档案保密制度

档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，保障档案的安全与保密。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确各级管理职责。4.便捷利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑档案利用的便捷性，提高档案服务效率。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会会议记录，行政公文、规章制度等。2.人事档案：员工个人基本信息、履历、考核、薪酬、奖惩、培训等资料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.业务档案：公司各类业务活动中形成的合同、协议、订单、项目文档等。5.技术档案：研发项目资料、技术方案、图纸、专利文件等。6.其他档案：除上述类别外的其他档案，如客户档案、市场调研资料等。（二）档案分级1.绝密级档案：涉及公司核心商业秘密、重大战略决策、关键技术信息等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的档案。2.机密级档案：包含重要业务数据、财务信息、人事敏感资料等，泄露后可能对公司产生较大影响的档案。3.秘密级档案：一般性业务资料、内部工作文件等，泄露后可能给公司带来一定不利影响的档案。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保各类档案及时、完整地收集归档。2.档案形成部门应在业务活动结束后[规定时间]内，将相关档案整理后移交至档案管理部门。3.对于外来文件、资料等，应及时进行登记、签收，并按照档案管理要求进行分类整理。（二）整理规范1.档案管理部门应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编目。2.每份档案应编制清晰的目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和利用。3.档案应按照一定的顺序进行排列，如时间顺序、重要程度等，确保档案的系统性和完整性。四、档案的存储与保管（一）存储设施1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备及消防设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。3.对不同级别的档案应设置专门的存储区域，实行分区存放，确保档案的安全与保密。（二）保管措施1.档案管理部门应定期对档案进行清查、核对，确保档案的数量、质量与目录一致。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入时，须经档案管理部门负责人批准，并进行登记。4.定期对档案存储设施进行检查、维护，确保其正常运行，发现问题及时处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.绝密级档案：仅限公司高层管理人员及经授权的特定人员查阅，查阅时须经公司董事长批准。2.机密级档案：公司内部相关部门负责人及经授权人员可查阅，查阅时须经档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准。3.秘密级档案：公司员工因工作需要可查阅，查阅时须填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。（二）借阅程序1.借阅档案须填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息。2.借阅申请经相关审批人批准后，档案管理部门方可办理借阅手续，并登记借阅档案的相关信息。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改或损坏档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅期满，借阅人应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查核对，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案的传递与交接（一）传递方式1.档案传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、机要通信、加密电子传输等。2.对于绝密级档案，必须采用专人送达的方式，并确保传递过程的安全与保密。（二）交接手续1.档案传递过程中，交接双方应办理详细的交接手续，填写交接清单，注明档案名称、数量、交接时间、交接人等信息。2.交接清单应一式两份，双方签字确认后各执一份，以备查核。七）档案的销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且确无继续保存价值的。2.档案因保管不善等原因造成损坏、丢失，无法修复或补充的。3.公司根据业务调整或其他原因，决定不再需要保存的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对拟销毁的档案进行清理、造册，填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁申请表经档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、合规。监销人应在销毁清单上签字确认。4.档案销毁清单应长期保存，作为档案管理活动的重要记录。八、保密责任与监督（一）保密责任1.公司全体员工均有保守档案秘密的义务，应严格遵守本制度的各项规定。2.档案管理人员应具备良好的保密意识和职业道德，认真履行档案管理职责，确保档案信息的安全与保密。3.各部门负责人对本部门形成的档案及涉及的档案信息负有保密管理责任，应教育和督促本部门员工遵守档案保密制度。（二）监督检查1.公司设立档案保密监督小组，定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.对违反档案保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.鼓励员工对违反档案保密制度的行为进行举报，公司将