行政办公自动化系统需求说明

行政办公自动化系统需求说明一、项目背景在数字化办公趋势下，行政办公领域仍存在流程繁琐、协作低效、数据分散等痛点：传统手工审批耗时久，跨部门协作依赖线下沟通，文档管理缺乏统一规范，信息传递易失真。随着组织规模扩大与业务复杂度提升，现有办公模式已难以满足“高效、规范、协同”的管理需求。构建行政办公自动化系统，可通过技术手段整合资源、优化流程，支撑组织管理效能升级。二、项目目标1.效率提升：核心流程（如公文审批、报销、考勤）自动化率≥80%，减少人工操作与等待时间，人均办公效率提升40%以上。2.流程规范：通过标准化流程引擎，实现行政事务“线上留痕、权责清晰”，降低人为失误与合规风险。3.数据整合：打通部门数据壁垒，构建统一办公数据中心，支持多维度统计分析（如费用支出、人员考勤）。4.移动化支持：支持移动端（iOS/Android）办公，满足外出人员“随时随地处理事务、查阅信息”的需求。三、功能需求（一）日常办公管理模块1.公文处理收文管理：支持电子文件上传、自动登记、分类归档；通过OCR识别纸质公文内容，关联部门/人员自动分发，设置审批节点与时限提醒。发文管理：提供模板化发文编辑（含文号生成、会签流程），支持在线批注、版本对比；签发后自动推送至收文方，留存全流程操作日志。审批中心：聚合所有待办审批（如请假、报销、用印），支持“一键审批”“转办”“驳回”，并通过短信/APP推送提醒。2.会议管理会议预约：在线申请会议室（关联日程表、设备资源），自动校验冲突，生成会议通知（含时间、地点、参会人）。会议纪要：支持语音转文字、模板化编辑，会后自动分发参会人，关联任务分配（明确责任人、截止时间）。会议统计：按部门/时间维度统计会议频率、时长，分析资源占用情况。3.日程管理个人日程：支持日程创建（含重复周期、提醒方式）、共享（如部门负责人共享团队日程），与会议、审批节点自动关联。团队日程：部门管理员可统筹成员日程，避免时间冲突，支持“忙/闲”状态可视化展示。（二）人力资源管理模块1.考勤管理打卡管理：支持多终端打卡（指纹、人脸识别、GPS定位），自动统计迟到/早退/旷工，关联请假/出差数据。请假/出差：在线提交申请（关联考勤规则），自动校验余额（如年假天数），审批后同步至考勤统计。2.员工档案电子档案：存储员工基本信息、合同、奖惩记录，支持批量导入/导出，设置权限（如HR可编辑，部门经理仅查看）。异动管理：自动记录调岗、晋升、离职流程，触发关联流程（如权限变更、资产交接）。（三）财务管理模块1.费用报销报销申请：模板化填写（含金额、事由、附件上传），自动关联预算（超预算时预警），按规则流转至财务/领导审批。报销统计：按部门/项目/时间统计费用支出，生成可视化报表（柱状图、饼图），支持预算对比分析。2.预算管理预算编制：支持多维度预算（部门、项目、费用类型），设置调整规则（如追加需审批），自动关联报销/采购流程。（四）信息发布与沟通模块1.通知公告分级发布：按部门/角色精准推送通知（如全员公告、部门通知），支持已读/未读统计，逾期自动提醒。互动反馈：员工可在线留言、点赞，管理员查看反馈数据。2.即时通讯内部IM：支持文字、语音、文件传输，关联组织架构（快速找到同事），重要消息可“加急”“回执”。（五）文档管理模块1.文档存储分类存储：按部门/项目/类型建立文件夹，支持批量上传（如Word、PDF、视频），自动生成缩略图。版本控制：保留文档历史版本，可回滚至指定版本，记录修改人/时间。2.检索与共享全文检索：支持关键词搜索（含文档内容、附件文字），按“相关性”“时间”排序。（六）系统管理模块1.用户与权限角色管理：预设角色（如管理员、部门经理、普通员工），支持自定义角色（如“财务审批岗”），关联功能/数据权限。