商会档案制度

商会档案制度一、总则（一）目的为加强商会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在商会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商会及其下属各部门、分支机构、会员单位等。（三）档案定义本制度所称档案，是指商会在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：商会档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映商会的各项活动和历史面貌。3.完整性原则：全面收集、整理商会在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善商会档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理商会的各类档案，包括文件、资料、会议记录、会员信息、活动档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，建立健全档案检索体系。4.负责档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施，确保档案的实体安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等处置工作。6.为商会各部门提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识。（二）各部门1.负责本部门形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交综合管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.在开展各项活动过程中，同步做好相关档案资料的积累和整理工作，保证档案的完整性。4.配合综合管理部门做好档案的检查、鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.商会的各类文件，包括上级文件、本级发文、平行文等。2.会议文件，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.会员资料，包括会员申请表、登记表、会员证书、会员变更信息等。4.活动档案，如活动策划方案、活动通知、活动照片、视频、活动总结等。5.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.人事档案，如员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等相关资料。7.业务档案，如项目合同、业务往来信函、业务报表等。8.其他具有保存价值的资料，如商会大事记、荣誉证书、捐赠记录等。（二）收集要求1.各部门应在文件材料形成或活动结束后的规定时间内，及时将档案资料收集完整，并移交综合管理部门。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、会员管理类、业务活动类、财务类、人事类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映商会主要职能活动和基本历史面貌的，对商会有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。3.保管期限的划分应根据国家有关规定和商会实际情况进行确定，并在档案整理时予以明确标注。（二）保管设施1.综合管理部门应设置专门的档案库房，配备防火防盗、防潮防虫、防光防尘等必要的设施设备，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度适宜，并有良好的通风条件。3.配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并按照档案类别和编号进行有序存放。（三）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列存放，并建立档案存放位置索引，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。3.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、被盗或泄密。五、档案的利用（一）查阅1.商会内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门根据申请内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。（三）利用登记综合管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人姓名、部门、查阅或借阅内容、归还时间等信息，以便跟踪管理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关规定和商会档案保管期限表为依据，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案的真实性、完整性和价值性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案的内容、来源、时间、保管期限等，判断其是否仍具有保存价值。2.结合商会的发展情况和工作需要，对档案的现实利用价值和历史价值进行综合评估。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经商会领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立商会档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、共享利用，为商会各项工作提供有力支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化扫描：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.电子档案分类管理：按照档案分类标准，对电子档案进行分类存储，并建立相应的索引目录。3.档案信息录入：将档案的基本信息、内容摘要等录入档案管理信息系统，便于查询和统计。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作档案管理信息系统。5.数据备份与安全：定期对电子档案数据进行备份，并采取安全防护措施，防止数据丢失、泄露或被篡改。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保电子档案的准确录入和规范管理。2.加强对电子档案的安全管理，设置防火墙、防病