档案归档制度依据

档案归档制度依据一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度依据。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案由专门的档案管理部门集中统一管理，各部门不得分散保存档案。2.真实准确原则归档的文件材料必须真实反映公司/组织的各项工作活动，内容准确无误。3.完整系统原则归档的文件材料应齐全完整，保持文件之间的有机联系，形成一个完整的体系。4.便于利用原则档案的整理和保管应便于查阅和利用，提高工作效率。二、归档范围（一）行政管理类1.公司/组织的各类规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等文件材料。2.公司/组织的行政事务管理文件，如公文处理、印章管理、保密工作等方面的文件。3.公司/组织的人事管理文件，包括员工招聘、培训、考核、奖惩、任免、工资福利等方面的文件。4.公司/组织的财务管理文件，如财务预算、决算、审计报告、会计凭证等文件。5.公司/组织的资产管理文件，如固定资产登记、清查、处置等方面的文件。6.公司/组织的安全管理文件，如安全制度、应急预案、安全检查记录等文件。7.公司/组织的对外联络文件，如与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等的往来文件。（二）业务管理类1.公司/组织的业务规划、业务流程、业务标准等文件材料。2.公司/组织的市场调研、市场营销、客户服务等方面的文件。3.公司/组织的产品研发、生产制造、质量控制等方面的文件。4.公司/组织的采购管理、供应链管理等方面的文件。5.公司/组织的项目管理文件，如项目立项、项目计划、项目实施、项目验收等方面的文件。6.公司/组织的技术创新、知识产权管理等方面的文件。（三）党群工作类1.公司/组织的党组织建设、党员管理等方面的文件。2.公司/组织的工会工作、共青团工作等方面的文件。3.公司/组织的企业文化建设、思想政治工作等方面的文件。（四）其他类1.公司/组织的重要活动、重大事件的文件材料。2.公司/组织的荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。3.公司/组织的声像档案，如照片、录音、录像等。4.公司/组织的电子档案，如电子邮件、电子文档、数据库等。三、归档要求（一）文件材料的形成1.各部门及员工应按照公司/组织的工作流程和要求，及时形成各类文件材料，并确保文件材料的质量。2.文件材料应使用符合国家标准的纸张和书写工具，字迹清晰，内容完整。3.文件材料应注明日期、编号、起草人、审核人、批准人等信息。（二）文件材料的收集1.在工作活动结束后，各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，并进行初步整理。2.对于跨部门的文件材料，由主办部门负责收集，并与相关部门进行核对。3.对于重要文件材料，应进行备份，防止丢失。（三）文件材料的整理1.归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，确保文件材料的系统性和逻辑性。2.文件材料应按照文件的形成时间顺序进行排列，编号应连续、清晰。3.文件材料应去除金属物、订书钉等，采用线装或胶装的方式进行装订。4.文件材料应编制目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、保管期限等信息。（四）文件材料的数据录入1.对于电子档案，应按照档案管理系统的要求进行数据录入，确保数据的准确性和完整性。2.数据录入应包括文件编号、文件名称、日期、保管期限、密级、关键词等信息。3.电子档案应进行备份，备份介质应妥善保管。四、归档时间（一）定期归档1.各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的文件材料整理归档，并移交档案管理部门。2.对于一些时效性较强的文件材料，如月度报表、季度总结等，应在规定的时间内及时归档。（二）不定期归档1.对于公司/组织的重要活动、重大事件形成的文件材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时归档。2.根据工作需要，档案管理部门可随时要求各部门提供相关文件材料进行归档。五、归档程序（一）部门整理各部门按照归档要求对本部门形成的文件材料进行整理，并编制目录。（二）部门审核签字各部门负责人对整理好的文件材料进行审核，并签字确认。（三）档案管理部门接收档案管理部门对各部门移交的文件材料进行核对，并办理接收手续。（四）档案整理上架档案管理部门对接收的文件材料进行进一步整理，按照分类方案进行分类上架。六、档案保管期限（一）永久保管1.公司/组织的重要规章制度、章程、协议等文件材料。2.公司/组织的年度财务决算、审计报告等文件材料。3.公司/组织的重大活动、重大事件的文件材料。4.公司/组织的荣誉证书、奖状等实物档案。（二）长期保管1.公司/组织的一般性规章制度、工作计划、工作总结等文件材料。2.公司/组织的人事档案、工资福利档案等文件材料。3.公司/组织的业务档案，如市场调研、市场营销、客户服务等方面的文件材料。4.公司/组织的党群工作档案，如党组织建设、党员管理等方面的文件材料。（三）短期保管1.公司/组织的临时性文件材料，如会议通知、工作安排等。2.公司/组织的一般性业务文件材料，如产品报价单、订单等。七、档案查阅利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.公司/组织外部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经公司/组织分管领导批准后，方可查阅。查阅时，需有公司/组织内部人员陪同。（二）查阅登记档案管理部门应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅目的等信息。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件或复印件。2.对于重要档案，如需借出使用，需经公司/组织分管领导批准，并办理借阅手续。借阅期限不得超过[具体时间]，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人或擅自复制。（四）保密要求1.查阅档案的人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.档案管理部门应采取必要的保密措施，确保档案的安全。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行鉴定。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，并编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司/组织分管领导批准后，由档案管理部门组织销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清单》上签字确认。