档案灾害应急制度

档案灾害应急制度一、总则（一）目的为有效预防、应对档案灾害，保障档案的安全与完整，确保档案在灾害发生时能够迅速、有序地得到保护和恢复，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理的部门和人员，包括档案的收集、整理、保管、利用等各个环节。（三）基本原则1.预防为主原则强化档案灾害预防意识，建立健全预防机制，采取有效措施消除安全隐患，降低灾害发生的可能性。2.快速反应原则在灾害发生时，能够迅速启动应急响应机制，及时采取措施进行救援和处置，最大限度减少灾害损失。3.科学应对原则依据灾害的类型、程度等实际情况，运用科学的方法和技术手段，合理调配资源，实施有效的应急处置措施。4.保障安全原则始终将保障档案实体安全和信息安全放在首位，确保在应急处置过程中不发生新的安全事故。二、灾害预防（一）档案保管环境要求1.选址与布局档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，避免靠近易发生水患、火灾、地震等灾害的区域。合理规划档案库房的布局，设置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能区域，确保各类档案存放有序、便于管理。2.温湿度控制安装温湿度调节设备，将档案库房的温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。定期监测温湿度数据，做好记录，发现异常及时采取调整措施。3.防火措施档案库房应配备符合国家标准的消防设施，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并确保其完好有效。划分防火分区，设置防火分隔设施，严禁在库房内使用明火和违规电气设备。对档案库房的电气线路进行定期检查和维护，确保安全用电。4.防盗措施安装防盗门窗、监控设备、报警系统等，确保档案库房的安全防范设施齐全有效。加强库房出入口的管理，设置门禁系统，严格限制无关人员进入。定期对防盗设施进行检查和维护，确保其正常运行。5.防潮防虫防鼠措施档案架应采用防潮、防虫、防鼠的材料制作，档案存放应离地面、墙壁一定距离。定期对档案进行检查，发现有受潮、虫蛀、鼠咬等情况及时处理。在库房内放置防虫、防鼠药品，但要注意避免对档案造成污染。（二）档案日常管理要求1.档案整理与分类按照档案管理的相关标准和规范，对档案进行科学合理的整理和分类，便于查找和利用。建立完善的档案目录体系，确保档案信息准确、完整。2.档案存储方式根据档案的性质、载体等不同情况，选择合适的存储方式，如纸质档案应采用档案盒、档案柜等进行存放，电子档案应进行备份存储，并做好数据安全防护。对重要档案应采取异地备份存储等措施，防止因本地灾害导致档案丢失。3.档案盘点与清查定期对档案进行盘点和清查，核对档案数量、内容等是否准确，发现问题及时查明原因并进行处理。建立档案盘点清查记录制度，详细记录盘点清查的过程和结果。（三）人员培训与教育1.应急知识培训定期组织档案管理人员参加档案灾害应急知识培训，包括火灾、水灾、地震等灾害的预防、应对措施以及应急设备的使用方法等。邀请专业人员进行授课，提高培训的针对性和实效性。2.应急演练制定应急演练计划，定期组织开展档案灾害应急演练，如火灾逃生演练、水灾抢险演练等。通过演练检验和完善应急预案，提高档案管理人员的应急处置能力和协同配合能力。三、应急响应（一）灾害预警与报告1.预警信息收集建立灾害预警信息收集渠道，及时获取气象、地震、消防等部门发布的灾害预警信息。关注周边环境变化，如发现可能影响档案安全的异常情况，及时进行收集和分析。2.预警发布根据收集到的预警信息，结合本公司/组织的实际情况，及时发布灾害预警通知，告知相关部门和人员做好应急准备。