机关档案收集制度

机关档案收集制度一、总则（一）目的为加强本机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统，便于档案的保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本档案收集制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的档案收集工作。（三）基本原则1.集中统一原则机关档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致档案缺失或管理混乱。2.完整准确原则全面收集反映机关工作活动全过程的各种档案材料，保证档案内容真实、准确，能够客观反映机关工作实际情况。3.及时收集原则明确档案收集的时间要求，确保档案材料在形成后及时收集归档，防止档案材料散失。4.便于利用原则档案收集工作应充分考虑档案利用的需求，保证收集的档案能够方便、快捷地为机关各项工作提供服务。二、档案收集范围（一）文书档案1.上级机关来文，包括命令、决定、指示、通知、通报、批复等。2.本机关形成的文件材料，如请示、报告、函、会议纪要、规章制度、工作计划、总结、统计报表等。3.下级机关的请示及本机关的批复。4.与其他机关单位的往来文件，如函件、协议、合同等。（二）科技档案1.本机关承担的科研项目文件，包括项目立项报告、研究方案、实验数据、研究成果报告等。2.工程建设项目文件，如项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程变更记录、竣工验收报告等。3.设备仪器档案，包括设备购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。（三）人事档案1.干部职工的履历材料、自传、鉴定、考核、考察材料。2.学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴材料。3.党团材料、奖励处分材料、工资待遇、任免、出国（境）等材料。（四）会计档案1.会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账等。3.财务报告，包括月度、季度、年度财务报表及附注。4.其他会计核算资料，如银行对账单、税务申报表等。（五）声像档案1.机关重要活动的照片、录音、录像资料，如会议、庆典、调研、检查等活动。2.反映机关历史变迁、工作成果的照片、录像资料。3.其他具有保存价值的声像材料。（六）电子档案（数字化档案）1.机关形成的电子文件，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、电子报表等。2.对纸质档案进行数字化转换形成的电子副本。三、档案收集职责分工（一）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类档案材料的收集、整理，并定期移交至档案室。2.明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。3.配合档案室做好档案收集过程中的相关工作，如提供档案线索、协助查找档案等。（二）档案室职责1.制定档案收集计划，明确档案收集的范围、时间、要求等，并向各部门公布。2.指导各部门档案收集工作，解答档案收集过程中的疑问，提供业务培训。3.负责接收各部门移交的档案材料，对接收的档案进行审核、整理、登记。4.定期对档案收集工作进行检查、总结，不断完善档案收集制度。四、档案收集程序（一）文件材料的形成与积累1.各部门工作人员在工作过程中应及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料进行分类整理，按照档案管理要求进行初步编目。2.对于重要文件材料，应在形成后及时备份，确保档案的安全性和完整性。（二）档案收集时间1.文书档案应在次年上半年集中收集归档。2.科技档案应在项目完成后三个月内收集归档。3.人事档案应根据人事变动情况及时收集更新。4.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门按照归档要求整理成册，在规定时间内移交档案室。5.声像档案应在活动结束后一周内收集整理，及时归档。6.电子档案应定期进行收集，确保电子文件的实时归档。（三）档案移交1.各部门档案收集责任人按照规定时间将整理好的档案材料移交至档案室。2.移交时应填写档案移交清单，详细注明档案的名称数量、形成时间、保管期限等信息。3.档案室接收人员对移交的档案进行认真核对，确认无误后在移交清单上签字，并办理交接手续。（四）档案审核1.档案室对接收的档案进行审核，重点检查档案的完整性、准确性、规范性。2.对于不符合要求的档案，应及时与移交部门沟通，要求补充或更正相关材料。五、档案收集要求（一）文件材料质量要求1.文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范。2.纸张应符合档案保存要求，避免使用易褪色、易碎的纸张。3.电子文件应格式规范、元数据齐全，确保能够长期有效读取。（二）整理要求1.档案应按照分类方案进行整理，保持同一类档案的系统性和连贯性。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类排列，编目编号。3.科技档案应按照项目、专业等进行分类整理，建立完整的项目档案体系。4.人事档案应按照干部人事档案管理规定进行整理，确保档案信息的准确性和规范性。（三）标识要求1.档案盒、文件夹等应标明档案类别、年度保管期限等信息。2.每份档案应编制唯一的编号，并在档案封面、目录等位置标注清晰。六、档案收集的监督与考核（一）监督检查1.档案室定期对各部门档案收集工作进行检查，检查内容包括档案收集的及时性、完整性、准确性等。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保档案收集工作质量。（二）考核机制1.将档案收集工作纳入机关绩效考核体系，对档案收集工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励。2.对档案收集工作不力，导致档案材料缺失、损坏或未按时移交的部门和个人进行批评教育，并按照相关规定进行问责。七、档案收集的安全与保密（一）安全管理1.档案收集过程中应注意档案的安全保护，避免档案材料的丢失、损坏、泄密等情况发生。2.对档案存放场所应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备。（二）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案材料进行严