法院档案查阅制度

法院档案查阅制度一、总则（一）目的为了规范法院档案查阅行为，保障档案信息的合理利用，维护当事人及其他相关人员的合法权益，确保法院档案管理工作的科学性、规范性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》《人民法院档案管理办法》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门及工作人员在履行职责过程中涉及档案查阅的活动，同时适用于当事人、代理人、辩护人以及其他依法有权查阅法院档案的单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规和本院的相关规定，确保查阅行为合法合规。2.安全保密原则：在档案查阅过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护档案的保密性和完整性。3.服务与管理并重原则：既要为合法的查阅需求提供便利，又要加强对查阅活动的管理，确保档案查阅工作有序进行。二、档案查阅的主体及权限（一）本院工作人员1.审判人员：因案件审理需要，可以查阅与所承办案件直接相关的档案材料，包括案件的卷宗、证据、庭审记录等，以全面了解案件事实，准确适用法律。2.执行人员：为执行案件需要，有权查阅执行案件的相关档案，如执行依据、执行措施记录、财产查控情况等，以便及时掌握执行进展，推进执行工作顺利开展。3.其他工作人员：因工作需要，经所在部门负责人批准，可以查阅与其工作职责相关的档案资料，但应严格限定在必要的范围内，不得随意扩大查阅范围。（二）当事人及其代理人、辩护人1.当事人：案件当事人有权查阅与其自身案件相关的档案材料，但涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及法律规定不得公开的其他内容除外。当事人查阅档案时，应提交有效身份证明及相关案件受理通知书等证明材料。2.代理人：经当事人授权委托的代理人，凭当事人的授权委托书、有效身份证明及相关案件受理通知书等材料，可以查阅当事人案件的相关档案。代理人查阅档案时，应在当事人授权范围内进行，并对查阅行为负责。3.辩护人：刑事案件的辩护人，依据法律规定及相关手续，可以查阅所承办案件的档案材料，以便为当事人提供有效的辩护服务。（三）其他单位和个人1.司法机关：其他司法机关因办理案件需要，依法可以查阅本院相关案件档案，但应出具正式的协助调查函或调卷函，并办理相关查阅手续。查阅涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等特殊档案时，应严格按照保密规定进行。2.有关单位：因工作需要，经本院批准，有关单位可以查阅与其业务相关的法院档案，但查阅范围应严格限定在与该单位业务直接相关的部分，并遵守档案查阅的各项规定。三、档案查阅的申请与审批（一）申请方式1.现场申请：当事人、代理人、辩护人以及本院工作人员如需查阅档案，应到本院档案管理部门领取并填写《档案查阅申请表》，详细填写查阅申请人信息、查阅案件信息、查阅目的、查阅范围等内容。2.网上申请：为方便当事人及其他相关人员查阅档案，本院应逐步建立网上查阅申请平台。申请人可通过该平台在线填写《档案查阅申请表》，上传相关证明材料，并提交查阅申请。（二）申请材料1.身份证明材料：当事人应提交有效身份证件，如居民身份证、护照等；代理人应提交当事人的授权委托书及有效身份证件；辩护人应提交律师执业证书、律师事务所证明、授权委托书等相关材料；本院工作人员应提交工作证等身份证明材料。2.案件相关证明材料：查阅案件档案的，应提交案件受理通知书、裁判文书等能证明与案件关联性的材料。其他单位因工作需要查阅档案的，应出具单位介绍信及相关证明文件。（三）审批流程1.本院工作人员申请：由所在部门负责人对申请进行审核，签署意见后报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人根据申请内容及工作实际情况，决定是否批准查阅申请，并签署审批意见。2.当事人及其他外部人员申请：档案管理部门收到查阅申请后，应首先对申请材料进行形式审查。对于申请材料齐全、符合要求的，将申请转至案件承办部门进行审核。案件承办部门应在规定时间内对申请进行审核，如认为查阅申请合理且不涉及保密等问题，签署同意意见后报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人审批通过后，通知申请人办理查阅手续。四、档案查阅的方式与场所（一）查阅方式1.原件查阅：对于不涉及保密等特殊情况的档案，经批准后，申请人可以在档案管理部门指定的场所查阅档案原件。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅行为规范有序。2.复制查阅：申请人如需复制档案材料，应向档案管理部门提出申请。档案管理部门根据档案的性质、内容及申请人的需求，决定是否允许复制以及复制的范围。对于允许复制的档案材料，档案管理人员应按照规定的程序进行复制，并加盖档案管理部门印章。复制件应与原件核对无误，确保其真实性和完整性。