施工公司档案制度

施工公司档案制度一、总则（一）目的为加强施工公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，为公司的生产经营、管理决策、工程建设以及历史查考等提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各项目经理部、分公司、子公司等所有部门和员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项施工活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的统筹管理，各部门负责本部门档案的收集、整理和移交，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则档案应如实反映公司施工活动的全过程，确保档案内容真实可靠，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集公司施工活动中产生的各类文件资料，保证档案的完整性，避免重要档案的缺失。4.时效性原则及时对档案进行收集、整理、归档，确保档案信息的时效性，以便在需要时能够迅速提供准确的资料。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以公司总经理为组长，各副总经理为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责审议档案管理工作规划、制度和重大事项，协调解决档案管理工作中的问题，监督档案管理制度的执行情况。（二）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、统计等工作。3.负责建立公司档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案的安全和合理利用。5.负责组织对到期档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序进行审批和处理。6.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高公司档案管理人员的业务水平。（三）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和保管工作，确保本部门档案的完整、准确和系统。2.明确一名档案管理人员负责本部门档案管理工作，按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交公司综合管理部门归档。3.配合公司综合管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。三、档案的分类与编号（一）分类施工公司档案分为工程档案、行政档案、经营档案、财务档案、人事档案、设备档案、声像档案等七大类。1.工程档案项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。施工过程文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底、图纸会审记录、工程变更通知、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料检验报告、试验检测报告等。竣工验收文件：包括竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。2.行政档案公司文件：包括公司下发的各类文件、通知、通报、决定等。会议文件：包括公司各类会议的会议纪要、决议、记录等。请示报告：包括向上级主管部门、政府部门等报送的请示、报告等。证照文件：包括公司营业执照、资质证书、安全生产许可证、税务登记证等各类证照的复印件。印章管理文件：包括印章使用申请表、印章保管登记表等。3.经营档案投标文件：包括公司参与各类工程投标的投标文件、报价文件、商务条款偏离表等。合同文件：包括工程承包合同（含分包合同）、物资采购合同、租赁合同、劳务合同等各类合同及其补充协议。市场信息文件：包括市场调研报告、竞争对手分析报告、行业动态信息等。4.财务档案会计凭证：包括原始凭证、记账凭证等。会计账簿：包括总账、明细账、日记账、辅助账等。财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等年度、季度、月度财务报表。财务审计报告：包括年度审计报告、专项审计报告等。税务资料：包括纳税申报表、税务发票、税务审计报告等。5.人事档案员工基本信息档案：包括员工个人简历、身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、职称证书复印件、劳动合同等。员工培训档案：包括员工参加各类培训的培训记录、培训证书等。员工考核档案：包括员工年度考核、季度考核、月度考核等考核记录及结果。员工奖惩档案：包括员工获得的奖励证书、处罚决定等。6.设备档案设备购置文件：包括设备采购合同、设备购置发票、设备验收报告等。设备安装调试文件：包括设备安装图纸、安装调试记录、设备试运行报告等。设备维护保养文件：包括设备维护保养计划、维护保养记录、设备维修记录等。设备报废文件：包括设备报废申请、报废鉴定报告、报废审批文件等。7.声像档案照片档案：包括公司工程建设、重要活动、会议等拍摄的照片。录像档案：包括公司工程建设、重要活动、会议等拍摄的录像资料。录音档案：包括公司重要会议、讲座等录制的录音资料。（二）编号档案编号采用分类号+年度号+流水号的方式。1.分类号：按照档案分类的大类，分别用一位大写字母表示，如工程档案用“G”表示，行政档案用“X”表示，经营档案用“J”表示，财务档案用“C”表示，人事档案用“R”表示，设备档案用“S”表示，声像档案用“V”表示。2.年度号：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年度，如“[2023]”表示2023年形成的档案。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用五位阿拉伯数字表示，如“00001”。例如，一份2023年形成的工程档案中的施工组织设计，其编号为“G[2023]00001”。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集的责任人，按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件资料。2.工程建设项目从项目前期准备阶段开始，项目负责人应负责组织收集项目相关文件资料，确保项目档案的完整收集。3.公司内部文件由发文部门负责收集发文底稿及相关附件，并在文件印发后一周内将原件及电子文档移交公司综合管理部门归档。4.外来文件由文件接收部门负责收集，并在文件处理完毕后及时移交公司综合管理部门归档。5.员工个人在工作中形成的与公司业务相关的文件资料，应及时交本部门档案管理人员统一保管，按规定移交公司综合管理部门。（二）整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录，包括档案编号、题名、日期（形成时间）、责任者（文件制发部门或个人）、保管期限等信息。3.对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修补或复制。4.对声像档案应进行分类整理，标注拍摄时间、地点、内容摘要等信息，并刻录成光盘保存，同时建立声像档案目录。5.对电子档案应按照分类要求进行存储，建立电子档案目录，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的归档与保管（一）归档1.各部门档案管理人员应定期将整理好的档案移交公司综合管理部门归档，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.工程档案应在项目竣工验收后三个月内完成归档工作。3.其他各类档案应在次年一季度前完成归档工作。（二）保管1.公司综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对纸质档案应按照档案编号顺序上架存放，便于查找和利用。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，并异地存放，防止数据丢失。5.对声像档案应存放在专门的音像设备中，并做好标识和保护，防止音像资料损坏。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损档案。3.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。4.查阅档案一般应在公司综合管理部门指定的查阅地点进行，如需借出查阅，应按照借阅规定办理手续。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报公司综合管理部门负责人审批。2.借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告公司综合管理部门，并承担相应的责任。4.借阅涉及公司机密的档案，需经公司总经理批准，并严格遵守保密规定。5.外单位人员因工作需要查阅或借阅公司档案，应持单位介绍信，经公司综合管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅的档案内容应严格按照批准的范围进行，不得擅自扩大查阅或借阅范围。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司综合管理部门应定期组织对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员及相关业务人员为成员。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。3.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，档案鉴定小组应填写档案鉴定意见书，提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，由公司综合管理部门编制档案销毁清单，报公司分管领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁时，应确保档案信息完全消除，无法恢复。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。4.档案销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案的统计与移交（一）统计1.公司综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用情况等进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，统计数据应真实可靠，能够反映公司档案管理工作的实际情况。3.档案统计工作应纳入公司档案管理工作的日常考核内容，确保统计工作的有效开展。