工行档案借阅制度

工行档案借阅制度一、总则（一）目的为了加强中国工商银行（以下简称“本行”）档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在本行各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行各部门、分支机构及全体员工在工作中涉及档案借阅的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案借阅活动必须严格遵守国家法律法规以及本行的相关规定。2.安全保密原则：确保档案在借阅过程中的安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生。3.合理使用原则：借阅人应合理使用档案，不得擅自涂改、转借、抄录、复制档案内容，不得用于与工作无关的目的。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门的设置与人员配备本行设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和本行的档案管理制度，制定和完善档案管理的各项操作规程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架保管等，确保档案的完整与有序。3.建立健全档案借阅登记制度，对档案借阅情况进行详细记录，定期进行统计和分析。4.负责审核档案借阅申请，根据申请内容和档案管理规定，决定是否批准借阅，并确定借阅期限和借阅范围。5.对借阅档案的归还情况进行跟踪检查，确保档案按时、完整归还。6.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，定期对档案库房进行检查和维护。7.组织开展档案信息化建设工作，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储和检索利用，提高档案管理工作效率和服务水平。8.对本行各部门的档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案业务培训，提高全行员工的档案管理意识和业务水平。三、档案借阅申请与审批（一）借阅申请1.本行员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.借阅申请表应由借阅人所在部门负责人签署意见，明确借阅用途和归还期限，并加盖部门公章。（二）审批流程1.《档案借阅申请表》提交至档案管理部门后，档案管理人员应根据档案的密级、重要程度以及借阅人的申请内容进行审核。2.对于普通档案的借阅申请，由档案管理部门负责人审批；对于涉及机密、绝密级档案的借阅申请，需经本行分管领导审批。3.审批通过后，档案管理人员应在《档案借阅申请表》上签署审批意见，并注明批准借阅的档案名称、数量、借阅期限等信息。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要借阅档案，借阅人可口头向档案管理部门提出申请，但事后应及时补办《档案借阅申请表》和审批手续。2.对于外单位因工作需要借阅本行档案的申请，应按照国家有关规定和本行的对外合作协议进行办理，由本行相关部门负责人审核后，报分管领导审批，并要求外单位提供有效的身份证明和借阅用途说明。四、档案借阅期限与归还（一）借阅期限1.档案借阅期限应根据档案的性质、重要程度和使用目的合理确定。一般情况下，普通档案的借阅期限不得超过[X]个工作日；涉及机密、绝密级档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，并经原审批领导批准。2.借阅期限从档案管理人员将档案交付借阅人之日起计算，到期后借阅人应按时归还档案。（二）归还要求1.借阅人应在借阅期限届满前，将借阅的档案完整、无损地归还至档案管理部门。档案管理人员应认真核对归还档案的数量、内容和完整性，如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。2.对于需要续借档案的借阅人，应在借阅期限届满前[X]个工作日内向档案管理部门提出续借申请，经档案管理部门负责人批准后方可续借，续借期限不得超过本制度规定的最长借阅期限。五、档案借阅范围与限制（一）借阅范围1.本行员工因工作需要，在履行正常审批手续后，可借阅与其工作相关的各类档案，包括但不限于业务档案、财务档案、人事档案、行政档案等。2.外单位因工作需要，经本行相关部门审核并报分管领导批准后，可借阅本行与其业务合作相关的档案资料。（二）借阅限制1.涉及机密、绝密级的档案，未经本行分管领导批准，严禁任何单位和个人借阅。2.档案原件原则上不得外借，如因特殊情况确需外借的，须经档案管理部门负责人和分管领导批准，并在规定期限内归还。3.借阅人不得擅自将档案带出本行办公区域，如需在本行以外的地点查阅或使用档案，应提前向档案管理部门提出申请，并经批准后方可进行。4.严禁利用档案进行非法活动或损害本行利益的行为，如发现借阅人有违规行为，档案管理部门有权立即收回档案，并追究其责任。六、档案借阅登记与记录（一）借阅登记档案管理人员应建立《档案借阅登记簿》，对每一次档案借阅活动进行详细登记，登记内容包括借阅日期、借阅人姓名、所在部门、借阅档案名称、编号、数量、借阅期限、审批意见、归还日期等信息。（二）记录保存《档案借阅登记簿》应妥善保存，保存期限为本行规定的档案保管期限，以便日后查阅和审计。同时，档案管理人员应定期对档案借阅记录进行统计和分析，及时发现问题并采取相应措施加以解决。七、档案借阅过程中的安全与保密措施（一）安全措施1.借阅人在借阅档案期间，应妥善保管档案，不得将档案随意放置或转借他人，确保档案的安全。2.如需对借阅的档案进行复印、拍照或摘录等操作，应事先征得档案管理部门的同意，并在规定的范围内进行，不得擅自扩大复制或摘录范围。3.借阅人在使用档案过程中，如发现档案有损坏或丢失情况，应立即向档案管理部门报告，并采取相应的补救措施。（二）保密措施1.借阅人应对借阅档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。在工作结束后，应将档案妥善保管，不得在非工作场所谈论档案内容。2.对于涉及机密、绝密级的档案，借阅人应严格遵守保密规定，在借阅期间不得将档案带出本行办公区域，如需在本行以外的地点查阅或使用档案，应采取必要的数据加密、物理隔离等保密措施，并确保档案信息的安全。3.档案管理人员应对档案借阅过程中的保密情况进行监督检查，如发现借阅人有违反保密规定的行为，应及时制止并报告相关部门，追究其责任。八、档案借阅的监督与检查（一）内部监督1.本行内部审计部门应定期对档案借阅制度的执行情况进行审计检查，重点检查档案借阅申请审批手续是否齐全、借阅期限是否合规、档案归还情况是否正常等。2.档案管理部门应定期对档案借阅记录进行自查，及时发现和纠正档案借阅过程中存在的问题，并对违规行为进行严肃处理。（二）外部监督1.接受国家档案行政管理部门和上级主管部门的监督检查，按照要求提供档案借阅相关资料，积极配合监督检查工作。2.对于外单位借阅本行档案的情况，应建立相应的监督机制，确保外单位严格遵守本行的档案借阅规定，保护本行档案信息安全。九、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定填写《档案借阅申请表》或未经审批擅自借阅档案。2.借阅期限届满后未按时归还档案，或未经批准擅自延长借阅期限。3.将档案转借他人或带出本行办公区域，未按规定办理相关手续。4.擅自涂改、抄录、复制档案内容，或利用档案进行非法活动。5.违反档案借阅过程中的安全与保密规定，导致档案信息泄露或损坏。（二）处理措施1.对于违反档案借阅制度的行为，档案管理部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对于情节较轻的违规行为，给予批评教育，并要求违规人员作出书面检讨；对于情节严重的违规行为，给予警告、记过、记大过等行政处分，同时责令其采取措施挽回损失；对于构成