园所档案制度

园所档案制度一、总则1.目的本园所档案制度旨在规范园所档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，为园所的各项工作提供有效的支持和服务，促进园所的可持续发展。2.适用范围本制度适用于本园所全体员工，包括管理人员、教师、后勤人员等。3.基本原则集中统一管理原则：园所档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映园所的各项工作和活动。分类科学原则：根据档案的形成特点和内容性质，进行科学合理的分类，便于管理和利用。安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及机密的档案严格保密。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善园所档案管理制度，并组织实施。集中统一管理园所各类档案，包括文书档案、教学档案、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。负责档案库房的管理，确保档案的安全保管。组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的查询和利用工作。按照档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。三、档案分类与编号1.档案分类文书档案：包括上级文件、园所文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度等。教学档案：包括教学计划、教案、教学课件、学生成绩、教学评估等。人事档案：包括员工个人简历、入职手续、劳动合同、考核记录、培训记录、奖惩情况等。财务档案：包括财务报表、会计凭证、发票、审计报告等。设备档案：包括设备购置合同、设备清单、设备使用说明书、设备维修记录等。基建档案：包括园所建设规划、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。其他档案：包括园所活动照片、视频、荣誉证书、捐赠协议等。2.档案编号档案编号采用“年度+类别+流水号”的方式，如“2023WS001”表示2023年的文书档案第1号。各类档案的编号应保持连续性和唯一性，便于管理和查询。四、档案收集与整理1.档案收集各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并按照档案管理制度的要求进行整理。对于重要的文件材料，应在形成后立即送交档案管理部门进行归档。档案管理部门应定期对各部门移交的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。2.档案整理档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。对收集到的文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作，确保档案的规范化和标准化。对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制，确保档案的可读性。档案整理过程中应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查询和利用。五、档案保管1.档案库房建设档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。库房应安装温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。库房应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗门、防盗窗等。2.档案上架排列档案应按照分类编号顺序上架排列，便于查找和管理。同一类档案应按照年度顺序排列，不同年度的档案应分开存放。档案上架应标明档案类别、编号、题名等信息，便于识别和查询。3.档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性、准确性等，发现问题应及时处理。对检查中发现的破损、褪色、霉变等档案，应及时进行修复或复制，确保档案的安全和完整。六、档案利用1.档案借阅因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应对借阅申请表进行审核，符合借阅条件的，应在申请表上签字批准，并将档案提供给借阅人员。借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容，如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的责任。2.档案查阅因工作需要查阅档案的人员，可直接到档案管理部门查阅档案。档案管理部门应安排专人负责档案查阅工作，为查阅人员提供必要的帮助和指导。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。查阅人员如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。3.档案出具证明因工作需要出具档案证明的，应填写《档案证明申请表》，注明证明内容、用途等信息，并经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理证明手续。档案管理部门应对申请表进行审核，符合出具证明条件的，应按照规定的格式出具档案证明，并加盖园所档案专用章。档案证明应客观、准确地反映档案内容，不得擅自更改或夸大档案内容。七、档案鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案鉴定工作应成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、价值等因素，对档案进行综合分析和评估，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准按照国家有关规定执行。2.档案销毁对已过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案销毁前，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，并经鉴定小组审核签字。档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销，确保档案销毁彻底、安全。档案销