制定档案收集制度

制定档案收集制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司/组织档案的收集工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，为公司/组织的各项工作提供可靠的信息支持和历史依据。2.适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在工作活动中形成的各类档案的收集。3.定义档案：指公司/组织在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。收集：指对公司/组织内各部门、各分支机构以及员工手中具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料进行集中统一收取的过程。二、档案收集的基本原则1.真实性原则收集的档案必须是真实反映公司/组织工作活动实际情况的原始材料，不得篡改、伪造。2.完整性原则全面收集公司/组织在各项工作活动中形成的各类档案，确保档案内容的完整无缺，避免重要信息的遗漏。3.准确性原则准确记录档案形成的时间、地点、内容、责任者等关键信息，保证档案信息的准确无误。4.及时性原则及时收集档案，防止档案材料的散失和延误，确保档案信息的时效性。三、档案收集的范围1.行政管理类档案公司/组织的各类规章制度、章程、办法、规定等文件。公司/组织的工作计划、总结、报告、统计报表等材料。公司/组织的会议文件、记录、纪要等。公司/组织的人事任免、奖惩、考核等文件。公司/组织的印章使用记录、介绍信存根等。公司/组织的行政事务处理文件，如请示、批复、函件等。2.业务经营类档案市场营销档案，包括市场调研、营销策划、客户资料、销售合同等。生产管理档案，如生产计划、工艺流程、质量控制、设备维护等文件。财务管理档案，涵盖财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。物资采购档案，包括采购计划、采购合同、供应商资料、物资验收记录等。项目管理档案，如项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。3.技术研发类档案科研项目档案，包括项目申请书、研究报告、实验数据、技术成果等。产品设计档案，如产品图纸设计方案、技术说明书、设计变更记录等。工艺技术档案，如工艺流程、操作规程、技术标准等。技术引进档案，包括引进合同、技术资料、消化吸收记录等。4.党群工作类档案党组织建设文件，如党委工作计划、总结、党员名册、党组织关系介绍信等。党员教育管理文件，包括党员培训资料、党员思想汇报、党费收缴记录等。工会工作文件，如工会工作计划、总结、会员名册、工会活动记录等。共青团工作文件，如共青团工作计划、总结、团员名册、团活动记录等。5.其他类档案公司/组织的重大活动档案，如庆典活动、接待活动、对外合作交流活动等的相关文件、照片、影像资料等。公司/组织的荣誉档案，包括获奖证书、奖杯、奖牌等的照片及相关文件。公司/组织的声像档案，如录音带、录像带、光盘等记录公司/组织重要活动、工作场景、领导讲话等内容的资料。公司/组织的实物档案，如具有纪念意义的物品、样品、模型等。四、档案收集的职责分工1.档案管理部门职责负责制定档案收集制度，并组织实施和监督检查。指导和协调各部门的档案收集工作，提供档案收集方面的培训和咨询服务。根据档案收集范围，定期对各部门的档案收集情况进行检查和评估，及时发现问题并提出改进意见。负责集中统一收集公司/组织内各部门、各分支机构以及员工手中具有保存价值的档案材料。2.各部门职责各部门负责人为本部门档案收集工作的第一责任人，并指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。按照档案收集制度的要求，组织本部门员工及时收集、整理在工作活动中形成的各类档案材料，确保档案的完整、准确和及时。定期对本部门的档案收集情况进行自查，发现问题及时整改，并将档案收集工作纳入部门绩效考核内容。负责将整理好的档案材料按照规定的时间和要求移交至档案管理部门。五、档案收集的流程1.档案形成部门收集各部门员工在工作活动中形成的档案材料，由本人或所在岗位按照档案分类要求进行初步整理，确保材料齐全、完整、准确。部门指定的档案收集人员定期对本部门员工手中的档案材料进行收集，并进行进一步的整理和分类。对于重要的、涉及多个部门的档案材料，由相关部门共同协商确定收集责任部门，并由该部门负责收集和整理。2.档案移交各部门档案收集人员在档案整理完毕后，填写《档案移交清单》，详细记录档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。将整理好的档案材料连同《档案移交清单》一并移交至档案管理部门。档案管理部门接收人员对移交的档案进行核对，确认无误后在《档案移交清单》上签字，并将其中一联返还给移交部门留存。3.档案管理部门验收档案管理部门对接收的档案进行验收，检查档案的完整性、准确性、系统性以及整理质量等。对于验收合格的档案，按照档案分类方案进行分类、编号、装订等进一步整理，并录入档案管理系统。对于验收不合格的档案，档案管理部门应及时通知移交部门，说明问题并要求限期整改后重新移交。六、档案收集的时间要求1.定期收集各部门应每月定期将整理好的档案材料移交至档案管理部门。具体时间为每月的[具体日期]前。档案管理部门应在接收档案后的[X]个工作日内完成验收和整理工作。2.即时收集对于公司/组织内发生的重大事件、重要活动等形成的档案材料，相关部门应在事件结束或活动完成后的[X]个工作日内将档案材料收集整理完毕并移交至档案管理部门。对于突发性事件形成的档案材料，应在事件处理过程中同步收集，确保档案的及时性和完整性。七、档案收集的质量要求参照相关法律法规及行业标准1.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备。2.档案材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。3.档案材料应统一采用A4纸规格进行整理和装订，对于小于A4纸的材料应进行粘贴或裱糊处理。4.档案材料应按照档案分类方案进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。5.档案材料应编制页码，页码应标注在每页材料的右下角，正面为单数，背面为双数。6.档案材料应编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目，卷内目录应排列在卷内材料首页。7.档案材料应编制备考表，备考表应包括本卷情况说明、整理人、检查人、日期等项目，备考表应排列在卷内材料末页。八、档案收集的监督与考核1.监督检查档案管理部门定期对各部门的档案收集工作进行监督检查，检查内容包括档案收集的及时性、完整性、准确性以及整理质量等。对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改，并跟踪整改情况。2.考核评价将档案收集工作纳入公司/组织的绩效考核体系，对各部门的档案收集工作进行考核评价。考核评价指标包括档案收集的及时性、完整性、