档案编码制度

档案编码制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，实现档案的规范化、标准化和科学化，提高档案利用效率，特制定本档案编码制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.唯一性原则：每个档案编号在全公司范围内是唯一的，确保档案标识的准确性和唯一性。2.稳定性原则：档案编号一经确定，一般不予随意更改，以保证档案管理的连续性和系统性。3.实用性原则：编号应便于记忆、检索和使用，符合公司档案管理的实际需求。4.扩展性原则：编号方案应具有一定的扩展性，能够适应公司未来档案数量增长和管理要求变化的需要。二、档案分类（一）行政档案1.公司文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、决定、报告等正式文件。2.会议文件：公司各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、纪要、决议等。3.人事档案：员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资等方面的档案材料。4.财务档案：公司财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务方面的档案。5.审计档案：公司内部审计和外部审计形成的档案材料。6.证照档案：公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、荣誉证书等各类证照。（二）业务档案1.市场营销档案：市场调研、营销策划、客户信息、销售合同等市场营销活动中形成的档案。2.生产管理档案：生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理等生产管理方面的档案。3.技术研发档案：科研项目立项、研究报告、技术图纸、专利申请等技术研发过程中的档案。4.物资采购档案：采购计划、采购合同、供应商信息、物资验收等物资采购环节的档案。5.项目建设档案：工程项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收等项目建设过程中的档案。（三）其他档案1.声像档案：公司在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。2.电子档案：以电子数据形式存储的各类档案，包括办公自动化系统产生的电子文件、数据库文件等。三、编码规则（一）编码结构档案编号采用层次编码法，由全宗号、类别号、项目号、案卷号、件号等部分组成，各部分之间用“”分隔。（二）全宗号全宗号是公司档案管理机构赋予本公司的唯一标识符，用于区分不同全宗的档案。全宗号按照公司档案管理部门统一规定的编号执行。（三）类别号类别号根据档案分类方案，对各类档案进行分类标识。具体如下：1.行政档案：公司文件：用“XZ01”表示。会议文件：用“XZ02”表示。人事档案：用“XZ03”表示。财务档案：用“XZ04”表示。审计档案：用“XZ05”表示。证照档案：用“XZ06”表示。2.业务档案：市场营销档案：用“YW01”表示。生产管理档案：用“YW02”表示。技术研发档案：用“YW03”表示。物资采购档案：用“YW04”表示。项目建设档案：用“YW05”表示。3.其他档案：声像档案：用“QT01”表示。电子档案：用“QT02”表示。（四）项目号项目号是对公司内特定项目或业务活动形成的档案进行标识的编号。项目号根据项目名称或业务活动名称进行编制，一般采用项目名称或业务活动名称的首字母缩写加数字序号的方式。例如，公司年度营销策划项目的项目号为“YX01”。（五）案卷号案卷号是对一组具有内在联系的档案材料进行整理后形成的案卷的编号。案卷号按照档案整理的顺序依次编写，从“001”开始。（六）件号件号是对卷内文件材料的编号。件号按照文件材料在卷内的排列顺序依次编写，从“001”开始。四、档案编号的编制与分配（一）编制流程1.档案整理：各部门在档案形成后，应按照档案分类方案对档案进行整理，确定档案所属类别、项目等信息。2.编号申请：档案整理完成后，由档案整理人员填写《档案编号申请表》，详细说明档案的类别、项目、案卷等信息，并提交至公司档案管理部门。3.编号审核：公司档案管理部门收到《档案编号申请表》后，对申请编号的档案进行审核，确认档案分类准确、整理规范后，按照编码规则进行编号分配。4.编号登记：档案管理部门将分配的档案编号登记在《档案编号登记簿》上，并将编号反馈给档案整理部门。5.编号标注：档案整理部门根据档案管理部门反馈的编号，在档案的封面、目录、备考表等位置标注档案编号。（二）分配原则1.按类别分配：根据档案分类方案，按照档案所属类别依次分配编号。2.按项目分配：对于涉及特定项目的档案，按照项目号进行编号分配，同一项目下的档案按照案卷号和件号依次排列。3.连续编号：档案编号应按照顺序连续编制，不得跳号、重号。五、档案编号的使用与管理（一）使用要求1.档案标识：档案编号应清晰、准确地标注在档案的封面、目录、备考表以及电子档案的存储介质和文件名中，确保档案标识的唯一性和准确性。2.检索利用：在档案检索、借阅、利用等过程中，应使用档案编号进行查询和标识，便于快速准确地查找和获取档案信息。3.系统录入：对于电子档案，应将档案编号准确录入档案管理系统，确保系统中档案信息与实际档案编号的一致性。（二）变更管理1.变更原因：档案编号一般不予随意更改，但在以下情况下可以进行变更：档案分类调整导致编号需要重新分配。档案整理错误或编号重复需要进行更正。其他特殊原因需要变更编号。2.变更申请：如需变更档案编号，由档案整理部门填写《档案编号变更申请表》，详细说明变更原因、原编号、拟变更编号等信息，并提交至公司档案管理部门。3.变更审核：公司档案管理部门收到《档案编号变更申请表》后，对变更申请进行审核，确认变更原因合理、必要后，进行编号变更操作。4.变更登记：档案管理部门将变更后的档案编号登记在《档案编号登记簿》上，并通知相关部门对涉及变更编号的档案进行标识更新。（三）废止管理1.废止原因：当档案不再具有保存价值或因其他原因需要废止时，其档案编号也应相应废止。2.废止申请：由档案整理部门填写《档案编号废止申请表》，详细说明废止原因、档案编号等信息，并提交至公司档案管理部门。3.废止审核：公司档案管理部门收到《档案编号废止申请表》后，对废止申请进行审核，确认废止原因合理、必要后，进行编号废止操作。4.废止登记：档案管理部门将废止的档案编号登记在《档案编号登记簿》上，并注明废止日期，同时对涉及废止编号的档案进行相应处理。（四）监督检查1.定期检查：公司档案管理部门应定期对档案编号的使用情况进行检查，确保档案编