档案交底制度

档案交底制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和规范性，实现档案资源的有效利用，特制定本档案交底制度。本制度旨在明确档案交底的流程、要求及各方责任，保障公司各项工作的顺利开展，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各项目组以及与公司有业务往来的外部合作单位在档案管理方面的相关活动。包括但不限于项目立项、实施、验收等全过程中形成的各类文件、资料、图表、数据等档案资料的交底工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则档案交底的内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况，数据准确无误，信息完整可靠。3.及时完整原则档案形成部门应及时将档案资料进行整理、归档，并按照规定的时间和要求向相关部门或单位进行交底，确保档案资料的及时性和完整性。4.保密安全原则在档案交底过程中，要严格遵守公司的保密制度，确保档案资料的安全，防止档案信息泄露。二、档案交底的职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案交底制度，并组织实施。2.指导和监督各部门、各项目组的档案交底工作，对档案交底情况进行定期检查和考核。3.负责接收、整理、保管和提供利用各部门、各项目组及外部合作单位移交的档案资料，建立健全公司档案管理体系。4.对档案交底过程中出现的问题进行协调和处理，确保档案管理工作的顺利进行。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.在规定的时间内，按照档案交底制度的要求，将整理好的档案资料向档案管理部门或其他相关部门进行交底，并办理交接手续。3.对本部门形成的档案资料的真实性、准确性和完整性负责，积极配合档案管理部门的工作，接受档案管理部门的指导和监督。（三）档案接收部门职责1.负责接收档案形成部门移交的档案资料，并对接收的档案资料进行认真核对和检查。2.及时将接收的档案资料进行登记、编号、整理和入库保管，确保档案资料的安全和有序存放。3.根据工作需要，向档案管理部门或其他相关部门提供档案资料的查阅、借阅服务，并做好记录。（四）外部合作单位职责1.在与公司签订合作协议时，明确档案交底的相关要求和责任。2.按照公司档案管理的要求，及时整理和归档在合作项目中形成的各类档案资料，并在项目结束后向公司进行档案交底。3.接受公司档案管理部门的指导和监督，确保档案资料的质量和规范。三、档案交底的范围与内容（一）档案交底的范围1.项目档案包括项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、施工记录、工程变更文件、竣工验收文件等与项目建设全过程相关的档案资料。2.行政管理档案涵盖公司行政公文、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、财务档案、合同协议等各类行政管理活动中形成的档案资料。3.业务经营档案如市场营销档案、客户资料档案、产品研发档案、生产经营记录等与公司业务经营相关的档案资料。4.其他档案公司在文化建设、教育培训、技术创新等方面形成的具有保存价值的档案资料。（二）档案交底的内容1.档案清单详细列出移交档案的名称、数量、类别、形成时间、保管期限等信息，确保清单内容准确无误。2.档案原件及相关资料包括纸质文件、电子文档、图表、照片、录像等各类档案原件，以及与档案相关的辅助资料，如审批文件、说明材料等。3.档案整理说明对档案的整理情况进行简要说明，包括分类依据、编号规则、装订方式等，以便接收部门能够快速了解档案的组织架构和整理方法。4.档案价值说明阐述档案资料对于公司业务活动、历史研究、决策支持等方面的重要价值，为接收部门提供参考，使其能够更好地认识档案的意义和作用。四、档案交底的流程（一）档案整理与准备阶段1.档案形成部门在业务活动结束后，应及时对形成的各类文件、资料进行收集、分类和整理。按照档案管理的要求，对文件进行编号、装订，编制档案目录，确保档案资料的系统性和规范性。2.档案形成部门对整理好的档案资料进行自查，确保档案内容完整、准确，整理符合要求。如有问题，及时进行补充、修正或调整。（二）交底申请与通知阶段1.档案形成部门完成档案整理后，填写《档案交底申请表》，详细说明档案的名称、数量、形成时间、保管期限、整理情况等信息，并提交至档案管理部门。2.档案管理部门收到《档案交底申请表》后，对申请内容进行审核。审核通过后，确定档案接收部门，并向档案形成部门和接收部门发出《档案交底通知》，明确交底时间、地点、要求等事项。（三）档案交底实施阶段1.档案形成部门按照《档案交底通知》的要求，携带整理好的档案资料及相关说明文件，按时到达指定地点进行档案交底。2.在档案交底现场，档案形成部门向接收部门逐一介绍档案清单内容，展示档案原件及相关资料，并对档案整理说明和档案价值说明进行讲解。