建立专门档案制度

建立专门档案制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本专门档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在工作活动中形成的各类专门档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的专门档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各项工作中形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订专门档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：负责收集、整理、分类、编号公司/组织各部门形成的专门档案，确保档案的完整性和系统性。3.档案保管：建立档案库房，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全。4.档案查阅与利用：为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅服务，根据规定办理档案借阅手续，做好档案利用登记工作。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后对无保存价值的档案进行销毁处理。6.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计和分析，为公司/组织决策提供数据支持。7.档案信息化建设：推进档案管理信息化，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。8.指导与监督：对公司/组织各部门的档案管理工作进行指导和监督，确保各部门档案管理工作符合规定要求。三、专门档案分类及归档范围（一）行政档案1.公司/组织文件：包括公司章程、董事会决议、股东会决议、公司/组织年度工作计划、总结、报告等。2.行政公文：上级机关下发的文件、公司/组织对外发布的文件、内部行政公文等。3.会议文件：公司/组织各类会议的通知、议程、纪要、决议等。4.人事档案：员工的个人基本信息、入职离职手续、薪酬福利、培训考核、奖惩等资料。5.印章档案：公司/组织各类印章的启用、变更、停用记录及印模等。（二）财务档案1.会计凭证：原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等。3.财务报表：月度、季度、年度财务报表及相关分析报告。4.财务审计报告：内部审计报告、外部审计报告等。5.税务档案：纳税申报表、税务发票、税务审计资料等。（三）业务档案1.销售业务档案：客户信息、销售合同、订单、发货记录、售后服务记录等。2.采购业务档案：供应商信息、采购合同、采购订单、收货记录等。3.生产业务档案：生产计划、生产报表、质量检验报告、设备维护记录等。4.研发业务档案：研发项目立项报告、研究成果报告、实验记录等。5.项目档案：项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目验收报告等。（四）合同档案1.各类合同文本：包括买卖合同、租赁合同、服务合同等等。2.合同签订审批文件：合同审批表、相关领导批示等。3.合同履行记录：合同执行情况报告、付款记录、收款记录等。（五）资质证照档案1.营业执照、组织机构代码证、税务登记证等：公司/组织注册登记证照及变更记录。2.行业资质证书：如生产许可证、经营许可证、资质等级证书等。3.荣誉证书：公司/组织获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等。（六）其他档案1.声像档案：照片、录音、录像等资料，记录公司/组织重要活动、会议、工程建设等情况。2.电子档案：存储在电子介质上的各类文件、数据等，按照电子档案管理规定进行管理。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集到档案管理部门。2.档案形成部门应在工作活动结束后，按照档案归档范围和要求，对相关文件材料进行整理、分类，及时移交档案管理部门。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应实行“随办随归”制度，确保档案的时效性和完整性。（二）整理方法1.分类：按照专门档案分类标准，对收集到的档案进行分类，确保同一类档案集中存放。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的检索和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于长期保存。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.根据档案的类别和保管期限，合理划分档案存放区域，设置不同的档案架、柜，确保档案存放有序。（二）保管设备1.配备必要的保管设备，如空调、除湿机、防虫药品、灭火器、防盗门、防盗窗、遮光窗帘等，保证档案库房环境符合要求。2.建立档案存储介质管理制度，对电子档案存储设备进行定期检查和维护，确保数据安全。（三）档案保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。2.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定和公司/组织实际情况执行，确保档案既能满足工作需要，又不过度占用存储空间。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级报告。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人应严格履行保密审批手续，经公司/组织保密管理部门批准后方可查阅。（二）查阅程序1.档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，应根据审批意见，及时提供档案查阅服务。2.查阅人员应在档案查阅登记薄上登记查阅时间、档案名称、编号、查阅目的等信息，并在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.如需复印、拍照档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。（三）利用反馈1.档案查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并反馈档案利用效果。2.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案的利用需求和效果，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，制定档案鉴定标准，明确档案存毁界限。2.对已超过保管期限的档案，应重点审查其是否仍具有保存价值，如涉及未了结事项或具有重要凭证作用的档案，应延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，逐卷审查档案内容，提出存毁意见。2.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、日期、责任者、保管期限等信息。3.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行档案销毁处理。（四）销毁方式1.对纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信