单位文书档案管理制度规范

单位文书档案管理制度规范为进一步规范单位文书档案管理工作，确保文书档案的完整、准确、安全，充分发挥档案在单位管理、决策及业务开展中的凭证与参考作用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等相关法律法规，结合本单位实际工作情况，制定本文书档案管理制度规范。一、总则1.适用范围：本制度适用于本单位各部门（含下属机构）在日常工作中形成的各类文书档案的收集、整理、保管、利用、鉴定及销毁等管理活动。2.档案定义：文书档案是指单位在党群工作、行政管理、业务开展、外事活动等过程中形成的，具有查考利用价值的纸质、电子及其他载体形式的文件材料，包括但不限于公文、会议记录、合同协议、统计报表、调研资料等。3.管理原则：文书档案管理遵循“统一领导、分级管理、集中保管、方便利用”的原则，确保档案管理与业务工作同步规划、同步实施、同步验收。二、管理职责（一）各部门职责各部门需指定专人负责本部门文件材料的形成、积累与初步整理，确保文件材料的真实性、完整性和有效性，按规定时间向档案管理部门移交归档；部门负责人对本部门拟归档文件的内容合规性、格式规范性进行审核，确保归档文件符合单位制度及相关法规要求。（二）档案管理部门职责档案管理部门（如综合办公室、档案室）负责制定档案管理细则，统筹单位文书档案的收集、整理、保管、利用等工作，指导各部门开展文件归档业务；配备专职（或兼职）档案管理人员，明确岗位职责，定期组织档案业务培训，提升档案管理队伍专业能力；负责档案库房的日常管理，保障档案保管环境安全，定期检查档案实体及电子档案的完好情况，及时处理破损、霉变、数字化失效等问题。三、归档范围与要求（一）归档范围1.党群工作类：党组织建设、党员管理、群团活动、思想政治工作等形成的文件，如请示、批复、会议记录、学习材料、表彰决定等。2.行政管理类：单位章程、机构设置、人事管理、规章制度、工作计划总结、请示报告、会议纪要、信访处理等文件。3.业务工作类：业务规划、项目申报、合同协议、业务报表、调研分析、客户资料、合作往来等与单位核心业务相关的文件。4.外事工作类：对外交流、合作洽谈、出访考察、国际会议等形成的文件材料，包括邀请函、备忘录、外文文件及译文等。5.其他类：重要活动影像资料、荣誉证书、审计报告、法律文书等具有保存价值的文件材料。（二）归档要求1.载体要求：纸质文件需字迹清晰、纸张完好，禁用铅笔、圆珠笔书写；电子文件需确保格式规范（如PDF、DOC、JPG等）、元数据完整，存储介质无病毒、无损坏。2.完整性要求：归档文件需为办理完毕的正式文件，正文与附件、请示与批复、来文与复文需配套齐全，不得遗漏关键材料。3.时效性要求：年度形成的文书档案，各部门应在次年第一季度完成整理并移交；专项工作（如项目验收、审计整改）形成的档案，需在工作结束后1个月内完成归档。四、档案整理与归档（一）整理流程1.分类：按照“年度—机构（或问题）—保管期限”的方法对归档文件进行分类，确保同类文件集中管理，便于检索利用。2.组卷：将分类后的文件按形成规律和有机联系组成案卷，案卷内文件需按时间或重要程度排序，编写页号并填写卷内文件目录。3.编目：编制案卷目录，注明案卷题名、起止日期、卷内文件数、保管期限等信息；电子档案需建立相应的目录数据库，实现纸质与电子档案的关联管理。（二）移交归档各部门移交档案时，需填写《档案移交清单》，注明文件数量、载体类型、保管期限等，经部门负责人与档案管理人员双方签字确认后，完成档案移交；档案管理部门接收档案后，需对档案的完整性、准确性进行核查，不符合要求的应退回部门重新整理，直至符合归档标准。五、档案保管与利用（一）保管要求1.库房管理：档案库房需具备防火、防潮、防虫、防光、防盗等条件，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，定期检查库房设施及档案状况。2.实体保护：纸质档案需使用无酸纸档案盒、卷皮，定期进行除尘、修复；电子档案需定期备份（至少双份，异地存储一份），并检测存储介质的有效性，防止数据丢失。3.保密管理：涉密档案需单独保管，借阅、复制需严格履行审批手续，严禁在非涉密网络传输、存储涉密档案信息。（二）利用制度1.借阅流程：单位内部人员借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，在档案管理部门指定地点查阅；借阅期限一般不超过7个工作日，如需续借需重新办理手续。2.复制与摘录：因工作需要复制档案的，需经档案管理人员审核，复制件需注明用途并加盖档案管理部门公章；摘录档案内容需如实记录，不得篡改、伪造。3.利用登记：档案管理部门需建立《档案利用登记薄》，记录借阅人、利用时间、利用内容、归还情况等，定期分析档案利用效果，优化档案管理工作。六、档案鉴定与销毁1.鉴定小组：成立由档案管理部门、业务部门、法务部门等人员组成的档案鉴定小组，每5年对保管期满的档案进行鉴定，确定其存毁价值。2.鉴定程序：鉴定小组需逐卷（件）审核档案，提出“保存”或“销毁”意见，形成《档案鉴定意见书》，经单位分管领导审批后实施。3.销毁流程：对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、形成时间、数量、保管期限等，经单位主要负责人批准后，由两