大学档案销毁制度

大学档案销毁制度一、总则（一）目的为加强大学档案管理，确保档案信息的安全性、完整性和保密性，规范档案销毁工作流程，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学各部门、各学院在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案的销毁管理。（三）基本原则1.依法依规原则：档案销毁工作必须严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保销毁行为合法合规。2.安全保密原则：在档案销毁过程中，要采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露。3.严谨规范原则：建立严谨规范的档案销毁工作流程，确保销毁工作有序进行。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立由学校档案管理部门牵头，各相关部门、学院负责人及档案管理人员组成的档案鉴定工作小组，负责对拟销毁档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限已满：根据国家和学校规定的档案保管期限，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.失去保存价值：对虽未到保管期限，但已失去现实利用价值的档案，经鉴定后可予以销毁。3.重复或无效：对内容重复、已被新的档案材料替代或无实际效用的档案进行鉴定销毁。（三）鉴定程序1.初步筛选：各部门、学院档案管理人员对本部门保管的档案进行初步筛选，提出拟销毁档案清单。2.小组鉴定：档案鉴定工作小组对各部门提交的拟销毁档案清单进行集中鉴定，逐份审查档案内容，确定是否符合销毁条件。3.结果公示：对经鉴定拟销毁的档案清单进行公示，公示期为[X]个工作日，广泛征求意见。公示期间如有异议，由档案鉴定工作小组进行复查核实。三、销毁审批（一）审批流程1.部门申请：经鉴定符合销毁条件的档案，由档案形成部门填写《大学档案销毁申请表》，详细说明档案名称、数量、形成时间、销毁原因等，并提交本部门负责人审核签字。2.学院审核：档案形成部门所在学院对申请表进行审核，签署意见并加盖学院公章后，报学校档案管理部门。3.档案部门审查：学校档案管理部门对申请表及相关档案进行审查，核实档案鉴定结果及销毁必要性，签署审查意见。4.学校审批：档案管理部门将审查通过的申请表报学校分管领导审批，经学校领导批准后方可进行销毁。（二）审批材料留存档案销毁申请表及相关审批材料由学校档案管理部门留存归档，作为档案销毁工作的重要依据。四、销毁实施（一）销毁方式选择根据档案的性质、载体及数量等情况，选择合适的销毁方式。1.纸质档案：对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。焚烧应在符合环保要求的指定地点进行，并确保完全燃烧；粉碎可使用专业的碎纸机或粉碎机，将档案粉碎成无法复原的细小颗粒。2.电子档案：电子档案应采用数据擦除、物理损坏等方式进行销毁。数据擦除可使用专业的数据擦除软件多次覆盖数据存储区域，确保数据无法恢复；物理损坏可通过格式化存储介质、拆除存储芯片等方式进行。3.其他载体档案：对于光盘、磁带等其他载体的档案，可根据实际情况选择相应的销毁方式，确保档案信息彻底销毁。（二）销毁过程监督1.现场监督：档案销毁工作必须在档案管理部门或相关部门人员的现场监督下进行，确保销毁过程符合规定要求。2.记录备案：对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、数量、监督人员等信息，并由监督人员和销毁执行人员签字确认。记录材料应留存归档，以备查考。五、销毁登记（一）登记内容建立《大学档案销毁登记簿》，对每一批次销毁的档案进行详细登记，内容包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、销毁地点、审批文号等。（二）登记要求1.及时准确：档案销毁工作完成后，负责销毁的部门应及时将销毁信息录入登记簿，确保登记内容准确无误。2.专人负责：指定专人负责档案销毁登记工作，保证登记簿的记录完整、规范。六、特殊情况处理（一）涉及重要信息档案对于涉及学校重要历史事件、重大决策、核心技术等重要信息的档案，在销毁前应进行特殊处理，确保相关信息得到妥善保存或转化。可采用数字化备份、缩微保存等方式，将重要信息进行长期留存，同时对原档案进行销毁。（二）法律纠纷相关档案在涉及法律纠纷时，与纠纷相关的档案不得擅自销毁，应按照法律程序进行处理。待法律纠纷解决后，根据最终处理结果决定档案的销毁与否。七、监督检查（一）内部监督学校档案管理部门定期对各部门档案销毁工作进行监督检查，检查内容包括档案鉴定程序是否规范、销毁审批手续是否齐全、销毁过程是否符合要求、销毁登记是否准确等。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，积极配合外部监督工作，如实提供档案销毁工作相关资料和情况。对外部监督机构提出的意见和建议，认真研究并及时落实整改措施。八、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自销毁档案：未按照本制度规定履行档案销毁审批手续，私自销毁档案的行为。2.销毁过程违反规定：在档案销毁过程中，未采取必要的安全保密措施，导致档案信息泄露；或未按照规定的销毁方式进行操作，造成档案未被彻底销毁的行为。3.虚假鉴定销毁档案：通过虚假鉴定，将不应销毁的档案进行销毁的行为。（二）责任追究方式1.批评教育：对违规情节较轻的部门或个人，给予批评教育，责令其立即整改。2.责令赔偿：因违规销毁档案给学校造成经济损失的，责令相关部门或个人承担相应的赔偿责任。3.行政处分：对违规情节严重的部门负责人或直接责任人，视情节轻重给予警告、