政府档案室制度

政府档案室制度一、总则（一）目的为加强政府档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门及所属机构档案室的管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：政府档案室负责集中管理政府各部门形成的各类档案，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实完整原则：档案资料应如实反映政府工作的实际情况，保证档案内容的完整性和准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息的泄露和损毁，对涉及国家机密和敏感信息的档案严格保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理制度。2.负责收集、整理、保管政府各部门形成的各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。3.对档案进行分类、编目、上架，建立健全档案检索体系，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。7.为政府各部门提供档案查阅、借阅等服务，根据工作需要编制档案资料汇编。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务素质和政府工作人员的档案意识。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照档案管理要求，定期将整理好的档案移交档案室集中管理。3.配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求。4.负责对本部门工作人员进行档案管理知识培训，提高档案意识。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的安全保密工作，严格执行档案查阅、借阅制度。4.积极开展档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作。5.定期对档案进行清查核对，确保档案账实相符。6.参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本部门在履行职能过程中形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结等。3.本部门开展业务活动形成的合同、协议、报表、统计资料等。4.本部门工作人员的人事档案、工资档案等。5.本部门的财务预算、决算、会计凭证、账簿等财务档案。6.本部门的科技项目档案、基建档案等。7.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、伪造。3.对重要文件和资料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制案卷目录。2.科技档案整理：按照项目、阶段等进行分类，建立项目档案卷册。3.人事档案整理：按照干部人事档案管理规定进行分类整理。4.财务档案整理：按照会计年度、类别等进行整理，装订成册。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。（三）档案数字化1.积极推进档案数字化建设，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。3.加强电子档案的存储和备份管理，定期进行数据备份，防止数据丢失。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本单位档案的实际情况进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、档案形成部门负责人及相关业务人员组成。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，确定档案的保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.将销毁意见报本单位主管领导审批。3.经批准后，由档案室会同有关部门共同组织销毁，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁原因等，由监销人员签字确认。六、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本单位相关的档案。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等。2.将申请表提交档案室负责人审批。3.经批准后，档案室工作人员按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。（三）借阅范围1.本单位工作人员因工作需要借阅档案。2.外单位因特殊原因需要借阅与本单位相关的档案。（四）借阅程序1.借阅申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途及借阅期限等。2.审批：申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案室负责人审批。3.借阅登记：档案室工作人员对批准借阅的档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。4.借阅手续：借阅人凭有效证件到档案室办理借阅手续，领取档案。5.归还：借阅人应在规定期限内归还档案，档案室工作人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。（五）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅和借阅档案时，应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。3.未经批准，不得擅自复制档案。如需复制，应按照规定办理审批手续。4.外单位查阅和借阅档案，应遵守本单位的档案管理规定，不得泄露档案内容。七、档案统计与移交（一）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本单位领导报告档案管理工作情况。（二）档案移交