幼儿档案归档制度

幼儿档案归档制度一、总则（一）目的为了规范幼儿档案的管理，确保幼儿档案的完整性、准确性和安全性，为幼儿的教育、成长和发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及幼儿档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：幼儿档案应如实记录幼儿的各项信息和发展情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集幼儿在园期间的各类资料，包括但不限于个人基本信息、健康状况、学习表现、兴趣爱好等，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护幼儿档案的隐私，未经授权不得泄露档案内容，确保幼儿信息安全。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、归档和保管，保证档案管理工作的规范化和标准化。二、档案内容（一）个人基本信息1.幼儿基本资料幼儿姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。父母姓名、职业、联系电话等家庭主要成员信息。2.入园信息入园时间、所在班级、入园方式（正常入园、插班入园等）。（二）健康状况1.体检记录入园体检报告，包括身高、体重、视力、听力、口腔等各项身体指标检查结果。定期体检报告，记录幼儿每学期或每年的健康状况变化。2.疫苗接种记录国家免疫规划疫苗接种证复印件，详细记录幼儿各类疫苗接种情况。园内疫苗补种记录，对于未按时接种或漏种疫苗的幼儿进行补种登记。3.疾病史及过敏史幼儿既往病史，如是否患有先天性疾病、慢性疾病等。食物、药物、环境等过敏信息，以便在园期间采取相应的防护措施。（三）学习表现1.课程学习记录各学科学习成绩、作业完成情况、课堂表现等记录，反映幼儿在知识学习方面的进展。学习过程中的特殊表现，如学习困难、进步显著等情况的详细描述。2.兴趣培养记录参加园内兴趣班（绘画、音乐、舞蹈、体育等）的记录，包括兴趣班课程内容、学习成果展示等。幼儿在兴趣活动中的表现、获奖情况等资料。（四）品德行为1.日常行为记录遵守园内规章制度情况，如出勤记录、纪律表现等。与同伴相处情况，包括合作能力、分享意识、冲突解决等方面的观察记录。2.品德教育活动记录参加园内品德教育课程、主题活动的记录，如感恩教育、文明礼仪教育等。幼儿在品德教育活动中的感悟、表现及成果展示。（五）特殊情况记录1.突发事件记录幼儿在园期间发生的突发事件，如意外伤害、疾病突发等情况的详细经过和处理措施记录。事件后续跟进情况，包括幼儿身体恢复状况、心理安抚等方面的记录。2.特殊需求记录针对有特殊需求的幼儿，如特殊教育需求、心理辅导需求等，记录相关评估报告、干预措施及效果评估。三、档案收集（一）收集责任主体1.教师负责收集本班幼儿在日常教育教学活动中产生的各类资料，如学习表现、品德行为记录等。2.保健医生负责收集幼儿的健康状况相关资料，包括体检报告、疫苗接种记录、疾病史等。3.其他相关部门或人员按照各自职责范围，负责收集与幼儿相关的特定资料，如兴趣班活动记录等。（二）收集时间要求1.每月末，教师应将本月幼儿的学习表现、品德行为等资料进行整理收集，确保资料的及时性和完整性。2.每学期开学初，保健医生应完成幼儿上学期健康状况资料的汇总整理，并及时更新本学期的健康档案。3.对于特殊情况应及时记录并收集相关资料，确保档案信息的实时性。（三）收集方式1.教师通过日常观察、课堂记录、活动评价等方式，收集幼儿的学习和行为表现资料，并填写相应的记录表格。2.保健医生从医院、社区卫生服务中心等相关机构获取幼儿的体检报告、疫苗接种信息等，并进行分类整理。3.其他部门或人员通过活动组织、问卷调查等方式收集幼儿在特定活动中的相关资料，并提交至档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.按照档案内容的类别，分为个人基本信息、健康状况、学习表现、品德行为、特殊情况记录五大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如健康状况类下分为体检记录、疫苗接种记录、疾病史及过敏史等小类。（二）整理步骤1.收集到的各类资料应先进行初步筛选，剔除重复、无效或不符合要求的信息。2.按照分类标准对资料进行分类排序，将同一类别的资料集中在一起。3.对每份资料进行编号，以便于查找和管理。编号应遵循一定的规则，如按照幼儿入园顺序或档案类别进行编号。4.制作资料目录，详细列出每份资料的名称、编号、日期等信息，便于快速检索。（三）整理要求1.资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造或损坏。如有需要补充或更正信息，应在原始资料上进行标注，并注明补充或更正的原因和日期。2.整理后的资料应整齐、规范，纸张大小应统一，装订应牢固、平整。五、档案归档（一）归档方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行归档。纸质档案按照分类顺序装订成册，存放在专门的档案柜中。2.