档案馆长审批制度

档案馆长审批制度一、总则（一）目的为加强本单位档案管理工作，规范档案馆长审批流程，确保档案管理工作的科学性、规范性和安全性，保障档案信息的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位档案馆内各类档案的审批管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁以及档案信息的提供利用等环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保审批工作合法合规。2.分级负责原则：根据档案的重要程度和管理权限，实行分级审批，明确各级审批人员的职责。3.审慎严谨原则：审批人员应认真审查档案管理各环节的工作，确保档案质量和管理安全。4.高效便民原则：在保证审批质量的前提下，优化审批流程，提高工作效率，方便档案利用。二、审批职责与权限（一）档案馆长职责1.全面负责档案馆的管理工作，对档案管理工作的整体规划、制度建设、人员配备等负有领导责任。2.审批档案管理工作计划、工作总结、重要档案管理措施及相关文件。3.审核档案收集范围、保管期限、密级确定等重大事项。4.审批档案销毁清单，对档案销毁工作进行监督。5.协调处理档案管理工作中的重大问题，与其他部门沟通协调档案管理相关事宜。（二）档案业务主管职责1.协助档案馆长开展工作，负责档案业务的具体指导和监督。2.审核档案整理方案、分类标准、编目规则等业务规范。3.审查档案数字化项目计划、流程及质量控制措施。4.对档案鉴定工作提出专业意见，参与档案销毁审批工作。5.定期检查档案管理工作情况，向档案馆长汇报存在的问题及改进建议。（三）各部门档案管理员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和保管工作。2.按照规定的时间和要求，向档案馆移交应归档的档案。3.提出本部门档案保管期限、密级的初步意见，配合档案馆做好档案鉴定、销毁等工作。4.负责本部门档案信息的查询、利用登记工作，为利用者提供必要的帮助。三、档案收集审批（一）收集范围确定1.各部门应根据本单位职能和工作实际，提出档案收集范围的建议，报档案馆审核。2.档案馆结合国家档案管理规定和本单位档案管理需求，对各部门提出的收集范围进行综合审查，确定最终的档案收集范围，并报档案馆长审批。（二）收集工作流程1.各部门档案管理员按照确定的收集范围，负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料。2.收集的档案应保持文件材料的完整性、准确性和系统性，确保字迹清晰、签署完备、载体合格。3.档案收集过程中，如发现重要或疑难问题，应及时向本部门负责人汇报，并与档案馆沟通。4.各部门档案管理员定期将收集的档案移交至档案馆，填写档案移交清单，双方签字确认。5.档案馆接收档案时，应对移交清单和档案质量进行核对，如发现问题，及时通知移交部门进行整改。（三）特殊档案收集审批对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等特殊档案的收集，需严格按照相关法律法规和保密规定执行。收集前，应填写特殊档案收集审批表，详细说明档案来源、内容、密级等情况，经本部门负责人、保密部门审核后，报档案馆长审批。审批通过后方可进行收集工作。四、档案整理审批（一）整理方案制定1.档案馆根据档案管理的基本原则和方法，结合本单位档案实际情况，制定档案整理方案。2.整理方案应包括档案分类方法、编号规则、装订要求、排列顺序等内容。3.整理方案初稿完成后，提交档案业务主管审核，审核通过后报档案馆长审批。（二）整理工作实施1.各部门档案管理员按照批准的整理方案对本部门移交的档案进行整理。2.在整理过程中，应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.整理后的档案应达到分类科学、编号规范、排列有序、装订整齐的要求。4.整理工作完成后，档案管理员应进行自查，确保整理质量。自查合格后，填写档案整理情况报告，报档案馆审核。（三）整理结果验收1.档案馆组织相关人员对各部门档案整理结果进行验收。2.验收人员按照整理方案和相关标准，对档案的分类、编号、装订、排列等进行检查。3.验收合格的档案，办理交接手续，正式归入档案馆保管；验收不合格的档案，应退回原部门重新整理，直至验收合格。五、档案保管审批（一）保管场所规划1.档案馆根据档案数量、保管期限、利用频率等因素，规划档案保管场所。2.保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件，确保档案安全。3.保管场所规划方案需报档案馆长审批，审批通过后组织实施。（二）档案上架排列1.档案上架前，应按照分类方案和编号顺序进行排列，确保档案存放有序。2.编制档案存放位置索引，便于查找和管理。3.档案上架排列工作完成后，由档案业务主管进行检查，检查合格后报档案馆长备案。