街道档案调阅制度

街道档案调阅制度一、总则（一）目的为了加强街道档案管理，规范档案调阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在街道工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本街道各部门、社区以及因工作需要调阅街道档案的单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则：档案调阅必须严格遵守国家有关法律法规和档案管理的相关规定。2.安全保密原则：确保档案在调阅过程中的安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生。3.服务工作原则：以满足街道各项工作需求为出发点，合理、高效地提供档案调阅服务。二、档案调阅范围（一）文书档案包括街道党工委、办事处形成的各类文件、报告、会议记录、决议等。（二）业务档案如民政、计生、城管、综治等业务工作中产生的档案资料。（三）人事档案干部职工的个人基本信息、履历、考核、任免等档案材料。（四）财务档案街道财务收支、会计凭证、报表等相关档案。（五）其他档案如照片、音像、实物等具有保存价值的档案资料。三、调阅申请与审批（一）调阅申请1.内部调阅街道各部门、社区因工作需要调阅档案的，由调阅人填写《街道档案调阅申请表》，注明调阅档案的名称、内容、用途、调阅时间等信息，并经部门或社区负责人签字同意。2.外部调阅外单位或个人因工作需要调阅街道档案的，需提前向街道档案管理部门提交调阅申请函，说明调阅目的、范围、时间等，并加盖单位公章。（二）审批流程1.内部调阅申请由档案管理部门负责人对调阅申请进行审核，审核通过后报街道分管领导审批。2.外部调阅申请档案管理部门收到外部调阅申请函后，进行初步审核，提出审核意见，报街道分管领导审批。经分管领导批准后，由档案管理部门与调阅单位或个人联系，告知调阅相关事宜。四、调阅手续办理（一）调阅登记1.无论是内部调阅还是外部调阅，调阅人在办理调阅手续时，档案管理人员都要对调阅情况进行详细登记，包括调阅日期、调阅人姓名、单位、调阅档案名称、数量、归还日期等。2.登记信息要准确、完整，以备查询和统计。（二）借阅凭证1.内部调阅经审批同意后，档案管理人员为调阅人出具《街道档案调阅凭证》，调阅人凭此凭证到档案库房调阅档案。2.外部调阅外单位或个人调阅档案时，档案管理人员在其提交的调阅申请函上加盖“已办理调阅手续”章，并留存一份复印件备案，同时为其出具《街道档案调阅凭证》。（三）调阅限制1.涉及机密、绝密的档案，严格按照国家保密规定进行调阅，未经批准，严禁调阅。2.重要档案原则上不允许外借，确因工作需要必须外借的，需经街道主要领导批准，并采取严格的安全保密措施。3.同一档案在同一时间内只能由一人调阅，如需多人同时调阅，应分别办理调阅手续。五、调阅档案的使用与归还（一）使用要求1.调阅人必须在指定地点使用档案，不得擅自将档案带出档案库房或办公区域。2.调阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、加注标记等。3.如需复印、拍照、摘录档案内容，应事先向档案管理人员提出申请，经批准后方可进行。复印、拍照、摘录的档案资料应妥善保管，不得随意传播。（二）归还期限1.内部调阅档案的归还期限一般根据工作需要确定，但最长不得超过[X]个工作日。如需延期使用，应提前办理续借手续。2.外部调阅档案的归还期限按照审批意见执行，一般不得超过[X]个工作日。如遇特殊情况需要延期，调阅单位或个人应提前向街道档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。（三）归还检查1.调阅人归还档案时，档案管理人员要对档案进行认真检查，核对档案数量、内容是否完整，有无损坏、涂改等情况。2.如发现档案有损坏、丢失或其他问题，调阅人应及时说明情况，并承担相应责任。档案管理人员应做好记录，并向分管领导报告。六、档案调阅的监督与责任追究（一）监督检查1.街道档案管理部门定期对档案调阅情况进行检查，包括调阅登记、使用情况、归还情况等，确保调阅制度的严格执行。2.对违反档案调阅制度的行为，及时进行纠正，并记录在案。（二）责任追究1.调阅人违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄露等后果的，视情节轻重给予批评教育、责令赔偿损失等处理；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。2.档案管理人员在档案调阅管理工作中，因失职、渎职导致档案管理出现问题的，按照有关规定给予相应的纪律处分；情节严重的，依法追究法律责任。七、档案调阅的信息化管理（一）建立档案调阅信息系统利用现代信息技术，建立街道档案调阅信息系统，实现档案调阅申请、审批、登记、查询、统计等工作的信息化管理，提高工作效率和管理水平。（二）电子档案调阅对于电子档案的调阅，应严格按照电子档案管理规定进行操作，确保调阅过程的安全、规范。调阅人需通过授权的方式访问电子档案系统，并遵守相关的使用规定