电子档案应按照纸质档案的分类和编号进行整理存储，建立电子档案数据库，便于查询和管理。（二）归档流程1.整理好的纸质档案由档案管理人员进行核对，确保资料齐全、准确、分类正确。核对无误后，将档案装入档案盒，并在档案盒上标注档案类别、年份、班级等信息。2.档案管理人员将纸质档案按照档案柜的排列顺序进行存放，并建立纸质档案存放索引表，记录档案的存放位置。3.同时，档案管理人员将电子档案上传至电子档案数据库，并按照相应的分类和编号进行命名和存储。在电子档案数据库中建立索引目录，方便快速查找和检索。（三）归档时间1.每学期末，完成本学期幼儿档案的整理和归档工作。2.对于幼儿毕业或转出本园的情况，应在幼儿离开后一个月内完成档案的整理和归档，并按照规定进行妥善保管。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案保管室，档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全存放。2.档案保管室内应配备档案柜、档案架等存储设备，按照档案类别和年份进行分类存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.幼儿档案应长期保管，直至幼儿年满18周岁后，根据相关法律法规和实际情况确定是否继续保管。2.对于涉及幼儿重大疾病、特殊教育需求等重要档案资料，应适当延长保管期限，以便在需要时能够提供参考依据。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。2.保持档案保管室的清洁卫生，定期进行通风换气，防止档案受潮、发霉。3.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。七、档案查阅（一）查阅权限1.教师因教育教学工作需要，可查阅本班幼儿的档案资料，但仅限于与教学相关的内容。查阅前应填写查阅申请表，经部门负责人批准后方可查阅。2.保健医生因了解幼儿健康状况、制定保健计划等需要，可查阅幼儿的健康档案。查阅时应遵循相关规定，确保信息的合理使用。3.其他部门或人员如需查阅幼儿档案，应经档案管理部门负责人批准，并说明查阅目的和用途。查阅范围应严格限定在与工作相关的必要信息内。4.幼儿家长有权查阅幼儿的档案资料，但应提前向档案管理部门提出申请，经审核同意后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅时应遵守档案管理规定，不得擅自复印、拍照或传播档案内容。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人或档案管理部门负责人批准后，交档案管理人员办理查阅手续。3.档案管理人员根据查阅申请表的要求，提供相应的档案资料，并在查阅登记表上记录查阅人员姓名、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人员应在规定的时间内归还档案资料，不得擅自将档案带出档案保管室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行操作。（三）查阅记录档案管理人员应对每次查阅情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的等信息。查阅记录应妥善保存，以备日后查询和审计。八、档案借阅（一）借阅条件1.因特殊工作需要，经档案管理部门负责人批准，可办理档案借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并说明原因。2.借阅人员应具备良好的档案保管意识，能够保证档案的安全和完整。借阅期间不得擅自转借他人，不得在档案上涂改、标记或损坏。（二）借阅流程1.借阅人员填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。2.申请表经档案管理部门负责人审批后，借阅人员到档案管理人员处办理借阅手续，领取档案资料。3.档案管理人员应对借阅的档案进行详细登记，包括借阅日期、借阅人员姓名、档案名称、编号等信息，并要求借阅人员签字确认。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。（三）借阅归还借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料。归还时，档案管理人员应核对档案的数量、完整性和质量，确认无误后在借阅登记表上注明归还日期，并将档案资料归还原位。九、档案销毁（一）销毁条件1.幼儿档案超过保管期限，且经档案管理部门负责人审核确认不再具有保存价值的，可进行销毁处理。2.因档案损坏、丢失等原因无法继续保存的，经相关部门核实后，可办理销毁手续。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，详细说明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导审批后，方可进行销毁操作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