（二）查阅场所本院应设立专门的档案查阅场所，配备必要的桌椅、电脑、复印机等设备，为查阅人员提供便利的查阅条件。查阅场所应保持安静、整洁，并设置明显的标识和指引。同时，应安排专人负责查阅场所的管理和服务，维护查阅秩序，保障查阅工作顺利进行。五、档案查阅的期限与限制（一）查阅期限1.一般情况下，查阅档案的期限为[X]个工作日。如有特殊情况需要延长查阅期限的，申请人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.对于涉及紧急案件或特殊情况的查阅申请，档案管理部门应根据实际情况及时安排查阅，并在最短时间内完成审批和查阅手续，确保案件审理或其他工作的顺利进行。（二）查阅限制1.查阅档案时，应严格按照批准的查阅范围进行，不得擅自扩大查阅内容。对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及法律规定不得公开的档案材料，严禁查阅和复制。2.查阅档案人员不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、增减档案材料，不得将档案带出查阅场所。如有违反规定的行为，档案管理部门有权立即停止其查阅，并依法追究相关责任。六、档案查阅的登记与记录（一）查阅登记档案管理部门应建立完善的档案查阅登记制度，对每一次查阅申请进行详细登记。登记内容包括查阅申请人姓名（名称）、查阅日期、查阅案件信息、查阅目的、查阅范围、审批情况、查阅期限等。查阅登记应使用统一的登记簿，确保登记信息准确、完整、可追溯。（二）查阅记录1.在查阅过程中，档案管理人员应对查阅情况进行记录。记录内容包括查阅人员的行为表现、查阅档案的具体内容、查阅过程中是否发现问题等。查阅记录应与查阅登记信息相互印证，形成完整的查阅档案。2.对于复制档案材料的情况，档案管理人员应记录复制的内容、数量、复制时间等信息，并要求复制人员签字确认。查阅记录和复制记录应妥善保存，以备日后查阅和审计。七、档案查阅的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应对档案查阅过程中涉及的国家秘密、商业秘密、个人隐私等信息严格保密。在查阅场所，应设置专门的保密区域，对涉及保密内容的档案进行单独存放和管理。2.查阅人员在查阅档案时，应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。对于涉及保密信息的档案材料，不得擅自拍照、录像、录音或传播。3.档案管理部门应定期对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平，确保保密措施的有效执行。（二）安全保障1.加强查阅场所的安全防范措施，安装必要的监控设备，确保查阅场所的安全。档案管理人员应定期对查阅场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。2.对于档案原件的查阅和复制，应严格按照操作规程进行，防止档案损坏或丢失。查阅结束后，档案管理人员应及时对档案进行整理和归位，确保档案存放安全有序。3.如发生档案信息泄露、丢失或其他安全事故，档案管理部门应立即采取措施进行补救，并及时向上级主管部门报告。同时，应配合有关部门进行调查处理，追究相关人员的责任。八、档案查阅的监督与检查（一）内部监督1.本院纪检监察部门应对档案查阅制度的执行情况进行定期监督检查，重点检查查阅申请审批程序是否规范、查阅范围是否符合规定、保密措施是否落实等。对于发现的问题，应及时督促整改，并严肃追究相关责任。2.档案管理部门应加强对自身工作的内部监督，定期对档案查阅登记、记录等情况进行自查自纠，发现问题及时整改，不断完善档案查阅管理工作。（二）外部监督1.接受当事人及其他相关人员的监督。当事人及其他人员如发现档案查阅过程中存在违规行为，可以向本院纪检监察部门或上级主管部门反映，本院应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。2.主动接受社会监督。通过设立举报电话、邮箱等方式，广泛接受社会各界对本院档案查阅工作的监督和意见建议。对于社会监督反映的问题，应认真对待，及时整改，不断提高档案查阅工作的透明度和公信力。九、档案查阅的责任追究（一）申请人责任1.申请人如提供虚假证明材料或隐瞒真实情况骗取查阅档案资格的，档案管理部门有权取消其查阅申请，并依法追究其法律责任。2.申请人在查阅档案过程中违反查阅期限、查阅范围、保密规定等制度要求的，档案管理部门应责令其改正，并视情节轻重给予警告、限制查阅等处理。情节严重的，依法追究其法律责任。（二）本院工作人员责任1.本院工作人员违反档案查阅制度，擅自扩大查阅范围、泄露档案信息、违规复制档案等行为的，由所在部门进行批评教育，并责令其改正。造成不良后果的，视情节轻重给予相应的纪律处分。2.对于因故意或重大过失导致档案丢失、损坏或信息泄露的工作人员，依法追究其法律责任，并视情节给予相应的经济赔偿处罚。（三）档案管理人员责任1.档案管理人员在档案查阅管理工作中，如存在玩忽职守、徇私舞弊、违反操作规程等行为，导致档案查阅工作出现问题的，由档案管理部门进行批评教育，并责令其改正。情节严重的，给予纪律处分，直至调离档案管理岗位。