太原档案工作制度

太原档案工作制度一、总则（一）目的为加强太原地区档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本档案工作制度。（二）适用范围本制度适用于太原市行政区域内所有机关、团体、企事业单位及其他社会组织的档案工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：各单位的档案工作实行集中统一领导，设立专门的档案管理机构或配备专职档案管理人员，对本单位的各类档案进行集中管理。2.真实性原则：档案应如实反映本单位各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取有效的保密措施，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案信息化水平，为档案的查阅、利用提供便利条件，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及人员职责（一）档案管理机构设置各单位应根据工作需要，设立独立的档案管理机构，如档案科、档案室等；不具备设立独立档案管理机构条件的，应指定专门的部门或人员负责档案管理工作，并明确其职责。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集本单位在各项工作活动中形成的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类、整理、编目，确保档案的系统性和规范性。2.档案保管与保护建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、档案柜、防火防盗防潮防虫等设施。定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案保管中存在的问题，确保档案的安全。对破损、褪色的档案进行修复和复制，延长档案的使用寿命。3.档案利用与服务建立档案查阅利用制度，为单位内部和外部人员提供档案查阅利用服务。根据查阅利用者的需求，准确、迅速地提供所需档案，并做好查阅利用登记工作。积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等，为单位领导决策和各项工作提供参考依据。4.档案信息化建设负责本单位档案信息化系统的建设、维护和管理，推进档案数字化工作。按照档案信息化标准，对档案进行数字化加工，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。5.档案统计与上报建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。定期向上级主管部门报送档案工作统计报表，及时反映本单位档案工作的基本情况。三、档案收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各部门应明确专人负责文件材料的形成与积累工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.在各项工作活动中，承办人员应将办理完毕的文件材料及时交本部门的兼职档案员进行集中整理。（二）文件材料的分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。年度按文件形成的自然年度划分；保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）；机构（问题）根据本单位的职能机构设置或问题类别进行划分。2.科技档案：根据项目、专业等进行分类，如科研项目档案按项目阶段分类，基建项目档案按工程阶段分类等。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，并按年度装订成册。4.声像档案：根据载体形式、内容等进行分类，如照片档案按事件、人物等分类，录音录像档案按主题分类。（三）文件材料的整理要求1.文书档案每份文件应保持其完整性，正文与附件、印件与定稿、请示与批复等应齐全配套。按照分类方案，对文件进行排列编号，编目时应准确填写文件的文号、题名、日期、责任者等项目。装订应牢固、整齐，采用A4纸张左侧装订，便于查阅和保管。2.科技档案项目文件应按照其形成规律和特点进行系统整理，组成保管单位。卷内文件应编制页号，有图样的文件应在图样上加盖档号章，并标注页码。科技档案的编目应包括项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期等内容。3.会计档案会计凭证应按月装订成册，封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容。会计账簿应按年度整理立卷，卷内目录应包括账簿名称、年份、册数、页数等信息。财务报告应按年度装订，封面上应加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。4.声像档案照片应冲洗或打印清晰，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行编号和整理。录音录像档案应进行文字说明，注明录制时间、地点、内容等，同时制作相应的电子目录。（四）档案整理的时间要求各单位应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。四、档案保管与保护（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能，配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案装具的选择与使用1.应选用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时修复或更换。（三）档案的存放与排列1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.同一类别的档案应按照一定的顺序排列，便于查找和管理。（四）档案的定期检查与维护1.档案管理机构应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、有无破损、褪色等情况。2.发现档案存在问题时，应及时采取相应的措施进行处理，如修复、复制、更换装具等。3.对电子档案应定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。（五）档案的鉴定与销毁1.鉴定原则：档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则。2.鉴定组织：成立档案鉴定工作小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。3.鉴定标准：根据国家有关规定和本单位的实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保管期限进行重新审查和确定。4.销毁程序：对失去保存价值的档案，应填写档案销毁清册，经单位领导审批后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。五、档案利用与服务（一）档案查阅利用制度1.本单位内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构查阅。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，并填写档案查阅申请表，经档案管理机构负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，须经单位主管领导批准。3.查阅档案时，查阅人员应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理机构负责人同意，并在档案管理人员的监督下进行。4.查阅利用档案应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，不得擅自转借、转让、公布档案信息。（二）档案利用登记与统计1.档案管理机构应建立档案查阅利用登记制度，对查阅利用档案的人员、时间、内容、用途等进行详细登记。2.定期对档案利用情况进行统计分析，及时掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。（三）档案编研工作1.档案管理机构应积极开展档案编研工作，根据本单位工作需要和档案资源状况，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等。2.编研工作应注重实用性和针对性，为单位领导决策、业务工作开展和历史研究提供有力支持。六、档案信息化建设（一）档案信息化规划与建设1.各单位应制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。2.加大对档案信息化建设的投入，配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，以及档案管理软件等软件系统。（二）电子档案管理1.加强电子文件的收集与管理，确保电子文件的真实、完整、有效。电子文件形成部门应按照档案管理要求，对电子文件进行分类、整理、存储，并及时移交档案管理机构。2.档案管理机构应建立电子档案数据库，对电子档案进行集中管理。电子档案应按照档案分类标准进行分类存储，同时建立相应的索引目录，便于检索和利用。3.严格电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案数据丢失、损坏和泄露。（三）档案信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，明确档案信息化安全管理职责，加强对档案信息化系统的安全防护。2.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现并排除安全隐患。对涉及档案信息化系统的重大安全事件，应及时报告并采取应急措施进行处理。七、监督与考核（一）监督检查1.上级主管部门应定期对所属单位的档案工作进行监督检查，确保档案工作制度的贯彻执行。2.档案管理机构应加强对本单位各部门档案工作的日常监督检查，及