库房档案规章制度

库房档案规章制度一、总则（一）目的为加强公司库房档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内所有库房档案的管理，包括但不限于原材料库房、成品库房、设备库房等各类库房所涉及的档案资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：库房档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映库房业务活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理库房各类档案资料，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案进行保密管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善库房档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.集中收集公司各库房产生的档案资料，进行分类、整理、编目、装订等工作，建立库房档案数据库。3.负责库房档案的存储、保管，确保档案的安全，定期对档案进行检查、清点和维护，对破损、变质的档案及时进行修复或处理。4.为公司各部门提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理。5.负责库房档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。6.组织开展库房档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）库房管理人员职责1.负责本库房日常业务活动中档案资料的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案资料移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.在档案管理部门的指导下，做好本库房档案的临时保管工作，保证档案的安全存放，防止档案丢失、损坏。4.根据工作需要，配合档案管理部门查阅、借阅本库房相关档案资料，并提供必要的协助。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门与库房相关业务档案的收集、整理和保管工作，并按照规定定期向档案管理部门移交档案资料。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，在使用档案资料后及时归还档案管理部门，并确保档案资料的安全和完整。3.积极配合档案管理部门开展库房档案管理工作，提供必要的支持和协助，共同维护档案管理工作的正常秩序。三、档案收集与整理（一）收集范围1.库房建设项目档案：包括项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。2.库房设备档案：设备采购合同、设备说明书、设备安装调试记录、设备维护保养记录、设备维修档案等。3.物资出入库档案：物资采购合同、物资入库单、物资出库单、物资盘点记录、库存台账等。4.库房安全管理档案：安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理记录等。5.库房环境监测档案：温湿度记录、空气质量检测报告等。6.其他与库房业务相关的文件、资料和记录。（二）收集要求1.各库房管理人员应及时收集本库房业务活动中产生的各类档案资料，确保档案资料的时效性。2.收集的档案资料应内容完整、字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子档案资料，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，如分为库房建设类、设备管理类、物资管理类、安全管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。例如：库房建设类档案编号为“KFJSXXXX”，其中“KFJS”表示库房建设，“XXXX”为顺序号；设备管理类档案编号为“SBGLXXXX”，以此类推。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保档案目录与档案实体一一对应。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。对于不宜装订的档案，如图纸等，应采用折叠、装盒等方式进行妥善保管。四、档案存储与保管（一）存储环境1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全存储。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）存储方式1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，标识清晰。对于珍贵档案或易损档案，应采取特殊的保护措施，如使用专柜存放、加装保护套等。3.电子档案应存储在专用的存储设备中，如磁盘阵列、磁带库等，并建立电子档案存储目录，便于检索和管理。电子档案存储设备应定期进行备份，备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（三）保管期限1.库房档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括库房建设项目的重要文件、涉及公司重大利益的合同协议、具有历史价值和法律凭证作用的档案等。3.长期保管的档案保管期限一般为15年至50年，包括库房设备的主要技术资料、物资管理的重要记录等。4.短期保管的档案保管期限一般为5年以下，包括一般性的物资出入库记录、日常安全检查记录等。5.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况进行，确保档案在保管期限内具有保存价值。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对库房档案进行检查，检查内容包括档案的存储环境、存储方式、保管期限等方面。2.每月至少进行一次库房环境检查，记录温湿度等环境参数，确保库房环境符合要求。3.每季度至少进行一次档案实体检查，清点档案数量，检查档案的完整性、准确性和保管状况，发现问题及时处理。4.每年对档案保管期限进行一次核对，对已到保管期限的档案进行鉴定，确定是否需要继续保存或销毁。五、档案查阅与借阅（一）查阅手续1.公司内部人员因工作需要查阅库房档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，并经所在部门负责人签字批准。2.将《档案查阅申请表》提交至档案管理部门，档案管理人员根据申请表内容进行审核，审核通过后为查阅人员提供档案查阅服务。3.查阅人员应在档案管理部门指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅手续1.公司内部人员因工作需要借阅库房档案，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等内容，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.借阅人员凭批准后的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员对借阅档案进行登记，记录借阅人员姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息，并向借阅人员发放档案。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度的规定执行，经公司保密管理部门批准后方可进行。2.外单位人员因工作需要查阅或借阅公司库房档案，应提前与公司相关部门联系，经公司主管领导批准后，按照公司对外提供档案的相关规定办理查阅或借阅手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门代表等。档案鉴定工作小组负责对库房档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况，对档案的价值进行评估。2.对于已失去保存价值的档案，如已过保管期限且无继续利用价值的档案、重复或无效的档案等，可考虑进行销毁。3.对于涉及公司重要业务、具有历史价值或法律凭证作用的档案，应予以保留，不得随意销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一鉴定，形成《档案销毁鉴定意见书》，明确档案的名称、编号、数量、销毁原因等内容。2.将《档案销毁鉴定意见书》提交至公司主管领导审批，经批准后方可进行档案销毁工作。3.档案管理部门负责组织实施档案销毁工作，销毁过程应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，《档案销毁清册》应包括档案销毁鉴定意见书编号及审批意见、销毁档案的详细清单、销毁日期、监销人员签字等内容，并与档案销毁鉴定意见书一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的库房档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理的要求，将纸质档案和电子档案的相关信息录入档案信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，包括数据更新、备份、清理等工作，保证系统数据的时效性和安全性。（三）系统功能1.档案检索功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。2.档案借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅管理的效率和准确性。3.档案统计分析功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决