企业档案移交制度

企业档案移交制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，规范档案移交工作流程，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在各项业务活动中形成的，具有保存价值的各种载体形式的档案移交管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案移交应确保所移交档案内容真实、准确地反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：移交的档案应齐全完整，涵盖业务活动的各个环节和方面，包括文件、资料、图表、数据等。3.规范性原则：档案移交工作应按照规定的程序、标准和格式进行，确保档案整理规范、标识清晰、便于管理和利用。4.及时性原则：各部门应在规定的时间内完成档案移交工作，不得拖延，以保证档案管理工作的连续性和时效性。二、档案移交范围（一）文书档案1.公司发布的各类文件、通知、通报、报告、请示、批复等。2.公司与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等往来的公文。3.公司内部会议形成的会议纪要、决议、记录等。4.公司领导的重要讲话、批示、指示等。（二）合同档案1.公司签订的各类合同、协议，包括买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。2.合同的变更、补充、解除等相关文件。3.合同履行过程中的往来函件、记录、结算凭证等。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务审计报告、税务申报资料、财务预算与决算文件等。3.资金管理、资产管理、成本管理等方面的文件资料。（四）人事档案1.员工入职、离职、调动、晋升等相关手续文件。2.员工劳动合同、薪酬福利文件、绩效考核记录等。3.员工培训档案、职业发展规划资料等。（五）业务档案1.市场营销活动中形成的市场调研报告、客户资料、营销策划方案等。2.生产管理过程中的生产计划、工艺流程、质量控制文件等。3.研发项目的立项报告、研究成果、技术文档等。4.工程项目的可行性研究报告、设计图纸、施工记录、竣工验收文件等。（六）其他档案1.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等。2.公司组织的各类活动照片、影像资料、纪念品等。3.公司对外宣传资料、广告文案、宣传册等。三、档案移交职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案移交制度，明确档案移交的流程、标准和要求。2.组织开展档案移交培训工作，提高各部门档案移交人员的业务水平。3.对各部门移交的档案进行审核、整理、编目和存储，确保档案质量符合要求。4.定期对档案移交工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和装订工作，确保档案齐全完整、分类准确、编目清晰。2.按照档案移交制度的要求，在规定时间内将本部门应移交的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案移交过程中的各项工作，提供必要的协助和支持。（三）移交人员职责1.负责将本部门整理好的档案按照移交清单逐一核对，确保档案内容和数量准确无误。2.在档案移交过程中，向档案管理部门交接人员详细介绍档案的形成背景、内容和重要性等情况。3.协助档案管理部门完成档案的整理、编目等后续工作，提供必要的信息和资料。四、档案移交流程（一）档案整理1.各部门应在业务活动结束后，及时对形成的档案进行整理。按照档案分类标准，将文件资料进行分类、编号、编目，确保档案材料齐全、完整、有序。2.档案整理应遵循便于保管和利用的原则，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应进行装订、编页，电子档案应进行备份和分类存储，并确保电子档案与纸质档案内容一致。（二）移交申请1.各部门在档案整理完成后，填写《档案移交申请表》，详细说明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，并提交至档案管理部门。2.《档案移交申请表》应经部门负责人审核签字后生效。（三）档案审核1.档案管理部门收到《档案移交申请表》后，对申请移交的档案进行审核。审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性、真实性等方面。2.如发现档案存在问题，档案管理部门应及时与移交部门沟通，要求其限期整改。整改完成后，重新提交审核。（四）移交准备1.经审核通过的档案，移交部门应按照档案管理部门的要求进行进一步整理和准备。包括制作档案目录、编制移交清单等。2.档案目录应详细列出每一份档案的编号（或文号）、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和管理。移交清单应一式两份，双方各执一份。（五）档案移交1.移交部门与档案管理部门按照约定的时间和地点，进行档案移交。移交过程中，双方应认真核对档案的数量、内容和清单，确保无误后在移交清单上签字确认。2.档案移交应采用纸质档案与电子档案同时移交的方式进行。电子档案应通过移动存储设备或网络传输等方式移交至档案管理部门指定的存储位置，并确保数据的完整性和可用性。（六）交接记录1.档案移交完成后，双方应填写《档案交接记录》，详细记录档案移交的时间、地点、内容、数量、交接人员等信息。2.《档案交接记录》应作为档案管理的重要凭证，妥善保存。五、档案保管期限与销毁（一）保管期限划分1.公司档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、20年、30年等。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，公司章程、股东会议记录、董事会决议等重要资料以及涉及公司重大权益、重要资产、核心技术等方面的文件。3.定期保管的档案根据其重要性和使用频率确定具体保管期限，期满后按照规定进行销毁或继续保存。（二）保管期限确定1.各部门在档案整理过程中，应根据档案的性质、内容和重要程度，初步确定档案的保管期限，并在档案目录和移交清单中注明。2.文件形成部门对档案保管期限的确定负责，档案管理部门在审核档案时，对保管期限的合理性进行把关。如发现保管期限确定不当，应及时与文件形成部门沟通调整。（三）档案销毁1.档案保管期满后，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导审批后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁清册》应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，作为档案销毁的记录，永久保存。六、档案利用与保密（一）档案利用1.公司员工因工作需要查阅、借阅档案的，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、目的、时间等，并经所在部门负责人审批。2.档案管理部门根据审批意见，为员工提供档案查阅或借阅服务。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。3.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并仅限于工作需要的范围。（二）档案保密1.公司档案涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要内容，应严格保密。档案管理部门和档案工作人员应履行保密职责，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。2.查阅、借阅档案人员应对所接触的档案内容严格保密，不得向无关人员透露。如因工作需要对外提供档案信息，应按照公司相关规定办理审批手续。3.对违反档案保密规定的行为，公司将依法追究相关人员的责任。七、监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案移交工作监督机制，由档案管理部门负责对各部门档案移交工作进行日常监督检查。2.定期对档案移交制度的执行情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题，确保档案移交工作规范、有序进行。（二）检查内容1.档案整理情况：包括档案分类是否准确、编号是否规范、编目是否清晰、材料是否齐全完整等。2.移交申请情况：是否按时提交《档案移交申请表》，申请表内容是否准确、完整。3.档案审核情况：档案管理部门对移交档案的审核是否认真、严格，发现问题是否及时整改。4.移交准备情况：档案目录和移交清单的制作是否规范，档案是否按照要求进行整理和准备。5.档案移交情况：移交过程是否符合规定程序，双方是否认真核对档案数量、内容和清单，交接记录是否完整。6.档案保管与利用情况：档案保管是否安全、有序，档案利用是否符合规定要求，保密措施是否落实到位。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，档案管理部门应及时向责任部门发出《档案移交问题整改通知书》