档案工作收集制度

档案工作收集制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案工作的规范化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案工作收集制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的收集工作。（三）基本原则1.真实性原则：收集的档案必须是真实反映公司/组织各项工作活动的原始记录，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集公司/组织在各个业务领域、各个工作环节形成的各类档案，确保档案的系统性和完整性。3.及时性原则：档案形成后，应及时进行收集，避免档案的散失和延误。4.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，各部门及员工应按照本制度的规定，将档案及时移交至档案管理部门。二、档案收集范围（一）行政管理类档案1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证、税务登记证等。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件，如考勤制度、财务制度、人事制度等。3.公司/组织年度工作计划、总结、报告等文件。4.公司/组织会议记录、纪要、决议等文件，包括董事会会议、总经理办公会、部门例会等。5.公司/组织对外发布的公告、通知、函件等文件。6.公司/组织与上级主管部门、政府部门、其他单位往来的文件，包括请示、报告、批复、函等。7.公司/组织印章使用记录、介绍信存根等文件。8.公司/组织员工的人事档案，包括入职登记表、劳动合同、工资表、考核记录、奖惩记录等。9.公司/组织的固定资产档案，包括购置合同、发票、验收报告、使用说明书等。10.公司/组织的办公设备档案，包括电脑、打印机、复印机等设备的购置合同、发票、维修记录等。（二）业务管理类档案1.市场营销类档案，包括市场调研报告、营销策划方案、销售合同、客户资料等。2.财务管理类档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务申报资料等。3.人力资源管理类档案，包括招聘计划、培训记录、绩效考核资料、员工离职手续等。4.生产管理类档案，包括生产计划、工艺流程、质量检验报告、设备维护记录等。5.研发管理类档案，包括研发项目立项报告、研究成果报告、专利申请文件等。6.物资采购类档案，包括采购计划、采购合同、供应商资料、验收记录等。7.物流管理类档案，包括运输合同、仓储记录、物流配送清单等。8.项目管理类档案，包括项目立项文件、项目进度报告、项目验收文件等。（三）特殊载体类档案1.照片档案，包括公司/组织重大活动、会议、工程建设、产品研发等方面的照片。2.录音档案，包括公司/组织重要会议、讲座、培训等方面的录音。3.录像档案，包括公司/组织宣传片、产品演示片、活动视频等。4.电子档案，包括公司/组织各类文件资料的电子版本，如文档文件、表格文件、图片文件、视频文件等。三、档案收集职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案工作收集制度，并组织实施。2.指导各部门及员工做好档案的收集工作，明确档案收集的范围、标准和要求。3.定期对各部门及员工的档案收集工作进行检查和监督，确保档案收集工作的规范进行。4.负责接收各部门及员工移交的档案，并进行整理、分类、编目、装订等工作。5.建立健全公司/组织档案管理系统，对档案进行数字化管理，提高档案的检索和利用效率。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类档案的收集工作，并按照档案管理部门的要求，及时将档案移交至档案管理部门。2.明确本部门档案收集工作的责任人，负责督促本部门员工做好档案的收集和整理工作。3.对本部门收集到的档案进行初步整理，确保档案的齐全、完整、准确，并按照档案管理部门的要求进行分类、编号、编目等工作。4.配合档案管理部门做好档案的检查、鉴定、销毁等工作。（三）员工职责1.负责将自己在工作活动中形成的各类档案及时收集整理，并移交至本部门档案收集责任人。2.按照档案管理部门的要求，对自己收集的档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案的规范整理。3.积极配合档案管理部门和本部门做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。四、档案收集流程（一）档案形成1.公司/组织各部门及员工在工作活动中形成的各类文件、资料、记录等，应按照档案管理的要求，及时进行整理和归档。2.档案形成后，应在文件材料上注明形成日期、来源、保管期限等信息，并按照类别进行分类存放。（二）档案收集1.各部门档案收集责任人应定期对本部门员工形成的档案进行收集，一般每月收集一次。2.档案收集责任人在收集档案时，应认真核对档案的数量、内容、完整性等，确保档案的齐全、完整、准确。3.对收集到的档案进行初步整理，按照档案管理部门规定的分类标准进行分类，编制档案目录，并在档案上加盖本部门印章。（三）档案移交1.各部门档案收集责任人应在规定的时间内，将整理好的档案移交至档案管理部门。2.档案移交时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、类别、移交日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.档案管理部门在接收档案时，应认真核对档案移交清单和档案内容，确保档案的准确接收。（四）档案整理1.档案管理部门接收档案后，应按照档案管理的要求，对档案进行进一步的整理和分类。2.对档案进行编号、编目、装订等工作，建立档案检索工具，方便档案的查找和利用。3.将整理好的档案录入档案管理系统，实现档案的数字化管理。五、档案收集的时间要求（一）定期收集1.各部门应每月定期将本部门形成的档案收集整理后移交至档案管理部门。收集时间为每月的最后一周，具体日期由档案管理部门另行通知。2.档案管理部门应在收到各部门移交的档案后，及时进行整理和归档，确保档案的及时入库。（二）即时收集1.对于公司/组织重大活动、重要会议、紧急项目等形成的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后即时收集整理，并移交至档案管理部门。2.档案管理部门应在收到即时移交的档案后，优先进行整理和归档，确保档案资料的完整性和时效性。六、档案收集的质量要求（一）齐全完整1.收集的档案应涵盖公司/组织各项工作活动的全过程，包括文件、资料、记录、图表、照片、录音、录像等各种形式的材料。2.档案内容应完整无缺，不得遗漏重要信息和关键环节。（二）真实准确1.档案必须是原始记录，不得伪造、篡改或歪曲事实。2.档案中的数据、文字、图表等应准确无误，与实际情况相符。（三）规范整理1.档案应按照档案管理部门规定的分类标准进行分类，同类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.档案应进行编号、编目、装订等工作，编号应连续、唯一，编目应清晰、准确，装订应牢固、整齐。（四）清晰可读1.纸质档案应字迹清晰、工整，图表应绘制规范、准确，照片应图像清晰、色彩逼真。2.电子档案应格式规范、存储完整，能够正常打开和读取。七、档案收集的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门及员工的档案收集工作进行监督检查，检查内容包括档案收集的及时性、完整性、准确性、规范性等。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司/组织应将档案收集工作纳入各部门及员工的绩效考核体系，对档案收集工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对档案收集工作不认真、不负责，导致档案缺失、损坏或延误移交的部门和个人，应按照绩效考核制度进行相应的处罚。八、档案收集的安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强档案存储场所的安全防范措施，确保档案的安全保管。2.档案存储场所应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护。3.档案管理人员应严格遵守档案安全操作规程，不得擅自将档案带出档案存储场所，不得在档案存储场所吸烟、用火、用电等。（二）保密管理1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确档案保密责任，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.档案管理人员应严格遵守档案保密规定，不得擅自泄露档案内容，不得将档案提供给无关人员查阅、