（三）保管环境监测与维护1.定期对档案保管场所的温湿度、空气质量等环境指标进行监测，记录监测数据。2.根据监测结果，采取相应的措施进行环境调节和维护，确保档案保管环境符合要求。3.建立档案保管设备设施检查制度，定期对档案架、柜、消防设备、温湿度调节设备等进行检查和维护，确保设备设施正常运行。六、档案鉴定审批（一）鉴定工作组织1.档案馆定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案馆工作人员、档案业务主管及相关部门代表。2.鉴定小组负责制定档案鉴定工作计划和标准，明确鉴定方法和程序。（二）鉴定流程1.各部门档案管理员对本部门保管期满的档案进行初步鉴定，提出销毁或继续保管的意见，并填写档案鉴定意见书。2.档案鉴定小组根据档案鉴定意见书，对档案进行逐卷审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、价值等因素，确定档案的存毁。3.对于涉及重要历史事件、重大决策、核心业务等档案，如需延长保管期限，应进行专项说明，并报档案馆长审批。（三）鉴定结果审批1.档案鉴定小组形成档案鉴定报告，详细列出鉴定结果及理由。2.档案鉴定报告报档案馆长审批，档案馆长根据鉴定报告做出最终决定。3.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清单，明确档案的题名、年度、保管期限、密级等信息。七、档案销毁审批（一）销毁准备1.根据档案馆长批准的档案销毁清单，对拟销毁档案进行再次核对，确保清单准确无误。2.选择符合安全环保要求的销毁方式和场所，如采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式进行销毁。3.准备好销毁过程中所需的设备和工具，并进行调试和检查。（二）销毁实施1.在档案销毁现场，应安排专人负责监督，确保销毁工作按规定进行。2.销毁过程中，应对销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、方式、档案数量等信息。3.销毁完成后，对销毁设备和场所进行清理，确保无残留档案信息。（三）销毁结果确认1.销毁工作完成后，由监督人员填写档案销毁情况报告，说明销毁过程及结果。2.档案业务主管对销毁情况报告进行审核，审核通过后报档案馆长备案。3.档案馆长定期对档案销毁工作进行检查和总结，确保销毁工作符合规定要求。八、档案信息利用审批（一）利用申请受理1.单位内部人员因工作需要利用档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、年度、保管期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案馆。3.档案馆对利用申请进行登记，审核申请内容是否符合规定，申请利用的档案是否在馆内保存且具备提供利用条件。（二）利用审批流程1.对于一般性档案利用申请，由档案管理人员根据档案开放利用规定进行审批，批准后即可提供利用。2.对于涉及重要档案、机密档案或利用目的较为特殊的申请，需报档案业务主管审核，档案业务主管审核通过后报档案馆长审批。3.档案馆长根据申请情况做出最终审批决定，对于不符合利用规定或可能影响档案安全的申请，予以驳回，并说明理由。（三）利用服务提供1.经审批同意的档案利用申请，档案馆应按照规定的时间和方式为利用者提供档案信息服务。2.提供档案利用服务时，应根据档案载体形式，采用原件提供、复印件提供、数字化副本提供等方式，并做好利用登记工作。3.利用者应在规定的场所内查阅、复制档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、标注、污损档案，不得泄露档案内容。利用结束后，应及时归还档案。九、监督与检查（一）内部监督机制1.建立档案管理工作内部监督机制，档案馆定期对各部门档案管理工作进行检查，包括档案收集、整理、保管、利用等环节。2.设立档案管理工作监督岗位，负责对档案管理工作全过程进行监督，及时发现和纠正存在的问题。3.加强对档案管理人员的职业道德教育，提高其责任意识和风险防范意识，确保档案管理工作规范有序。（二）定期检查与评估1.制定档案管理工作定期检查计划，每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案管理制度执行情况、档案实体质量、保管环境、利用服务等方面。2.根据检查结果，对档案管理工作进行评估，总结经验教训，提出改进措施和建议。3.将档案管理工作检查和评估结果纳入单位绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰奖励，对存在问题的部门和个人进行督促整改。（三）问题整改与反馈1.对于检查和评估中发现的问题，档案馆应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2