档案制度讲解

档案制度讲解一、总则（一）目的本档案制度旨在规范公司/组织档案的管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和保密性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及的各类档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，数据准确无误，严禁虚假和错误信息进入档案。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用效率，满足公司/组织各项工作的需求。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案包括公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议记录、纪要，工作计划、总结，行政公文、函件等。2.人事档案员工的个人基本信息、入职离职手续、劳动合同、薪酬福利、培训记录、绩效考核、奖惩情况等。3.财务档案会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务资料，资金往来记录等。4.业务档案根据公司/组织的业务类型，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、客户服务档案等，具体内容包括业务合同、订单、项目文档、市场调研报告、产品研发资料等。5.技术档案技术研发文档、工艺文件、技术标准、设备档案、图纸资料等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“类别代码+年份+流水号”的形式，例如：行政档案：XZ20XX001人事档案：RS20XX001财务档案：CW20XX001业务档案：YW20XX001（根据不同业务类型，在YW后加具体业务代码细分）技术档案：JS20XX001三、档案收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作过程中形成的各类文件、资料、记录等，确保档案的完整性。收集范围包括但不限于以下内容：1.上级部门下发的各类文件、通知、指示等。2.本部门制定的工作计划、方案、规章制度、业务流程等。3.工作过程中产生的各类报表、报告、统计数据等。4.会议记录、纪要、决议等。5.业务活动中的合同、协议、订单、发票等。6.员工的各类人事资料、培训记录、绩效考核结果等。7.技术研发过程中的文档、图纸、实验报告等。（二）收集要求1.及时收集各部门应在文件、资料、记录等形成后的规定时间内，将其收集整理并移交至档案管理部门。2.完整准确收集的档案应确保内容完整，数据准确，签字盖章齐全，不得遗漏重要信息。3.分类清晰收集的档案应按照档案分类标准进行初步分类，便于后续的整理和归档。（三）整理方法1.分类排序档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行详细分类，并对同一类档案按照时间顺序或重要程度进行排序。2.编目装订对每份档案进行编目，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，并按照编目顺序进行装订，确保档案的整齐和牢固。3.编制目录根据整理好的档案，编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，便于档案的查询和检索。四、档案归档与保管（一）归档流程1.整理审核档案管理部门对收集整理好的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案及时返回相关部门进行补充或修正。2.确定保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定每份档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。3.归档存储审核通过且确定保管期限后的档案，按照档案编号顺序进行归档存储。档案存储应采用科学合理的方式，如纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存储在服务器或存储设备上，并定期进行备份。（二）保管要求1.环境要求档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.安全防护加强档案保管场所的安全防护措施，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设备，确保档案的实体安全。对电子档案应采取加密存储、访问控制、定期杀毒等措施，防止信息泄露和数据丢失。3.定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、完整性、准确性等。对发现的问题及时进行处理，并做好检查记录。4.到期鉴定对保管期限已满的档案，档案管理部门应组织相关人员进行鉴定，根据档案的实际价值确定是否继续保存或销毁。对需要销毁的档案，应按照规定的程序进行审批和销毁。五、档案借阅与利用（一）借阅权限1.内部借阅公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.外部借阅因特殊原因需要向公司/组织外部单位或个人提供档案借阅服务的，必须经公司/组织主管领导批准，并签订保密协议，明确双方的权利和义务。（二）借阅流程1.申请登记借阅人填写《档案借阅申请表》，提交所在部门负责人审核签字。2.审批根据借阅权限，申请表依次提交档案管理部门负责人、公司/组织主管领导审批。3.借阅办理审批通过后，借阅人到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员按照申请表的要求提供档案，并做好借阅登记。4.归还借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，归还时档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题及时与借阅人沟通解决。（三）利用规定1.查阅利用借阅人应在档案管理部门指定的场所查阅档案，并严格遵守档案管理部门有关档案查阅利用的规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。2.复制限制如需复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期和用途。3.保密要求借阅人应对所借阅档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。如因工作需要引用档案内容，应注明档案来源。六、档案保密与安全（一）保密制度1.保密责任公司/组织全体员工应严格遵守档案保密制度，对接触到的档案信息负有保密责任。档案管理部门应定期对员工进行保密教育，提高员工的保密意识。2.保密措施对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管、限制访问等保密措施。在档案的传输、使用过程中，应采用安全可靠的方式，防止信息泄露。3.保密监督档案管理部门应加强对档案保密工作的监督检查，对违反保密制度泄露档案信息者，将依法依规追究责任。（二）安全制度1.实体安全加强档案保管场所的安全防护设施建设，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设备，确保档案实体安全。定期对档案保管场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。2.信息安全对电子档案应采取加密存储、访问控制、定期备份等信息安全措施，防止电子档案信息泄露、篡改和丢失。建立健全电子档案信息安全应急处置预案，确保在发生安全事件时能够及时有效地进行处理。3.安全培训档案管理部门应定期组织员工进行安全培训，提高员工的安全意识和应急处理能力。培训内容包括档案安全法律法规、安全操作规程、安全事故案例分析等。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，实现档案信息的快速检索、共享和利用。（二）信息化系统建设1.档案管理软件选用适合公司/组织档案管理需求的专业档案管理软件，实现档案的电子化录入、存储、检索、借阅、统计等功能。2.数据录入与维护档案管理部门应安排专人负责档案数据的录入和维护工作，确保档案信息的准确、完整和及时更新。3.系统安全与维护加强档案信息化系统的安全防护措施，定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。（三）电子档案管理1.电子档案收集各部门在工作过程中形成的电子文件应及时收集整理，并按照档案分类标准进行分类存储。电子文件应确保格式规范、内容完整、元数据齐全。2.电子档案归档电子档案的归档应与纸质档案的归档同步进行，确保电子档案与纸质档案的一致性。电子档案应存储在安全可靠的数据存储设备上，并进行定期备份。3.电子档案利用员工可通过档案信息化系统查询和利用电子档案，但应严格遵守档案利用的相关规定。如需打印电子档案，应按照规定的程序进行操作。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对到期档案进行全面鉴定，确定档案的存毁。鉴定标准如下：1.永久保存档案反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织发展具有重要历史价值和凭证作用的档案，应永久保存。2.长期保存档案在一定时期内对公司/组织工作具有查考利用价值的档案，应长期保存。3.短期保存档案保存期满后对公司/组织工作无查考利用价值的档案，可予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清单档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定后，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.审批《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织主管领导批准。3.销毁实施经批准后，档案管理部门组织专人对拟销毁档案进行销毁。