扶贫档案移交制度

扶贫档案移交制度一、总则（一）目的为加强扶贫档案管理，确保扶贫档案资料的完整性、准确性和规范性，便于扶贫工作的总结、查询、利用和监督检查，特制定本制度。本制度适用于参与扶贫工作的各级部门、单位及相关工作人员在扶贫项目实施、资金使用、贫困户帮扶等过程中形成的各类档案资料的移交管理。（二）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《扶贫开发档案管理办法》等相关法律法规及行业标准制定。（三）适用范围本制度适用于本公司/组织在扶贫工作中涉及的所有档案资料的移交管理，包括但不限于扶贫项目申报、审批、实施、验收等环节形成的文件、报表、合同、协议、照片、音像等资料。（四）基本原则1.集中统一管理原则扶贫档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案资料应如实反映扶贫工作的实际情况，数据准确、内容真实，严禁弄虚作假。3.及时移交原则扶贫项目完成或相关工作结束后，应按照规定及时将档案资料移交至档案管理部门，不得拖延或积压。4.规范整理原则档案资料应按照规定的分类标准和整理方法进行整理，确保档案的规范性和便于查阅利用。二、档案移交内容（一）项目档案1.项目申报材料包括项目申请书、可行性研究报告、项目实施方案、项目预算等。2.项目审批文件如项目立项批复、资金下达文件等。3.项目实施过程资料项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告等。项目合同、协议，如项目建设合同、物资采购合同、技术服务合同等。项目施工过程中的各类资料，如施工日志、工程进度报表、质量检验报告、安全检查记录等。项目资金使用资料，包括资金拨付凭证、财务报表、审计报告等。4.项目验收资料项目验收申请、验收报告、验收意见、整改记录等。（二）贫困户帮扶档案1.贫困户基本信息档案包括贫困户家庭基本情况登记表、贫困人口识别表、帮扶责任人信息等。2.帮扶计划与措施针对贫困户制定的帮扶计划、帮扶措施落实情况记录等。3.帮扶成效资料贫困户收入变化情况记录、脱贫证明材料、帮扶前后对比照片等。4.其他相关资料如贫困户培训记录、就业创业扶持资料、社会救助申请及审批材料等。（三）政策文件与宣传资料1.扶贫政策文件国家、地方出台的扶贫政策文件、法规、规章等。2.宣传资料扶贫工作宣传册、海报、宣传单页、影像资料等。（四）会议记录与活动资料1.扶贫工作会议记录包括会议通知、会议议程、会议纪要、参会人员名单等。2.扶贫活动资料如扶贫捐赠活动、志愿服务活动、培训活动等的相关资料，包括活动方案、活动照片、活动总结等。三、档案移交流程（一）移交准备1.整理档案各部门、单位在扶贫项目完成或相关工作结束后，应及时对形成的档案资料进行整理。按照档案分类标准，对文件资料进行分类、编号、编目，剔除重复、无效的资料，确保档案资料的完整性和准确性。2.编制移交清单整理完成后，编制档案移交清单。清单应详细列出档案的名称、数量、起止日期、保管期限等信息，并由移交部门负责人签字确认。（二）移交申请移交部门填写档案移交申请表，注明移交档案的类别、数量、移交原因等信息，提交至档案管理部门。申请表应经部门负责人审核签字。（三）审核接收1.档案管理部门审核档案管理部门收到移交申请及移交清单后，对档案资料进行审核。审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性，以及移交清单与档案实际情况的一致性。2.办理接收手续经审核无误后，档案管理部门与移交部门办理档案接收手续。双方在移交清单上签字确认，注明移交日期和接收日期。档案管理部门应将接收的档案资料及时登记入库，妥善保管。（四）特殊情况处理1.资料缺失或不完整如发现移交的档案资料存在缺失或不完整的情况，档案管理部门应及时通知移交部门补充完善。移交部门应在规定时间内完成补充，并重新办理移交手续。2.档案资料不符合规范对于不符合整理规范或质量要求的档案资料，档案管理部门应要求移交部门进行整改。整改合格后，再办理移交手续。四、档案保管期限（一）永久保管1.涉及扶贫工作重大决策、重要政策文件、法规规章等。2.扶贫项目的立项批复、可行性研究报告、重大项目的验收报告等。3.反映扶贫工作历史沿革、重要事件、重要成果的档案资料。（二）定期保管1.扶贫项目实施过程中的一般性文件、报表、合同等，保管期限为[X]年。2.贫困户帮扶档案中的阶段性资料，保管期限为[X]年。3.扶贫工作会议记录、活动资料等，保管期限为[X]年。（三）保管期限调整档案保管期限应根据国家法律法规、行业标准及实际情况进行适时调整。如需延长或缩短保管期限，应按照规定的程序进行审批。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员查阅扶贫档案，需填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人查阅扶贫档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案资料的安全。（二）查阅登记档案管理部门应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容等信息。查阅人员应在查阅登记表上签字确认。（三）利用限制1.查阅档案资料时，应严格遵守保密规定，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。如需摘抄、复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准。2.涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的扶贫档案资料，应按照相关法律法规进行管理，严格限制查阅范围和利用方式。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育。2.对涉及保密内容的档案资料，应采取加密存储、专人保管等措施，防止档案信息泄露。3.在档案查阅、利用过程中，严格控制知悉范围，对查阅人员进行保密提醒，确保档案信息安全。（二）安全管理1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案资料的安全保存。2.定期对档案保管场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.加强对档案管理人员的安全培训，提高安全意识和应急处理能力。七、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织内部成立档案管理监督小组，定期对扶贫档案移交制度的执行情况进行监督检查。2.档案管理部门应定期对各部门、单位的档案移交工作进行指导和监督，确保档案资料的及时、准确移交。（二）检查内容1.档案移交的及时性、完整性和准确性。2.档案整理的规范性和质量。3.档案保管期限的执行情况。4.档案查阅与利用的合规性。5.档案保密与安全措施的落实情况。（三）问题整改对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任