计算机档案制度

计算机档案制度一、总则（一）目的为加强公司计算机档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及计算机档案管理的部门和人员。（三）定义1.计算机档案：指公司在业务活动中形成的，以电子数据形式存储在计算机系统、存储设备等介质上的各类文件、资料、记录等。2.档案管理部门：指负责公司计算机档案集中管理的部门，承担档案的收集、整理、存储、保管、利用等职责。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司计算机档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.全程管理原则：对计算机档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行有效管理。3.确保安全原则：采取有效措施，确保计算机档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司内部产生的各类电子文件，包括但不限于办公文档、业务报表、技术资料、合同协议等。2.外部接收的与公司业务相关的电子文件，如合作伙伴提供的资料、政府部门下发的文件等。3.公司信息系统运行过程中产生的各类数据记录，如系统日志、交易记录、统计数据等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责计算机档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始性和真实性，不得擅自修改、删除或伪造。3.对于重要的电子文件，应同时收集其纸质版本或打印件，以备查阅和备份。（三）整理方法1.按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，建立清晰的分类体系。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.建立档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。三、档案的存储与保管（一）存储设备1.应选用安全可靠的存储设备，如服务器硬盘阵列、磁带库、光盘库等，确保档案数据的长期存储。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行，防止因设备故障导致档案数据丢失。（二）存储方式1.采用多种存储方式，如在线存储、离线存储、异地存储等，以提高档案数据的安全性和可靠性。2.对重要的档案数据应进行备份，备份频率根据档案的重要程度和变化情况确定，备份数据应存储在不同的介质和地点。（三）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件，确保档案实体安全。2.保持保管场所的清洁卫生，温度、湿度应符合档案保管要求。（四）保管期限1.根据档案的性质和重要程度，确定不同档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是反映公司历史和重大决策的文件；长期保管的档案一般为重要业务文件和有一定保存价值的资料；短期保管的档案为一般性文件和时效性较强的资料。（五）档案的清查与盘点1.定期对计算机档案进行清查和盘点，检查档案的完整性、准确性和存储状况。2.在清查和盘点过程中，如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。四、档案的利用与借阅（一）利用原则1.遵循合法、合理、安全的原则，确保档案利用过程中不损害公司利益和档案安全。2.优先满足公司内部业务工作的需要，提高档案的利用效率。（二）利用方式1.提供档案查阅服务，方便公司内部人员查阅所需档案。查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称等信息。2.根据业务需要，可对档案进行复制，但应严格控制复制范围，并进行登记。复制的档案应与原件具有同等效力。3.对于涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和使用范围。（三）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏或丢失。如发生上述情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅结束后，借阅人员应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。五、档案的安全与保密（一）安全措施1.建立健全计算机档案安全管理制度，加强对档案存储设备、网络系统等的安全管理。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描，防止网络攻击和病毒入侵。（二）保密要求1.明确档案管理人员的保密职责，签订保密协议，加强对档案管理人员的保密教育。2.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、访问控制等保密措施，严格限制知悉范围。3.档案管理人员在工作中应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，不得擅自将档案带出公司或提供给无关人员。（三）安全事故处理1.如发生计算机档案安全事故，如档案丢失、损坏、泄露等，应立即启动应急预案，采取措施进行处理。2.及时查明事故原因，追究相关人员的责任，并向上级主管部门报告。同时，应采取补救措施，尽量减少事故造成的损失。六、档案管理的信息化建设（一）建立档案管理信息系统1.利用信息技术建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和在线查询、借阅等功能。2.档案管理信息系统应具备档案录入、分类、存储、检索、统计等功能，提高档案管理的效率和准确性。（二）数据维护与更新1.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的及时性和准确性。2.及时将新形成的档案录入系统，对已变更或失效的档案进行标注和处理。（三）系统安全管理1.加强对档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和操作。2.定期对系统进行备份，确保系统数据的安全性和可恢复性。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责公司计算机档案管理制度的制定、修订和组织实施。2.负责计算机档案的收集整理、存储保管、利用服务等日常管理工作。3.指导和监督各部门的计算机档案管理工作，开展档案业务培训和交流。4.负责档案管理信息系统的建设、维护和管理。（二）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度和工作流程。2.负责档案的具体收集、整理、存储、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门计算机档案的收集、整理和初步保管工作，确保档案的完整和及时归档。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和支持。3.配合档案管理部门开展档案管理工作的检查和考核，及时反馈本部门档案管理工作中的情况和问题。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的计算机档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、存储、保管、利用等情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立计算机档案管理工作考核评价机制，对各部门和档案管理人员的工作进行考核评价。2.考核