物业档案制度

物业档案制度一、总则（一）目的为加强本公司物业档案管理，确保物业档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理服务水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司管理的所有物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等。（三）定义物业档案是指公司在物业管理活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它反映了物业项目从规划、建设到管理服务全过程的真实情况。（四）管理原则物业档案管理遵循集中统一、分级负责、分类管理、安全保密的原则。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理物业项目的各类档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。3.定期对档案进行整理、鉴定、统计和销毁，保证档案的质量和完整性。4.负责档案的借阅、查阅和归还登记工作，严格执行档案保密制度。5.组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门在物业管理活动中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，并定期移交至档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定提供相关资料。3.负责对本部门员工进行档案管理知识的宣传和教育，确保员工了解档案管理的重要性和相关要求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业项目规划设计文件，包括规划图、建筑设计图、效果图等。2.建设工程文件，如施工许可证、竣工验收报告、工程质量保修书等。3.业主及住户资料，包括入住登记表、身份证复印件、房屋租赁合同等。4物业管理服务文件，如物业服务合同、管理规约、应急预案等。5.设施设备档案，包括设备清单、维修保养记录、操作规程等。6.财务档案，如收费记录、财务报表、审计报告等。7.其他与物业管理相关的文件材料，如会议纪要、投诉处理记录、社区活动资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、目录清晰。（四）整理方法1.按照档案类别进行分类，如分为综合管理类、业主及住户类、设施设备类、财务类等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在规定时间内将整理好的档案移交至档案管理部门，移交时应填写档案移交清单。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。对不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或修正。（二）保管期限物业档案的保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案包括物业项目规划设计文件、建设工程文件、物业服务合同等重要文件。2.长期保管的档案保管期限为15年至50年，如设施设备档案、业主及住户资料等。3.短期保管的档案保管期限为5年以下，如一般的财务档案、日常工作记录等。（三）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.对电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。（四）档案的清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点，确保档案的数量准确。2.每年对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、完整性和准确性等，发现问题及时处理。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循方便快捷、确保安全的原则，为物业管理服务、决策支持等提供有效依据。2.严格遵守档案保密制度，未经批准，不得擅自提供档案给无关人员查阅。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经公司领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照等。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记台账，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、期限等进行详细记录，以便跟踪和管理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确定其是否仍具有保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和本公司的实际情况，对档案进行综合评估。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，清单应包含档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清单经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立物业档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、名称、日期、内容等。2.档案查询：提供多种查询方式，如按编号、名称、日期等进行查询，方便用户快速获取所需档案信息。3.档案借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人员、时间、期限等，实现借阅流程自动化。4.档案统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全保密，防止数据泄露。（三）数据备份与维护1.定期对档