业务档案保管制度

业务档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司业务档案的科学管理，确保业务档案的完整、准确、系统和安全，便于业务工作的查考和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类档案的保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构或指定专人负责业务档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则业务档案应如实反映业务活动的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集业务活动中形成的各种文件材料，确保档案的完整性，不遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的业务档案，应严格保密，防止信息泄露。二、业务档案的范围与分类（一）业务档案的范围1.合同类档案包括各类业务合同、协议、订单等，涵盖销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等不同类型。2.客户资料档案客户基本信息、联系方式、交易记录、信用评估等相关资料。3.业务流程文档业务操作流程、工作规范、审批文件、会议纪要等与业务开展直接相关的文件。4.项目档案项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目成果文件等，涉及公司各类业务项目。5.财务业务档案财务报表、发票、报销凭证、审计报告等与业务财务相关的资料。6.市场调研档案市场调研报告、行业分析资料、竞争对手信息等。7.其他业务档案与公司业务活动相关的其他各类文件材料，如业务宣传资料、招投标文件等。（二）业务档案的分类1.按业务类型分类根据公司的主营业务范围，将业务档案分为销售业务档案、采购业务档案、生产业务档案、售后服务业务档案等不同类别。2.按时间顺序分类按照业务活动发生的时间先后顺序，对档案进行排列，便于查找和追溯。3.按重要程度分类根据档案对公司业务的重要性和影响程度，分为重要档案、一般档案和次要档案，实行分级管理。三、业务档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责业务档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.在业务活动结束后，相关责任人应及时将形成的文件材料整理归档，不得拖延或遗漏。3.对于外来文件，如客户提供的资料、合作方的文件等，应进行签收、登记，并及时归档。（二）整理方法1.分类整理按照业务档案的分类标准，对收集到的文件材料进行分类，同类文件集中在一起。2.编号编目为每一份业务档案编制唯一的编号，并进行详细的编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便于查找和管理。3.装订成册对于纸张较多的文件材料，应进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.编制目录根据分类整理的结果，编制业务档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期等基本信息，方便查阅。四、业务档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放业务档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。3.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，用于存放档案。档案装具应排列整齐，便于查找和存取。（二）保管方式1.纸质档案保管纸质业务档案应按照分类、编号顺序存放在档案装具中，确保排列有序，便于查找。对于重要的纸质档案，可进行备份，采用电子扫描或缩微等方式保存副本。2.电子档案保管电子业务档案应存储在专门的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照一定的命名规则和分类方式进行存储，便于管理和检索。同时，应建立电子档案的访问权限控制机制，确保只有授权人员能够访问。3.磁性介质档案保管对于存储在磁性介质上的业务档案（如磁带、磁盘等），应定期进行检查和复制，防止数据丢失或损坏。磁性介质档案应存放在防潮、防磁的环境中，并标注清晰的标识。（三）保管期限1.业务档案的保管期限根据其重要程度、性质和法律法规要求等因素确定。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案涉及公司重大权益、重要资产、核心业务等具有长期保存价值的档案，如公司章程、重大合同、重要财务文件等。3.长期保管的档案保管期限一般为10年以上（含10年）的档案，如一般性业务合同、重要客户资料、项目档案等。4.短期保管的档案保管期限一般为110年的档案，如一般性业务流程文档、普通客户资料等。（四）档案清查1.定期清查公司应定期对业务档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.不定期清查在档案管理人员变动、库房设施改造、发生自然灾害等特殊情况下，应及时进行不定期清查，确保档案的安全。3.清查记录清查过程中应做好记录，包括清查时间、范围、发现的问题及处理情况等。对于清查中发现的档案缺失、损坏等问题，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。五、业务档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则业务档案的利用应符合国家法律法规和公司相关规定，不得损害公司利益和他人合法权益。2.审批授权原则凡需查阅、借阅业务档案的人员，必须经过审批授权，严格按照规定的程序进行操作。3.确保安全原则在利用业务档案过程中，应采取必要的安全措施，确保档案的安全和完整，防止档案丢失、损坏或泄露。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅业务档案的人员，应填写《业务档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应在指定地点提供查阅服务，并对查阅情况进行登记。2.借阅如需借阅业务档案，借阅人应填写《业务档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、涂改、抽取、撤换档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制因工作需要复制业务档案的，应填写《业务档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理人员按照规定的方式进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期。（三）利用登记1.档案管理部门应建立业务档案利用登记制度，对每一次查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.利用登记内容包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称及编号、查阅或借阅期限、归还日期等信息。3.利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、业务档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立业务档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及专业人员组成。鉴定小组负责对到期的业务档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.根据业务档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。对于已失去保存价值的档案，可提出销毁意见。2.鉴定时应综合考虑档案的内容、性质、历史意义、现实作用等因素，确保鉴定结果的准确性和客观性。（三）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制《业务档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.《业务档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁业务档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。监销人员应在销毁现场进行监督，并在销毁清单上签字确认。