医保局档案制度

医保局档案制度一、总则（一）目的为加强医保局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在医保工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医保局机关及所属各部门在各项医保业务活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则医保局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映医保工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集医保工作中形成的各类档案，确保档案的完整性，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及医保基金安全、参保人员隐私等敏感信息的档案进行保密管理，防止信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置医保局设立独立的档案管理科室，配备专业的档案管理人员，负责档案管理的具体工作。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合医保局实际情况，制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范。2.档案收集与整理负责接收、收集医保局各部门形成的档案材料，按照档案分类标准进行整理、编目，确保档案的有序存放。3.档案保管提供安全、适宜的档案保管环境，配备必要的保管设备，定期对档案进行检查、维护，确保档案的安全和完整。4.档案利用服务建立档案检索系统，为医保局内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅等利用服务，按照规定办理档案利用手续。5.档案信息化建设推进档案信息化管理，将档案信息录入电子系统，实现档案的数字化存储和检索，提高档案管理效率和利用水平。6.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，按照规定程序对失去保存价值的档案进行销毁处理，确保档案库存的合理性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医保政策法规文件包括国家和地方出台的医保政策、法规、规章、规范性文件等。2.医保业务文件如医保参保登记、费用报销、基金管理、定点医药机构管理等业务流程中形成的文件、报表、记录等。3.会议文件医保局组织召开的各类会议的通知、议程、纪要、决议等文件。4.人事档案医保局工作人员的人事任免、考核、培训、奖惩等档案材料。5.财务档案医保基金财务收支、会计凭证、账簿、报表等财务档案。6.审计档案医保基金审计工作中形成的审计报告、审计底稿等档案。7.其他档案与医保工作相关的合同协议、调研材料、宣传资料、荣誉证书等档案。（二）收集要求1.及时收集各部门应在档案形成后及时移交档案管理部门，确保档案收集的及时性，防止档案散失。2.完整准确移交的档案应齐全完整，内容准确无误，签字盖章等手续完备。3.规范整理档案管理部门对收集的档案进行统一规范整理，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等操作。（三）档案分类标准1.综合类包括医保局的工作计划、总结、规章制度、会议文件、人事档案等。2.政策法规类国家和地方的医保政策法规文件。3.业务经办类参保登记、费用报销、基金管理、定点医药机构管理等业务档案。4.财务审计类医保基金财务档案和审计档案。5.其他类不属于以上分类的其他医保相关档案。（四）整理方法1.分类排列按照档案分类标准，将档案进行分类，同类档案按照时间顺序或重要程度进行排列。2.编号编目为每一份档案编制唯一的编号，并建立档案目录，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息，便于查找和管理。3.装订编页对纸张较多的档案进行装订，编写页码，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、温湿度控制设备、防虫药品、防盗报警装置等。（三）档案上架按照档案分类顺序，将整理好的档案上架存放，便于查找和管理。同时，在档案架上标明档案类别、年份等信息。（四）档案保管期限根据国家档案保管期限规定，结合医保工作实际情况，确定各类档案的保管期限。一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（五）档案定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。发现问题及时采取措施进行处理，并做好检查记录。（六）档案维护与修复对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行维护和修复，确保档案的可读性和完整性。五、档案的利用（一）利用范围医保局内部各部门因工作需要可查阅、借阅档案；外部相关单位因履行法定职责或开展合作等需要，经批准可查阅医保局相关档案。（二）利用手续1.内部利用医保局内部各部门查阅、借阅档案，需填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部利用外部单位查阅、借阅医保局档案，需提交单位介绍信、查阅申请表等材料，说明查阅目的、范围等，经医保局分管领导批准后，由档案管理部门按照规定提供档案查阅、借阅服务，并做好登记记录。（三）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。查阅时，利用者应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应按照规定办理借阅手续，明确借阅期限。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失档案。到期应及时归还档案管理部门。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、编号、利用目的等信息，以便对档案利用情况进行统计和跟踪管理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案保管期限规定和医保工作实际，对档案进行鉴定。鉴定档案是否仍具有保存价值，主要考虑档案的内容重要性、历史查考价值、现实利用价值等因素。（三）鉴定程序1.初步筛选档案管理部门对到期档案进行初步筛选，提出拟鉴定销毁的档案清单。2.小组鉴定档案鉴定工作小组对拟鉴定销毁的档案进行逐卷审查，综合评估档案的价值，确定需要销毁的档案。3.审批公示将鉴定结果报医保局分管领导审批，并在一定范围内进行公示，征求意见。如无异议，方可进行销毁处理。（四）销毁处理对批准销毁的档案，应采用安全可靠的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。销毁记录应长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的医保局档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）档案数字化对医保局现有档案进行全面数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。数字化过程应确保档案内容的准确、完整，图像清晰可读。（三）信息化系统功能1.档案录入与管理实现档案信息的在线录入、编辑、修改、删除等功能，对档案的基本信息、分类、编号、保管期限等进行全面管理。2.检索查询建立强大的检索查询功能，支持按档案编号、名称、日期、关键词等多种方式进行快速检索，方便利用者查找所需档案。3.利用服务提供档案在线查阅、借阅申请、审批等功能，利用者可通过系统提交申请，档案管理部门在线审批并提供档案查阅、借阅服务。4.统计分析对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理设置严格的用户权限管理，确保档案信息的安全。对系统操作进行日志记录，防止非