权限分配：按角色/部门/个人分配权限，支持“继承”“例外”规则（如某员工临时获得特殊权限）。2.日志与审计操作日志：记录所有用户操作（如登录、审批、文档修改），支持按时间/用户/操作类型查询。审计报告：定期生成安全审计报告，分析异常操作（如高频登录、越权访问）。四、非功能需求（一）性能需求响应时间：核心操作（如审批、文件上传）响应≤2秒，报表生成≤5秒（大数据量时异步处理）。并发支持：同时在线用户≥500人时，系统无明显卡顿；高峰期（如每月考勤统计）并发数≥200。（二）兼容性需求浏览器：兼容Chrome（≥80）、Edge（≥90）、Firefox（≥78），IE仅支持兼容模式（需提示升级）。移动端：适配iOS（≥12）、Android（≥8.0）系统，支持主流机型（如iPhone11及以上、华为Mate30及以上）。（三）易用性需求界面设计：遵循“极简”原则，操作路径≤3步（如请假申请：打开APP→点击请假→填写提交），提供新手引导（图文+视频）。帮助中心：内置FAQ（如“如何申请会议室”“报销流程是什么”），支持关键词搜索，可提交反馈建议。（四）可扩展性需求接口开放：提供标准API（如RESTful），支持与现有ERP、财务系统对接（如同步员工信息、报销数据）。功能扩展：预留“插件化”扩展接口（如后续新增“资产管理”模块），支持低代码二次开发。（五）可靠性需求数据备份：每日全量备份，异地存储（如阿里云OSS），支持7天内数据恢复。故障恢复：单节点故障时，系统自动切换至备用节点，业务中断时间≤30分钟。五、数据需求（一）数据类型与来源结构化数据：员工信息（姓名、部门、职位）、流程数据（审批节点、时间）、财务数据（金额、预算）等，来源为现有HR、财务系统导入+手工录入。非结构化数据：公文附件、会议纪要、文档文件等，来源为用户上传+系统生成（如OCR识别结果）。（二）数据存储与交互数据库：采用MySQL（≥8.0）或PostgreSQL（≥13），大文件（如视频、高清图片）存储至对象存储（如MinIO）。系统对接：与现有OA、财务系统通过API对接，确保数据实时同步（如员工离职后，自动禁用系统账号）。六、安全需求（一）身份认证多因素认证：支持“密码+短信验证码”“密码+人脸识别”（移动端），管理员登录需强制二次验证。密码策略：密码长度≥8位，含大小写字母、数字、特殊字符，每90天强制更换。（二）权限控制角色权限：基于RBAC（角色基础访问控制），禁止“越权操作”（如普通员工查看工资数据）。数据权限：按部门/项目隔离数据（如财务部仅查看本部门报销单），支持“行级权限”（如经理查看下属数据）。（三）数据安全存储加密：数据库敏感字段（如身份证号）加密存储，文件存储时自动加密（如SM4算法）。（四）审计追踪操作日志：记录用户所有关键操作（如数据修改、权限变更），日志不可篡改，保存期限≥1年。七、实施与运维需求（一）部署方式云部署：推荐SaaS模式（如阿里云、腾讯云），支持按需扩容；如需本地化，需提供CentOS7.6+服务器环境（4核8G以上）。（二）培训需求用户培训：分角色开展线上培训（含视频教程、模拟操作），线下针对管理员、核心用户（如HR、财务）开展实操培训。管理员培训：系统架构、权限配置、故障排查等深度培训，提供运维手册（含常见问题解决方案）。（三）运维支持故障响应：7×24小时技术支持，紧急故障（如系统宕机）响应时间≤30分钟，4小时内提供解决方案。定期维护：每月凌晨（如2:00-4:00）进行系统巡检、补丁更新，提前24小时通知用户。（四）验收标准功能验收：所有需求功能逐项测试（如公文处理流程覆盖收文、发文全场景），通过率≥95%。性能验收：并发数、响应时间等指标达标（如500人同时在线时，系统响应≤3秒）。用户验收：组织核心用户（≥30人）进行为期2