接收部门对档案资料进行认真核对和检查，如有疑问或发现问题，及时与档案形成部门沟通协商。3.双方对档案资料的数量、内容、整理情况等进行确认无误后，在《档案交接清单》上签字确认。《档案交接清单》一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。（四）档案接收与入库阶段1.档案接收部门在档案交底完成后，及时将接收的档案资料运至档案库房，并按照档案管理的规定进行登记、编号、上架保管。2.档案管理部门对接收的档案资料进行再次检查，确保档案资料的完整性和准确性。如发现问题，及时通知档案形成部门进行整改。五、档案交底的时间要求（一）日常业务档案交底各部门应在每月末或每季度末，将本部门当月或当季度形成的档案资料进行整理归档，并向档案管理部门进行交底。对于临时性业务或专项工作形成的档案资料，应在业务结束后[X]个工作日内完成整理归档和交底工作。（二）项目档案交底1.在项目立项阶段，项目发起部门应在立项文件批复后[X]个工作日内，将立项相关档案资料向档案管理部门进行交底。2.在项目实施过程中，项目组应按照项目进度，定期（每[X]个月）将项目形成的档案资料向档案管理部门进行交底，确保档案资料的及时收集和整理。3.项目竣工验收后，项目组应在验收报告出具后[X]个工作日内，将项目全部档案资料整理归档，并向档案管理部门进行全面交底。（三）外部合作项目档案交底外部合作单位应在合作项目结束后[X]个工作日内，按照公司档案管理要求，将合作项目中形成的档案资料整理归档，并向公司进行档案交底。如合作协议中有特殊约定的，按照协议约定的时间进行档案交底。六、档案交底的质量要求（一）档案内容质量1.档案资料应真实反映公司各项业务活动的实际情况，数据准确无误，文字表述清晰，图表规范完整。2.档案中的文件材料应齐全完整，签署手续完备，不得遗漏重要文件或关键信息。3.对于电子档案，应确保数据的真实性、完整性和可读性，存储格式符合公司档案管理系统的要求。（二）档案整理质量1.档案整理应遵循统一的分类标准和编号规则，分类科学合理，编号连续唯一，便于查找和利用。2.档案装订应牢固整齐，纸张规格统一，幅面过大的文件应折叠整齐，破损或褪色的文件应进行修复或复制。3.档案目录应编制准确，与档案内容一一对应，便于检索和核对。（三）档案移交质量1.档案形成部门应按照档案交底制度的要求，按时、完整地向接收部门移交档案资料，不得拖延或隐瞒重要档案。2.档案移交过程中，双方应认真核对档案清单内容，确保档案资料的数量、名称、类别等信息准确无误。3.档案接收部门应及时对接收的档案资料进行检查和验收，如发现问题应及时与档案形成部门沟通解决，确保档案移交质量符合要求。七、档案交底的监督与考核（一）监督机制1.定期检查档案管理部门定期对各部门、各项目组的档案交底工作进行检查，检查内容包括档案整理情况、交底时间执行情况、档案质量等方面。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.不定期抽查档案管理部门不定期对档案交底工作进行抽查，重点检查档案形成部门是否按照要求及时整理归档、是否如实进行档案交底等情况。对于抽查中发现的违规行为，及时进行纠正和处理。3.专项检查针对重点项目、重要业务或档案管理工作中出现的突出问题，档案管理部门组织开展专项检查，深入了解档案交底工作的实际情况，提出针对性的改进措施和建议。（二）考核措施1.将档案交底工作纳入公司绩效考核体系，对档案形成部门、接收部门以及相关责任人的档案交底工作进行考核评价。2.考核指标包括档案整理质量、交底及时性、档案移交完整性、档案利用效果等方面。根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对未达标的部门和个人进行通报批评，并责令限期整改。3.对于因档案交底工作不力，导致档案资料缺失、损坏或延误利用的，按照公司相关规定追究相关责任人的责任。八、档案交底的保密与安全管理（一）保密措施1.档案形成部门和接收部门在档案交底过程中，应严格遵守公司的保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等敏感内容的档案资料进行保密。2.档案交底现场应采取必要的保密措施，防止无关人员接触档案资料。如档案资料需要在非公司内部场所进行交底，应提前做好保密安排，确保档案信息安全。3.参与档案交底的工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。如因工作需要查阅或使用涉密档案资料，应严格履行审批手续，并按照规定的范围和方式进行操作。（二）安全管理1.档案形成部门在移交档案资料时，应确保档案的包装牢固、安全，防止档案在运输过程中受损。2.档案接收部门在接收档案资料后，应及时将档案资料存入符合安全保管条件的档案库房，确保档案资料的安全存放。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等安全设施。3.加强对档案存储设备的管理，定期对电子档案存储介质进行检查、维护和备份，防止数据丢失或损坏。同时，对档案存储设备的使用和维护情况进行记录，建立档案存储设备