授信档案移交制度

授信档案移交制度一、总则（一）目的为规范公司授信档案的管理，确保授信档案的完整性、准确性和安全性，保障公司信贷业务的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及授信业务的部门及相关工作人员，包括但不限于信贷审批部门、风险管理部门、档案管理部门等。（三）基本原则1.真实性原则：授信档案应如实反映授信业务的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖授信业务从受理到结清的所有相关资料，保证档案资料的全面性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等应符合规范要求。4.保密性原则：对涉及商业秘密、客户隐私等内容的授信档案，应严格保密。二、授信档案的内容及分类（一）客户基本信息档案1.营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证等复印件：反映客户的基本注册信息。2.法定代表人身份证明及授权书：明确客户法定代表人的身份及授权情况。3.公司章程：了解客户的组织架构和决策机制。4.近年度财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，评估客户的财务状况。（二）授信申请档案1.授信申请书：详细记录客户的授信申请需求、用途等。2.授信调查报告：由信贷人员对客户进行调查后撰写，分析客户的经营状况、财务状况、信用状况等，评估授信风险。3.项目可行性研究报告（如有项目融资）：针对项目融资，阐述项目的可行性、收益预测等。（三）担保档案1.保证人资料：包括保证人营业执照副本、财务报表、信用状况证明等，评估保证人的担保能力。2.抵押物资料：抵押物的产权证书、评估报告、保险单等，确保抵押物的合法性和价值。3.质押物资料：质押物的相关证明文件、价值评估报告等。（四）信贷审批档案1.授信审批表：记录审批过程中各环节的意见和决策结果。2.风险评估报告：风险管理部门对授信业务的风险评估意见。3.审批会议纪要：如有审批会议，记录会议讨论内容和决策情况。（五）合同档案1.授信合同：明确双方的权利和义务，规范授信业务的操作。2.担保合同：包括保证合同、抵押合同、质押合同等，保障担保权益。（六）贷后管理档案1.定期跟踪报告：信贷人员对客户定期进行跟踪后撰写的报告，反映客户经营及还款情况。2.逾期催收记录：记录对逾期客户的催收过程和结果。3.贷款展期、重组等相关资料：如有贷款展期、重组等情况，保存相应的审批文件和操作记录。三、授信档案的收集与整理（一）收集要求1.各业务部门应在授信业务开展过程中及时收集相关档案资料，确保资料的及时性和完整性。2.对于需要客户提供的资料，应明确告知客户要求，并督促客户按时提供。（二）整理规范1.档案资料应按照分类进行整理，同类资料应集中存放。2.每份资料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.资料应保持整洁、清晰，对于破损、模糊的资料应进行修复或更换。四、授信档案的移交流程（一）移交准备1.档案管理部门应定期对授信档案进行清查，确保档案资料齐全、整理规范。2.对于即将到期或已结清的授信业务档案，档案管理部门应提前通知相关业务部门进行核对和确认。（二）移交申请1.业务部门在授信业务到期或结清后，应填写《授信档案移交申请表》，详细说明档案的基本情况、移交原因等。2.将申请表提交至档案管理部门审核。（三）审核1.档案管理部门对移交申请表及相关档案资料进行审核，重点检查档案的完整性、准确性和规范性。2.如发现问题，应及时通知业务部门进行整改，整改合格后再行移交。（四）移交1.经审核无误后，业务部门与档案管理部门办理档案移交手续，填写《授信档案移交清单》。2.移交清单应一式两份，双方签字确认后各执一份。3.档案管理部门应按照档案管理的要求，对接收的档案进行妥善保管。五、授信档案的保管（一）保管期限1.授信档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为[X]年，中期档案保管期限为[X]年，长期档案保管期限为[X]年。（二）保管方式1.档案管理部门应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和调阅。3.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储设备中，并定期进行检查和维护。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅或借阅授信档案的，应填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、原因、期限等。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门应按照申请表的要求，提供相应的档案资料，并做好查阅或借阅记录。4.查阅或借阅人员应在规定的期限内归还档案，不得擅自复印、转借或泄露档案内容。六、授信档案的保密管理（一）保密责任1.参与授信业务的所有工作人员均有保密义务，应严格遵守公司的保密制度。2.各部门负责人应对本部门人员的保密工作进行监督和管理。（二）保密措施1.对涉及商业秘密、客户隐私等内容的授信档案，应进行加密存储和传输。2.限制档案的查阅和借阅范围，只有经过授权的人员才能接触相关档案。3.在档案查阅和借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止档案内容泄露。七、授信档案的销毁（一）销毁条件1.授信档案超过保管期限且确无保存价值的，可进行销毁。2.销毁前应进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案进行逐一审查，确定是否符合销毁条件。（二）销毁程序1.经鉴定小组鉴定同意销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.申请表经公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对授信档案的管理情况进行审计，检查档案的收集、整理、移交、保管、销毁等环节是否符合制度要求。2.对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部检查1.积极配