法院档案制度建设

法院档案制度建设一、总则（一）目的为加强法院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在法院审判、执行及各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在工作中形成的各类档案，包括但不限于案件卷宗、文书档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本院档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理部门负责全院档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实完整原则。档案应如实反映本院各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造档案。3.方便利用原则。档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率，为法院工作提供有力支持。4.安全保密原则。加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守档案保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本院设立档案管理科，作为专门的档案管理部门，负责本院档案工作的组织、协调和实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案管理制度并组织实施。2.负责全院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，对档案进行科学保管，确保档案安全。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息资源共享。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.积极提供档案利用服务，为本院审判、执行及其他工作提供档案查阅、借阅等支持，做好档案利用登记和统计工作。7.组织开展档案业务培训和指导工作，提高本院档案工作人员的业务素质和工作水平。8.参与本院重大活动和重要案件的档案收集、整理和归档工作，确保相关档案资料的完整和准确。三）档案工作人员职责（一）档案管理人员基本要求档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程和相关法律法规，具有较强的责任心和保密意识。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的日常收集、整理、保管等工作，严格按照档案管理标准和规范操作，确保档案质量。2.做好档案库房的安全管理工作，定期检查档案保管状况，及时发现并处理档案保管中存在的问题，如防虫、防潮、防火、防盗等。3.负责档案信息的录入和维护，保证档案信息的准确和完整，积极参与档案信息化系统的建设和优化。4.热情接待档案利用者，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时提供所需档案资料，并做好利用登记和跟踪服务。5.协助档案鉴定小组开展档案鉴定工作，提供相关档案信息和资料，参与档案销毁工作的具体实施。6.定期对档案工作进行总结和分析，提出改进工作的意见和建议，不断提高档案管理工作水平。7.完成档案管理部门交办的其他工作任务。四、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.案件卷宗：包括各类刑事、民事、行政案件的立案、审理、执行过程中形成的全部材料，如起诉书、答辩状、证据材料、庭审笔录、裁判文书等。2.文书档案：本院在行政管理、党务工作、人事管理、财务管理等方面形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。3.声像档案：记录本院重要活动、重大事件、庭审过程等的照片、录音、录像等资料。4.电子档案：以电子数据形式存在的各类档案，包括案件电子卷宗、办公自动化系统生成的电子文件等。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案材料，确保档案材料的齐全、完整。2.档案材料应真实、准确、清晰，书写工整、签字盖章齐全，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对于重要的档案材料，应及时进行备份，防止档案丢失或损坏。4.各部门在工作中形成的临时性文件材料，应在工作结束后及时整理归档，不得积压或擅自销毁。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别和年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、合理。3.档案整理应做到规范化、标准化，统一采用国家规定的档案整理方法和格式。（四）档案整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，对每份文件进行编号、编目、装订，填写卷内文件目录和备考表，最后装盒上架。2.案件卷宗整理：按照案件类别、审理程序等进行分类，对案件材料进行排序、编页、编目，填写卷内目录、备考表和封面，装订成册后归档。3.声像档案整理：按照形成时间、内容等进行分类，对照片、录音、录像等资料进行编号、标注说明，整理成相册、光盘等，并建立相应的目录索引。4.电子档案整理：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子文件数据库，对电子文件进行元数据著录和归档，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的保管（一）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在相对较短时间内对本院工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（二）档案保管设施设备1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能，确保档案安全保管。2.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品、吸尘器等。3.建立档案数字化加工场所，配备计算机、扫描仪、服务器等数字化设备，满足档案数字化工作需要。（三）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、饮食、存放易燃、易爆物品等。2.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间为宜，相对湿度保持在45%60%之间为宜。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。（四）档案数字化管理1.按照档案数字化工作规范，对馆藏档案进行数字化处理，实现档案信息的数字化存储和检索利用。2.加强档案数字化过程中的质量控制，确保数字化档案的图像清晰、数据准确、著录完整。3.建立档案数字化备份制度，对数字化档案进行定期备份，存储在不同的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.加强档案数字化信息安全管理，采取加密、访问控制等措施，确保档案数字化信息的安全。六、档案的利用（一）档案利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案，用于案件审理、执行、行政管理、业务研究等工作。2.外单位因工作需要查阅本院档案，须按照规定办理相关手续。3.当事人及其代理人因诉讼需要查阅、复制案件卷宗材料，按照诉讼程序和相关规定办理。（二）档案利用手续1.本院工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、数量、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本院档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围等，经本院分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.当事人及其代理人查阅、复制案件卷宗材料，应提交有效身份证件和授权委托书，按照诉讼程序向案件承办部门提出申请，经批准后到档案管理部门查阅、复制相关卷宗材料。（三）档案利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等不宜公开的档案，按照国家有关保密规定进行管理，限制查阅和利用。2.正在审理或执行的案件卷宗，除法律规定的情形外，一般不对外提供查阅，确需查阅的，应经案件承办部门同意。3.档案原件一般不外借，特殊情况需要外借的，须经档案管理部门负责人批准，并办理严格的借阅手续，限期归还。（四）档案利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、数量、用途等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对本院档案进行定期鉴定。（二）档案鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合档案的实际保存价值和利用情况，对档案进行鉴定。2.对于已过保管期限、失去保存价值且无继续利用必要的档案，可列入销毁范围。3.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史、文化、法律等价值，避免误判。（三）档案鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。3.将《档案销毁清册》报本院分管领导审批，经批准后方可实施销毁。