国企档案归档制度

国企档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各单位的档案归档管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、资料、图表、声像、电子数据等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一领导，由公司综合管理部门负责档案的统筹管理，各部门负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容完整、准确。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查阅。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案归档范围与分类（一）归档范围1.行政管理类：包括公司的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.经营管理类：涵盖市场调研、市场营销、合同管理、财务管理、审计报告、投资项目资料等。3.生产技术类：涉及产品研发、生产工艺、质量控制、设备管理、技术改造等方面的文件和资料。4.党群工作类：包含党组织建设、党员管理、工会工作、企业文化建设等相关档案。5.其他类：如外事活动、突发事件处理、专项工作档案等。（二）分类方法1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，分为一级类目、二级类目和三级类目。2.一级类目包括行政管理类、经营管理类、生产技术类、党群工作类、其他类。3.二级类目根据一级类目的具体内容进一步细分，如行政管理类可分为文件管理、会议管理、人事管理等。4.三级类目是在二级类目的基础上，对具体的档案材料进行详细分类，如文件管理可分为上级文件、本级文件、下级文件等。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保本部门在工作活动中形成的各类文件材料及时、完整地收集起来。2.收集的文件材料应包括原件、正本、定稿、重要文件的历次修改稿等，同时要注意收集相关的附件、图表、数据等。3.对于外来文件，如上级机关文件、合作单位文件等，应及时登记并妥善保管。（二）文件材料的整理1.收集后的文件材料应按照分类方案进行整理，保持文件之间的有机联系。2.对文件材料进行编号、编目，编制文件目录，注明文件的标题、文号、日期、来源等信息。3.对破损、褪色的文件材料进行修复，对字迹模糊或易褪色的文件材料进行复制。4.剔除重复、无用的文件材料，确保归档文件的精炼。（三）文件材料的装订1.归档文件应采用左侧装订的方式，装订应牢固、整齐，便于翻阅。2.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或裱糊，使其大小一致。3.装订时应注意避免压住文件的字迹和印章。（四）电子文件归档1.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理和存储，确保文件的可读性和可利用性。2.电子文件应进行备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和更新。3.建立电子文件索引目录，便于快速查找和利用。四、档案归档流程（一）部门整理各部门在工作活动结束后，应及时对本部门形成的文件材料进行整理，按照分类方案进行分类，并编制本部门的档案目录。（二）部门移交各部门应在规定的时间内，将整理好的档案材料移交至公司综合管理部门。移交时应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、移交时间等信息。（三）综合管理部门审核公司综合管理部门收到各部门移交的档案材料后，应进行审核，检查档案材料的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的档案材料，应退回原部门进行补充或整改。（四）档案归档经审核合格的档案材料，由公司综合管理部门按照分类方案进行归档，存入档案库房。同时，在档案管理系统中录入档案信息，建立档案索引。五、档案保管（一）档案库房建设1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）档案存储方式1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.纸质档案应存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，编号清晰。3.电子档案应存储在专用的存储设备中，存储设备应定期进行检查和维护。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指对公司具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要合同等。3.长期保管的档案是指在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，保管期限为1年至10年。（四）档案定期清查1.公司综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整和安全。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查结果应形成报告，向上级领导汇报。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复制、摘抄或传播。3.外部单位查阅档案，应提前与公司综合管理部门联系，提交查阅申请函，经公司领导批准后，方可查阅。查阅时应安排专人陪同，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。（二）查阅流程1.查阅人员填写档案查阅申请表，提交所在部门负责人签字。2.将申请表提交至公司综合管理部门，档案管理人员根据查阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理人员为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，档案管理人员应检查档案是否完好无损。（三）档案利用1.公司鼓励各部门充分利用档案资源，为公司的各项工作提供支持和服务。2.档案管理人员应积极配合各部门的档案利用需求，及时提供相关档案资料。3.对于需要对档案进行复制、摘抄的，应按照规定办理手续，确保档案信息的安全。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、现实利用价值等因素进行综合判断。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门相关人员。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容、来源等因素，对档案进行逐卷审查。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其现实利用价值，对于仍有利用价值的档案，应延长保管期限。3.对于已失去利用价值的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案的名称、数量、销毁原因等信息。（四）销毁流程1.档案销毁申请表经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人