保安档案制度管理

保安档案制度管理一、总则（一）目的为了加强公司保安队伍的规范化管理，确保保安人员信息的完整性、准确性和安全性，提高保安工作效率和服务质量，特制定本保安档案制度管理。（二）适用范围本制度适用于公司全体保安人员的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映保安人员的实际情况。2.完整性原则：全面收集保安人员的各类信息，确保档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格保护保安人员的个人隐私和档案信息安全。4.动态管理原则：根据保安人员的工作变动和发展情况，及时更新档案内容。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名：保安人员的全名。2.性别：保安人员的性别。3.出生日期：保安人员的出生年月日。4.民族：保安人员所属民族。5.籍贯：保安人员的籍贯所在地。6.政治面貌：保安人员的政治身份。7.婚姻状况：保安人员的婚姻情况。8.学历：保安人员所获得的最高学历。9.毕业院校：保安人员毕业的学校名称。10.专业：保安人员所学专业。11.身份证号码：保安人员的唯一身份标识。12.联系电话：保安人员的常用联系电话，包括手机号码和固定电话号码。13.家庭住址：保安人员的家庭居住地址。（二）入职信息1.入职时间：保安人员正式加入公司的日期。2.入职渠道：如招聘网站、内部推荐、劳务中介等。3.试用期表现：记录保安人员在试用期内的工作表现，包括工作态度、工作能力、遵守规章制度等方面的评价。4.转正时间：保安人员试用期结束后正式转正的日期。（三）培训记录1.入职培训：记录保安人员参加入职培训的时间、培训内容、培训考核成绩等。2.岗位技能培训：包括安全防范知识、消防知识、应急处置技能等方面的培训记录，注明培训时间、培训地点、培训讲师、培训内容摘要和考核结果。3.年度继续教育：保安人员每年参加的相关继续教育课程记录，包括课程名称、学习时间、学习收获等。（四）工作经历1.工作岗位变动记录：详细记录保安人员在公司内部不同工作岗位的调动情况，包括调动时间、调动原因、新岗位名称等。2.工作业绩：定期记录保安人员的工作业绩，如巡逻次数、发现并处理安全隐患数量、协助公安机关破案情况等，以量化的方式体现其工作成效。3.奖惩记录：奖励：记录保安人员获得的公司内部奖励和外部表彰，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等。惩罚：详细记录保安人员受到的纪律处分或行政处罚，包括处罚类型、处罚时间、处罚原因和处罚结果等。（五）健康状况1.入职体检报告：保安人员入职时进行的全面身体检查报告，包括各项身体指标的检测结果。2.年度健康检查记录：每年定期进行的健康检查报告，重点关注与保安工作相关的身体状况，如视力、听力、心肺功能等。3.职业病防治记录：对于从事特定岗位可能存在职业病风险的保安人员，记录其职业病防治措施落实情况和相关检查结果。（六）证件信息1.保安员证：记录保安人员保安员证的颁发机构、证件编号、有效期等信息。2.其他相关证件：如消防设施操作员证、电工证等与保安工作相关的其他专业证件信息，包括证件名称、颁发机构、证件编号、有效期等。（七）考核评价1.月度考核：每月对保安人员的工作表现进行考核评价，记录考核得分、考核评语和改进建议。2.季度考核：每季度汇总月度考核结果，形成季度考核报告，对保安人员的季度工作表现进行综合评价。3.年度考核：每年年底对保安人员进行全面的年度考核，根据全年工作表现确定考核等级，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，并记录考核结果和评语。考核结果作为保安人员薪酬调整、晋升、奖励或惩罚的重要依据。（八）劳动合同及社保信息1.劳动合同：留存保安人员与公司签订的劳动合同文本，包括合同期限、工作内容、工作地点、劳动报酬、社会保险等条款。2.社保缴纳记录：记录保安人员的社会保险缴纳情况，包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险的缴纳时间、缴纳金额等信息，确保公司按照法律法规要求为保安人员足额缴纳社会保险。三、档案建立与归档（一）档案建立1.新入职保安人员在办理入职手续时，由人力资源部门负责收集其个人基本信息、入职信息等相关资料，并填写《保安人员档案建立申请表》，提交至保安部门。2.保安部门收到申请表后，安排专人负责为新入职保安人员建立个人档案，按照档案内容要求，将收集到的资料进行整理、分类和编号，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案归档1.档案资料应按照类别进行归档，每个类别设立相应文件夹或档案盒，并在文件夹或档案盒上标明类别名称。2.对于纸质档案资料，应使用A4纸张打印或复印，确保字迹清晰、内容完整。资料应逐页编号，并在右上角加盖骑缝章。3.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，确保文件名能够准确反映档案内容。电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。4.档案建立完成后，由保安部门负责人审核档案内容，确认无误后签字盖章，并将档案移交至公司档案室统一保管。档案室应建立档案目录清单，便于查询和管理。四、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.保安人员本人有权查阅自己的档案资料，了解个人档案内容。2.公司内部因工作需要查阅保安档案的人员，需填写《保安档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容和查阅时间，并经所在部门负责人签字批准后，方可到档案室查阅档案。查阅档案时，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。3.公司外部单位或个人因司法机关办案、行政机关执法等特殊原因需要查阅保安档案的，必须持有相关单位出具的正式介绍信和工作证件，填写《保安档案查阅申请表》，经公司分管领导签字批准后，方可查阅档案。查阅档案时，公司应安排专人陪同，并对查阅过程进行记录。（二）借阅规定1.原则上不允许借阅保安档案。如因特殊情况确需借阅的，需填写《保安档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限和归还时间，并经公司分管领导签字批准。2.借阅档案时，借阅人应向档案室工作人员当面点清档案资料数量，并在《保安档案借阅登记簿》上签字确认。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案室提出申请。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换、销毁档案内容。借阅期满后，借阅人应按时将档案归还档案室，档案室工作人员应认真核对档案资料数量和完整性，确认无误后在《保安档案借阅登记簿》上注明归还情况。五、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门应定期收集保安人员的信息变更情况，如个人基本信息、工作岗位变动、奖惩情况等，并及时通知保安部门。2.保安部门负责根据收集到的信息变更情况，对保安人员档案进行更新。更新后的档案资料应及时归档，确保档案内容的准确性和时效性。（二）动态维护1.档案管理人员应定期对保安档案进行检查，核对档案资料的完整性和准确性，发现问题及时进行整改。2.对于档案资料中的缺失或损坏部分，档案管理人员应及时补充或修复。对于电子档案，应定期进行数据备份和维护，防止数据丢失或损坏。3.根据公司发展和保安工作实际需要，适时调整档案内容和管理方式，确保档案制度的科学性和有效性。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对保安人员的个人隐私和档案信息予以保密，不得泄露给无关人员。进入档案室的人员应严格遵守档案室管理制度，不得在档案室吸烟、饮食、大声喧哗等，保持档案室安静、整洁的环境。2.档案室应具备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案资料的安全保存。3.档案管理人员应定期对档案室进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。如发生档案资料丢失、损坏或泄露等安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级领导报告。七、档案销毁（一）销毁条件1.保安人员离职、辞退、退休或死亡后，其档案资料在保存一定期限后，按照公司档案销毁规定进行销毁。2.档案资料因保管期限已满、失去保存价值或其他原因需要销毁的，由档案管理人员提出销毁申请，并填写《保安档案销毁申请表》。（二）销毁程序1.《保安档案销毁申请表》经公司分管领导签字批准后，由档案管理人员会同相关部门人员对拟销毁的档案资料进行清点、核对，确保销毁的档案资料准确无误。