档案统计调查制度

档案统计调查制度一、总则（一）目的为了科学、有效地组织档案统计调查工作，保障档案统计资料的准确性、及时性和完整性，充分发挥档案统计在档案管理及各项工作中的作用，依据《中华人民共和国统计法》及相关档案行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及所属单位的档案统计调查活动。（三）基本原则1.依法统计原则档案统计调查活动必须严格遵守国家统计法律法规，确保统计工作的合法性、规范性。2.真实准确原则统计数据应如实反映档案管理的实际情况，不得虚报、瞒报、拒报、迟报，不得伪造、篡改。3.及时完整原则按照规定的时间和要求，及时报送统计资料，保证统计资料的全面性和完整性。4.科学规范原则采用科学的统计方法和技术手段，规范统计调查流程，提高统计工作效率和质量。二、档案统计调查的组织与实施（一）组织架构1.设立档案统计工作领导小组，由公司/组织分管档案工作的领导担任组长，成员包括档案部门负责人及相关业务部门负责人。领导小组负责统筹协调档案统计调查工作，审议统计调查方案、统计报告等重要事项。2.档案部门作为档案统计调查的具体实施部门，负责制定统计调查计划、组织开展调查、汇总分析数据、撰写统计报告等工作。3.各业务部门应明确专人负责本部门档案统计数据的收集、整理和报送工作，配合档案部门完成相关统计调查任务。（二）职责分工1.档案部门职责制定档案统计调查制度、计划和方案，明确统计指标、调查方法、数据采集渠道等。组织开展档案统计调查培训，提高相关人员的统计业务水平。负责档案统计数据的收集、审核、汇总、分析和存储，建立健全档案统计数据库。撰写档案统计报告，定期向公司/组织领导及相关部门提供统计信息服务。对档案统计调查工作进行总结和评估，不断改进统计工作方法和流程。2.业务部门职责按照档案统计调查制度的要求，负责本部门档案数据的收集、整理和报送工作，确保数据真实、准确、完整。配合档案部门开展统计调查工作，提供必要的资料和信息支持。对本部门档案统计数据的质量负责，及时发现和纠正数据填报中的问题。（三）统计调查流程1.确定调查项目根据档案管理工作的需要和公司/组织的决策需求，确定档案统计调查项目，明确调查目的、范围、内容、时间等。2.设计调查方案制定详细的调查方案，包括统计指标体系、调查方法（如全面调查、抽样调查等）、数据采集方式（如纸质报表、电子表格、数据库查询等）、调查时间安排、质量控制措施等。3.部署调查任务向各业务部门下达档案统计调查任务，明确任务要求、报送时间和方式等，并提供必要的培训和指导。4.数据收集与整理各业务部门按照调查方案的要求，收集、整理本部门的档案统计数据，进行初步审核后报送档案部门。档案部门对报送的数据进行再次审核，确保数据的准确性和完整性。5.数据汇总与分析档案部门对审核后的统计数据进行汇总，运用适当的统计分析方法，对档案数量、档案利用情况、档案保管状况等进行分析，挖掘数据背后的规律和问题。6.撰写统计报告根据统计分析结果，撰写档案统计报告，报告应包括引言、统计数据、数据分析、结论与建议等内容，语言简洁明了，数据准确可靠，分析客观深入。7.发布与存档将统计报告报送公司/组织领导及相关部门，并按照规定进行存档。同时，根据需要，适时发布统计信息，为公司/组织的决策提供参考依据。三、档案统计调查的内容与指标（一）档案数量统计1.各类档案数量统计公司/组织内各类档案（如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等）的年度新增数量、累计数量。2.档案载体统计分别统计纸质档案、电子档案、声像档案等不同载体档案的数量及比例。（二）档案利用情况统计1.档案查阅利用次数统计年度内档案查阅利用的总次数，包括内部查阅和外部查阅次数。2.档案利用部门统计分析档案利用主要集中在哪些部门，各部门的利用次数及占比。（三）档案保管状况统计1.档案完好率计算档案中无损坏、无丢失、无霉变等情况的档案数量占档案总数的比例。2.档案数字化率统计已完成数字化处理的档案数量及占档案总数（应数字化档案数量）的比例。（四）档案人员情况统计1.档案工作人员数量统计档案部门及各业务部门从事档案工作的专兼职人员数量。2.档案人员学历、职称结构分析档案人员的学历层次和职称分布情况。四、档案统计调查的数据质量控制（一）数据审核1.档案部门在接收各业务部门报送的统计数据后，应进行严格的审核。审核内容包括数据完整性、准确性、逻辑性等。2.对于数据缺失、数据异常波动、数据之间逻辑矛盾等情况，及时与报送部门沟通核实，并要求其进行补充或修正。（二）质量抽查1.定期对档案统计数据进行质量抽查，抽查比例不低于[X]%。2.抽查方式可采用实地核对档案原件、与相关业务记录比对等，确保抽查数据的真实性和可靠性。3.对抽查中发现的数据质量问题，及时进行整改，并对相关责任人进行批评教育或问责。（三）数据质量评估1.建立档案统计数据质量评估指标体系，对统计调查数据的准确性、及时性、完整性等方面进行量化评估。2.根据评估结果，总结数据质量存在的问题，分析原因，提出改进措施，不断提高档案统计数据质量。五、档案统计调查资料管理（一）资料收集1.在档案统计调查过程中，收集各类原始资料，包括调查表格、数据汇总表、统计分析报告、相关文件等。2.确保收集的资料真实、完整、规范，能够准确反映档案统计调查的全过程。（二）资料整理1.对收集到的资料进行分类整理，按照档案统计调查的不同阶段和内容，分别建立档案。2.整理过程中，对资料进行编号、编目，便于查找和管理。（三）资料存储1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式，对档案统计调查资料进行妥善保存。2.电子存储应建立专门的数据库，确保数据安全、可查询和可追溯。纸质资料应存放在专用档案柜中，按照档案管理要求进行保管。（四）资料利用1.档案统计调查资料可供公司/组织内部各部门在档案管理工作研究、决策支持等方面使用。2.如需对外提供档案统计调查资料，应按照规定的审批程序进行审批，确保资料的安全性和保密性。六、档案统计调查的监督与检查（一）内部监督1.档案部门定期对自身档案统计调查工作进行自查，检查统计制度执行情况与统计数据质量等。2.建立内部监督机制，鼓励员工对档案统计调查工作中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）外部监督1.积极配合上级主管部门、统计部门等对公司/组织档案统计调查工作的监督检查。2.对于监督检查中提出的问题，及时整改落实，并将整改情况报告上级部门。（三）责任追究1.对违反档案统计调查制度，导致统计数据失实、延误报送等行为的部门和个人，依法依规追究责任。2.责任追究方式包括批评教育、责令改正、通