果调整培训计划和内容。（三）员工绩效考核1.考核指标设定根据不同岗位的职责和要求，设定科学合理的绩效考核指标，包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面。绩效考核指标应明确、具体、可衡量，具有针对性和可操作性。2.考核周期与方式绩效考核周期分为月度、季度、年度考核，具体考核周期根据岗位特点和工作性质确定。考核方式采用上级评价、同事评价、自我评价相结合的方式，确保考核结果客观公正。3.考核流程员工在考核周期结束后，填写绩效考核自评表，提交给上级领导。上级领导根据员工的工作表现，结合考核指标进行评价，填写绩效考核评价表。人力资源部门汇总考核结果，进行审核和统计分析，并将考核结果反馈给员工本人。根据考核结果，对员工进行相应的奖励或惩罚，如绩效奖金发放、晋升、调岗、培训等。（四）员工薪酬福利管理1.薪酬体系设计根据公司/组织发展战略和市场行情，设计合理的薪酬体系，包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴、补贴等部分。薪酬体系应体现岗位价值、工作业绩和个人能力，具有激励性和公平性。2.薪酬核算与发放人力资源部门每月根据员工的考勤、绩效考核等情况，核算员工的薪酬，并提交给财务部门审核。财务部门审核无误后，按照规定的时间和方式发放员工薪酬。3.福利管理公司/组织为员工提供法定福利，如社会保险、住房公积金等。根据公司/组织实际情况，为员工提供其他福利，如带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等，以及节日福利、生日福利、培训福利、健康体检等。（五）员工职业生涯规划1.规划原则员工职业生涯规划应遵循个人与公司/组织共同发展的原则，充分考虑员工的个人兴趣、能力和职业目标，结合公司/组织的发展战略和业务需求。2.规划流程人力资源部门组织员工进行职业生涯规划培训，帮助员工了解职业生涯规划的方法和步骤。员工根据自身情况，填写职业生涯规划申请表，明确自己的职业目标、发展路径和行动计划。上级领导与员工进行沟通，对员工的职业生涯规划进行指导和建议，并签字确认。人力资源部门将员工的职业生涯规划纳入员工档案，并定期跟踪和评估员工的职业发展情况，根据评估结果提供相应的支持和帮助。（六）员工离职管理1.离职类型员工离职分为主动离职和被动离职两种类型。主动离职是指员工因个人原因向公司/组织提出辞职申请；被动离职是指公司/组织因员工违反规章制度、不能胜任工作等原因解除与员工的劳动合同。2.离职流程员工提出离职申请的，应提前[X]天向所在部门提交书面辞职报告，经部门负责人同意后，报人力资源部门审批。人力资源部门对离职申请进行审核，了解员工离职原因，办理离职面谈手续，确认员工工作交接情况和相关费用结算情况。员工完成工作交接后，填写离职手续清单，经所在部门、财务部门签字确认后，到人力资源部门