明确预警级别，如一级预警（特别重大灾害）、二级预警（重大灾害）、三级预警（较大灾害）、四级预警（一般灾害），并采取相应的预警措施。3.灾害报告在灾害发生后，档案管理人员应立即向本部门负责人报告，并同时向公司/组织的应急管理部门报告灾害的发生时间、地点、类型、损失情况等信息。报告应准确、及时，不得隐瞒或虚报。（二）应急处置流程1.火灾应急处置发现火灾后，立即拨打火警电话“119”报警，并启动本公司/组织的火灾应急预案。组织人员使用消防设施进行灭火，疏散档案库房内的人员，确保人员安全。在确保安全的前提下，尽量抢救重要档案，将档案转移至安全区域。根据火势情况，配合消防部门进行灭火和救援工作，保护好现场，以便后续进行火灾原因调查。2.水灾应急处置当发生水灾时，迅速关闭档案库房的门窗，切断电源，防止水患进一步蔓延。组织人员对档案进行抢救，将档案转移至高处或干燥的地方，避免档案被水浸泡。对受水浸泡的档案进行清理和晾晒，采取必要的修复措施，尽量减少档案损失。及时排水，清理库房内的积水，对库房进行消毒处理，防止滋生霉菌等有害物质。3.地震应急处置地震发生时，档案管理人员应迅速躲在桌子等坚固家具的下面或旁边，用手或其他物品保护头部，避免被掉落的物品砸伤。地震停止后，立即对档案库房进行检查，查看是否有档案受损、库房设施是否损坏等情况。对受损的档案和设施进行紧急处理，如对倒塌的档案架进行修复、对受损的档案进行抢救和修复等。如果档案库房无法正常使用，应及时组织人员将档案转移至临时存放地点，并做好档案的保管和防护工作。（三）应急资源调配1.应急物资储备建立应急物资储备库，储备必要的应急物资，如灭火器、消防水带、沙袋、抽水泵、应急照明设备、防护用品等。定期对应急物资进行检查和维护，确保其性能完好、数量充足。2.人员调配在灾害应急处置过程中，根据实际需要，合理调配档案管理人员及其他相关人员参与应急救援工作。明确各人员的职责和任务，确保应急处置工作有序进行。3.外部资源协调当本公司/组织的应急资源无法满足灾害应急处置需求时，及时协调外部资源，如联系消防部门、专业救援队伍、档案修复机构等，请求支援和帮助。四、后期处置（一）档案损失评估1.成立评估小组由档案管理部门、财务部门、技术部门等相关人员组成档案损失评估小组，负责对灾害造成的档案损失进行评估。2.评估内容对受损档案的数量、种类、价值等进行统计和分析，确定档案损失的程度。评估档案库房设施、设备等的损坏情况，计算修复或更换所需的费用。统计因灾害导致的档案业务中断等间接损失。3.评估报告评估小组应在灾害应急处置工作结束后，及时撰写档案损失评估报告，报告内容应包括灾害概况、损失评估结果、损失原因分析、建议措施等，为后续的档案恢复和处理工作提供依据。（二）档案恢复与重建1.制定恢复计划根据档案损失评估报告，制定档案恢复与重建计划，明确恢复的目标、任务、步骤和时间要求等。2.档案修复组织专业人员对受损档案进行修复，采用合适的修复技术和方法，确保档案的可读性和完整性。对电子档案进行数据恢复和修复，确保电子档案数据的安全和可用。3.库房设施修复对受损的档案库房设施、设备进行及时修复或更换，使其恢复正常使用功能。在修复过程中，要严格按照相关标准和规范进行施工，确保修复质量。4.档案重建如果部分档案因灾害无法修复或丢失，根据档案管理的相关规定和要求进行档案重建工作。重建档案应确保内容准确、完整，与原档案具有同等的法律效力。（三）调查与总结1.灾害原因调查组织相关人员对灾害发生的原因进行调查，分析灾害发生的直接原因和间接原因，总结经验教训。调查过程中要收集相关证据，形成调查记录。2.应急处置总结对应急处置工作进行全面总结，评估应急预案的科学性、实用性和可操作性，分析应急处置过程中存在的问题和不足