企业文件管理控制程序手册

企业文件管理控制程序手册一、总则（一）目的为规范企业各类文件的编制、审批、发放、使用、更改、作废及归档全流程管理，确保文件内容准确、版本有效、使用规范，为企业运营管理、质量管理及合规经营提供可靠的文件支持，特制定本程序手册。（二）适用范围本程序适用于企业内部所有与经营管理、业务开展、质量管理相关的文件（含管理制度、作业指导书、技术文件、记录表单、外来文件等）。企业各部门、各岗位人员在文件管理相关工作中均需遵循本程序要求。（三）术语定义受控文件：经审批后纳入企业文件管理体系，需进行版本控制、发放登记、更改追踪的文件（用于指导日常工作或证明合规性）。非受控文件：仅作参考、宣传或临时使用，无需严格版本控制的文件（如宣传册、临时通知等）。外来文件：来自企业外部的法规、标准、客户要求、供应商资料等，需识别其适用性并管理。二、职责分工（一）行政部（或文控中心）作为文件管理的归口部门，负责：制定并维护文件管理程序，监督各部门文件管理执行情况；统一管理受控文件的编号、发放、回收、归档及版本更新；建立文件管理台账，确保文件可追溯；组织文件的定期评审与清理工作。（二）各业务部门负责本部门业务相关文件的编制、修订、提交审核，确保文件内容符合实际工作需求；配合行政部开展文件发放、回收及使用监督，及时反馈文件使用中的问题；管理本部门内部非受控文件及临时文件，确保使用规范。（三）管理者代表（或分管领导）负责对重要文件（如质量手册、体系程序文件）进行最终审批；监督文件管理体系的有效性，协调跨部门文件管理问题。（四）文件使用人员按要求使用有效版本的文件，发现文件错误或不适宜时及时反馈；三、文件管理流程（一）文件分类与编号1.分类原则按文件性质、用途分为：管理制度类（如《考勤管理制度》）、作业指导类（如《生产工序作业指导书》）、技术文件类（如图纸、工艺文件）、记录表单类（如《产品检验记录表》）、外来文件类（如国家法规、客户技术协议）。2.编号规则采用“部门代号-文件类型-年份-顺序号”的编码方式（示例：`HR-GL-____`，其中`HR`为人力资源部代号，`GL`为管理制度类）。行政部需制定《文件编号规则表》，明确各部门代号及文件类型代码，确保编号唯一、易识别。（二）文件编制与提交1.编制要求文件编制需结合实际工作需求，内容应清晰、准确、可操作，格式需符合企业《文件格式规范》（附录A），包含“目的、范围、职责、流程、相关记录”等要素（外来文件除外）。2.提交流程编制人完成文件初稿后，经部门负责人初审（确认内容与业务匹配），提交至行政部进行格式审核（检查编号、格式、完整性），审核通过后进入审批环节。（三）文件审核与批准1.审核要求业务部门文件：由部门内部相关岗位（如技术岗、管理岗）交叉审核，确保内容专业、逻辑合理；跨部门文件：需相关部门会签（如《采购管理制度》需生产部、财务部会签）；体系文件/重要制度：需管理者代表组织多部门评审。2.批准权限部门级文件（如部门作业指导书）：部门负责人批准；企业级制度/程序文件：分管领导批准；质量手册、体系程序文件：管理者代表批准；外来文件：行政部识别适用性后，由分管领导确认是否纳入受控管理。（四）文件发放与回收1.发放范围根据文件的适用范围确定发放对象（如《生产作业指导书》发放至生产车间、质检部），行政部需在《文件发放回收记录表》中明确发放部门、人员、份数及版本号。2.发放方式纸质文件：加盖“受控文件”章，发放至指定人员，接收人签字确认；3.回收要求当文件作废或版本更新时，行政部需及时回收旧版文件，在《文件发放回收记录表》中记录回收情况，确保现场无失效文件。（五）文件使用与保管1.使用要求现场使用的文件需保持清晰、完整，不得涂改、损坏；电子文件需定期备份，防止丢失；如需复印受控文件，需向行政部申请，注明用途及份数，复印后需加盖“受控副本”章。2.保管要求各部门设文件管理员，负责本部门文件的分类存放（纸质文件需防潮、防火，电子文件需加密存储）；个人使用的文件需妥善保管，离职时需将所有受控文件交回行政部。（六）文件更改与修订1.更改触发条件当工作流程变更、法规更新、发现文件错误或客户要求变化时，需对文件进行更改。2.更改流程更改申请人填写《文件更改申请单》，说明更改原因、内容及影响范围；经原审批人（或其授权人）审核批准后，由行政部组织修订文件，更新版本号（如A版升为B版），并重新发放；若更改涉及多个文件，需同步修订相关文件，确保文件间的一致性。（七）文件作废与销毁1.作废条件文件内容失效（如流程取消、法规废止）、版本更新且旧版无保留价值时，由行政部判定为作废。2.作废流程行政部在作废文件上加盖“作废”章，注明作废日期，并从发放清单中标记为“作废回收”；如需保留作废文件（如作为历史记录），需单独存放并标注“作废留用”；无保留价值的作废文件，由行政部组织销毁，填写《文件销毁记录表》，销毁方式可采用碎纸、焚毁等，确保信息安全。（八）外来文件管理1.识别与评审行政部收到外来文件后，需识别其适用性（如是否与企业业务相关、是否为最新版本），组织相关部门评审（如法规文件需法务、业务部门评审），确定是否纳入受控管理。2.管理要求受控外来文件需编号、发放、版本更新（如法规更新时，及时替换旧版）；非受控外来文件（如行业资讯）需分类存档，注明来源及接收日期，供员工参考。（九）文件归档与检索1.归档要求年度结束后，行政部需将当年生效的受控文件、重要记录表单及外来文件进行归档，建立电子与纸质档案；归档文件需编制《文件归档目录》，注明文件名称、编号、版本、归档日期。2.检索方式电子档案：通过企业OA系统、档案管理软件按部门、文件类型、年份检索；纸质档案：存放于专用档案柜，按编号顺序排列，档案柜需贴标签便于查找。四、文件评审与改进（一）定期评审行政部每年度组织一次文件评审，各部门需对本部门文件的适用性、有效性进行自查，形成《文件评审报告》，内容包括文件使用问题、需修订/作废的文件清单及改进建议。（二）持续改进根据评审结果及日常反馈（如员工提出的文件优化建议、外部审核发现的文件问题），行政部需及时修订文件管理程序或文件内容，确保文件管理体系持续有效。五、相关记录《文件发放回收记录表》《文件更改申请单》《文件销毁记录表》《文件评审报告》《外来文件评审表》六