档案存放制度6

档案存放制度6一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织档案的存放管理，确保档案的完整性、安全性和可查阅性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工所形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司/组织的各项活动和工作情况。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织的历史发展和业务活动，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密和敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案分类（一）行政档案1.公司/组织文件：包括公司章程、制度、决议、通知、报告等。2.行政事务文件：如会议纪要、工作计划、工作总结、考勤记录等。3.人事档案：员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训等档案。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.法务档案：合同协议、诉讼文件、法律意见书等。（二）业务档案1.市场营销档案：市场调研资料、客户信息、营销活动方案、销售合同等。2.生产管理档案：生产计划、工艺流程、质量检验报告、设备维护记录等。3.研发档案：科研项目立项报告、研究成果、技术文档等。4.采购档案：采购合同、供应商信息、采购订单等。5.物流档案：运输记录、仓储清单、物流合同等。（三）其他档案1.声像档案：照片、录音、录像等资料。2.电子档案：以电子形式存储的各类文件和资料。三、档案收集（一）收集范围各部门应按照本制度规定的档案分类，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案。（二）收集要求1.档案形成部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、伪造或销毁。3.对于重要的档案，应进行备份，以防止档案丢失或损坏。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，应在工作完成后及时收集归档。2.年度终了后，各部门应在规定时间内将本年度形成的档案整理归档。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集的档案进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。（三）整理要求1.整理档案应做到分类准确、编号规范、编目清晰、装订整齐。2.对于电子档案，应按照电子文件管理的相关规定进行整理和存储。五、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限为1年至15年。（三）保管要求1.档案应按照保管期限和类别进行存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.电子档案应定期进行备份，并存储在安全可靠的介质上。六、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，可按照规定办理查阅手续。2.外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照相关法律法规和公司/组织规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：员工可直接到档案管理部门查阅档案。2.借阅：员工因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。3.复制：员工因工作需要复制档案的，应填写复制申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.查阅、借阅档案应遵守档案管理部门的规定，爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。3.复制档案应使用档案管理部门提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司/组织档案管理制度为依据。2.坚持全面的历史观点，从公司/组织的整体利益出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组按照档案保管期限的规定，对到期档案进行逐卷鉴定。3.对拟销毁的档案，应填写档案销毁鉴定表，注明档案名称、编号、日期、保管期限、鉴定意见等信息。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报公司/组织领导批准。2.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁清册应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份报公司/组织领导备案。4.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。5.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，注明销毁日期和方式。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为公司/组织的决策提供有力的支持。（二）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和软件，用于档案信息化管理。2.对档案进行数字化处理，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.建立档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止信息泄露和数据丢失。（三）信息化利用1.员工可通过档案信息管理系统查阅、借阅和复制档案。2.档案信息管理系统应具备权限管理功能，根据员工的工作职责和权限，设置不同的访问级别。九、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织应设立档案管理监督检查部门，负责对档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化管理情况。（三）监督检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达